Functioneel Beheer/Dataspecialist e-Depot

Het project e-Depot zorgt voor de implementatie van e-Depot ten behoeve van de provincie Overijssel. De implementatie moet werkend en in beheer worden opgeleverd vanwege de invoering van de nieuwe Archiefwet per (verwacht) medio 2026. De realisatie van e-Depot zorgt ervoor dat Provincie Overijssel in principe voldoet aan de Archiefwet (1995)2026. Je gaat werken in het projectteam dat bestaat uit 10 personen. Uiteindelijk wordt het resultaat van het project overgebracht naar de beheerorganisatie die kennis en kunde over het systeem van het project overneemt.

Doelstellingen:

• De implementatie van e-Depot moet werkend en in beheer worden opgeleverd vanwege de invoering van de nieuwe Archiefwet per (verwacht) medio 2026, zodat Provincie Overijssel in principe voldoet aan de Archiefwet (1995)2026.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

Als Functioneel Beheerder e-Depot ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren en door- ontwikkelen van het e-Depot-systeem voor duurzame digitale archivering. Je zorgt ervoor dat gebruikers effectief kunnen werken met het systeem en dat het aansluit op de (wettelijke) eisen voor digitale informatieopslag, toegankelijkheid en duurzaamheid (DUTO). De taken zijn in hoofdlijnen:

• Beheren van de functionele werking van het e-Depot (bijv. import/export van digitale dossiers, metadatering, zoekfuncties).
• Inrichten en beheren van het zoekportaal.
• Eerste aanspreekpunt voor gebruikers (archivarissen, informatiebeheerders, leveranciers) bij vragen of incidenten.
• Analyseren en oplossen van verstoringen en bugs, in samenwerking met leveranciers of technische beheerders.
• Opstellen en beheren van gebruikershandleidingen, instructies en documentatie.
• Signaleren van verbetermogelijkheden en coordineren van wijzigingen in het systeem (change management).
• Testen van updates en nieuwe releases van het e-Depot + export- en importtooling.
• Bewaken van de informatiekwaliteit, metadatering en compliance met archiefwet- en regelgeving.
• Bijdragen aan projectgroepen rondom digitalisering, informatiebeheer en archivering en landelijke gebruikersgroep van het e-Depot (Preservica).
• Ondersteunen bij audits, DPIAs en (informatie)beveiligingsvraagstukken.
• Begeleiden gebruikers bij gebruik van het systeem en het verzorgen van trainingen bij nieuwe functionaliteiten en/of voor het optimaliseren van het werken met het systeem door gebruikers.

• Een maximum uurtarief van 150,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer.
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in de richting van Informatiemanagement, Archiefbeheer of ICT.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als functioneel beheerder of technisch beheerder.
• Aantoonbare werkervaring met Archiefwetgeving, AVG en Informatiebeheer in een digitale context.

• Aantoonbare werkervaring met DMS systemen (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met e-Depot oplossing in bijzonder met Preservica = pre (10 punten).
• Aantoonbare werkervaring met functioneel beheer volgens BiSL of vergelijkbare methodieken (10 punten).
• Aantoonbare werkervainrg met metadata-standaarden zoals TMLO of vergelijkbare standaarden. (10 punten).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Functioneel Beheerder bij een overheidsinstelling (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring met DMS systemen bij een overheidsinstelling (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch sterk
• Omgevingsbewust
• Projectervaring
• Beheer ervaring
• Stress bestendig
• Werken in een organisatie die in herinrichting is

Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), een van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega's van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR. Als het project e-Depot ertoe leidt dat het digitaal archief is overgedragen aan de provinciearchivaris word je (voor dat deel van de taken) toegevoegd aan zijn team.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling cv's op minimumeisen
Een externe administratieve broker beoordeelt de cv's op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv's die aan de organisatie worden voorgelegd
Een externe administratieve broker beoordeelt de cv's van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door een externe administratieve broker. De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de kandidaten die door een externe administratieve broker zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

• De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 17 oktober 2025.
• De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 15 oktober 2025 bericht.
• Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands.
• Minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan 400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 9 oktober 2025 12:00. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 10 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen via uw account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 13 oktober 2025 09:00. Tot die tijd kunt u reageren.