Optie tot verlening
De opdracht kan na de initiële looptijd, in overleg tussen de Provincie Overijssel en de opdrachtnemer/kandidaat één of meerdere malen verlengd worden. De duur en de inzet worden in gezamenlijk overleg bepaald. De voorwaarden worden bij een eventuele verlenging niet aangepast en zijn niet onderhandelbaar. Het tarief kan niet op verzoek van leverancier aangepast worden (zie aanvullende informatie voor voorwaarden). De eventuele verlenging is altijd voor een bepaalde tijd en door de Provincie Overijssel schriftelijk kenbaar gemaakt aan de opdrachtnemer/kandidaat.

Organisatie
De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit acht eenheden. Naast Bedrijfsvoering zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid.  Het team Informatievoorziening en Digitalisering valt onder de eenheid Bedrijfsvoering. Het team bestaat uit ongeveer 50 medewerkers. 

Project
Als functioneel beheerder zaaksysteem, kom je te werken binnen het domein Dienstverlening en Communicatie. Je werkt samen met drie andere functioneel beheerders.

Als lid het beheerteam word je ingezet ten behoeve van het functioneel beheer 2de lijn voor het zaaksysteem. Standaardvragen en verzoeken worden zoveel mogelijk opgevangen door de 1ste lijn, onze servicedesk.

Provincie Overijssel maakt gebruik van de oplossing Rx.Enterprise, Rx.Front en Rx.Mission van Visma Roxit.

Opdracht omschrijving
Als functioneel beheerder draag je bij aan de verdere optimalisatie van het zaaksysteem. Daarbij richt je je onder andere op de volgende werkzaamheden:

• Afhandelen van reguliere 2e lijns meldingen.

• Functioneel inrichten van het zaaksysteem conform de verbetervoorstellen zoals die samen met de business zijn vastgesteld.

• Opstellen/actualiseren van inrichtingsdocumentatie.

• Onderhouden documentsjablonen en formulieren.

• Gebruikersondersteuning.

• Opleiden/trainen/begeleiden collega's

Verantwoordelijkheden / Resultaten
Als functioneel beheerder ben je medeverantwoordelijk voor een goede functionele inrichting van het zaaksysteem. Verder, zie opdrachtomschrijving.

Beschikbaarheid
De Kandidaat is inzetbaar vanaf 1 januari 2024 tot en met 30 juni 2024 voor 32 tot 36 uur per week. Voor de mogelijkheid of de inhuuropdracht (Overeenkomst) kan worden verlengd wordt verwezen naar hetgeen hierover is opgenomen in het functieprofiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in deze offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 3 pagina's A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

• Waar van toepassing dient u bij alle eisen en wensen het veld "Toelichting" in de applicatie in te vullen. De provincie Overijssel beoordeelt uw offerte uitsluitend op de informatie die u bij deze toelichtingen invult. Als uit de toelichting bij een eis blijkt dat u niet voldoet aan de eis dan wordt u uitgesloten. Als uit de toelichting bij een wens niet blijkt dat u punten verdient voor deze wens dan ontvangt u geen punten. Wanneer u in deze toelichtingen alleen maar verwijst naar het CV en / of naar overige documenten, dan wordt u uitgesloten (eis) of ontvangt u geen punten (wens). Het ingediende CV en / of overige documenten dienen louter ter verificatie van hetgeen u in de toelichtingen heeft opgeschreven.

• De aanbieder gaat zonder voorbehoud akkoord met de bepalingen in deze offerteaanvraag en verklaart dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden juist en volledig zijn.

• De kandidaat heeft de afgelopen twee jaar geen arbeidsovereenkomst of geen tijdelijke arbeidsovereenkomst bij de provincie Overijssel gehad.

• De Aanbieder levert de onderstaande gegevens aan.

  1. Naam aangeboden Kandidaat: Naam: ...

  2. Naam, adres en woonplaats van de aanbiedende organisatie. Naam organisatie: ...
  Adres: ...
  Woonplaats: ...

  3. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon bij Aanbieder voor deze offerteaanvraag.

  Naam: ... E-mailadres: ... Telefoonnummer: ...

  4. Naam en functie van de handelingsbevoegde (blijkend uit de in te dienen KvK uittreksel) ondertekenaar van aanbieder ten behoeve van de eventuele overeenkomst.

  Naam: ... Functie: ..

  5. Indien externe eerder een interim opdracht bij de provincie Overijssel heeft uitgevoerd vult u de gegevens hiervan dan hieronder in (bij meerdere opdrachten de onderstaande gegevens voor elke opdracht vermelden).

  Opdracht: ...
  Periode: ...
  Eenheid / team / contactpersoon: ...

• Gezocht wordt naar een opdrachtnemer, niet zijnde een zzp'er.

• De kandidaat beschikt aantoonbaar over tenminste een afgeronde mbo+ opleiding.

• De kandidaat heeft tenminste 3 jaar werkervaring als functioneel beheerder in de periode van 2015 – heden. Aan te tonen door middel van cv i.c.m. een relevante referentie.

Gunningscriteria

• De kandidaat heeft tenminste 5 jaar werkervaring als functioneel beheerder in de periode van 2018 – heden. Aan te tonen door middel van cv i.c.m. relevante referentie.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder van de Rx.Enterprise suite (Rx.Front, Rx.Enterprise en Rx.Mission). Aan te tonen door middel van cv i.c.m. relevante referentie.

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met PowerBI en de daarbij behorende rapportages.

• Beschrijf in de toelichting beknopt welke kwaliteiten u nodig acht om deze opdracht succesvol uit voeren. Geef met concrete voorbeelden aan hoe u over deze kwaliteiten beschikt.

• Beschrijf in de toelichting beknopt waarom u deze opdracht graag wilt doen en welke aspecten deze opdracht aantrekkelijk voor u maken.

Opleiding
We bieden aanvullend op de functie van (Senior) functioneel beheerder een cursus Ambtelijk vakmanschap in de Informatiehuishouding, om je vaardigheden en expertise op dit gebied verder te ontwikkelen en te versterken. Bekijk voor meer informatie onze opleidingen pagina!

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Leya Schoonderwoerd via leya.schoonderwoerd@kbenp.nl of via 06 436 079 99.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.