Contractmanager

Type inzet
De aanvraag staat open voor alle aanbieders, zowel detacheringsbureau's als ZZP-ers worden uitgenodigd om te reageren.

Bij deze aanvraag gaat het om een werkrelatie op basis van een resultaatgerichte opdrachtdefinitie. De uitvoering vindt plaats vanuit van de vakinhoudelijke professionaliteit, zelfstandigheid, kennis en vaardigheden (expertise) van de kandidaat. Er is geen sprake van inzet op basis een arbeidsverhouding en dient ook niet als zodanig te worden aangemerkt. De opdracht start op het moment dat de kandidaat start en de opdracht stopt op het moment dat het resultaat door de politie goedgekeurd is (decharge). Tussentijds evaluatie zal periodiek en in afstemming plaatsvinden. De aanvraag staat open voor alle aanbieders, zowel detacheringsbureau's als ZZP-ers worden uitgenodigd om te reageren.

Voor deze opdracht is een BO+ van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Opdracht omschrijving
Onze vastgoedportefeuille is veelzijdig en de huisvestingsopgave, inclusief de bijbehorende fysieke beveiliging (FB), is groot. Hoe zorgen we voor betere veiligheid, realistische maakbaarheid binnen de budgetten die daarvoor beschikbaar zijn. Het kwartier FB is verantwoordelijk voor het toekomstbehendig borgen van fysieke beveiliging binnen de politie. Hierbij zal worden gewerkt vanuit een genetwerkt team. Dit betekent dat gebruik gemaakt gaat worden van diverse organisatieonderdelen, waarbij het kwartier FB de regie voert op de processen, waaronder contractmanagement. Voor deze opdracht zoeken wij een enthousiaste en gedreven landelijke contractmanager. Als landelijk contractmanager fysieke beveiliging beheer je de contracten vanuit het team beheer van de sector huisvesting met betrekking tot fysieke beveiliging. Denk aan contracten voor toegangscontrole, video surveillance systems, intercom, inbraak e.d. Het jaarlijkse financiële contractvolume van de contracten die jij onder je hoede hebt loopt op tot in de miljoenen.

Doelstelling
Je voert met ‘jouw’ leveranciers tactisch overleg en maakt met hen afspraken over ontwikkeling en verbetering van de dienstverlening. Voor de leveranciers en de functioneel beheer teams ben jij hun eerste escalatieniveau, in geval van hardnekkige knelpunten of meningsverschillen. In die rol straal jij rust en autoriteit uit. Je lost de knelpunten niet op vóór je collega’s of leveranciers, maar mét hen. Je coacht en begeleidt en je draagt jouw kennis en ervaring aan hen over. Je rapporteert aan één van de coördinatoren van het team beheer en aan de producten- en dienstenmanager van ‘jouw’ contracten. Voor nieuwe aanbestedingen ben jij materiedeskundige en ondersteun je, o.a. bij de beoordeling van de ingediende offertes. Je adviseert over (vroegtijdige) contractbeëindiging en over de verlenging van de duur van bestaande contracten. Ook adviseer je aan de producten en dienstenmanager over de toepassing van bonussen en/of malussen. In jouw functie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om regie te voeren over je werkzaamheden: jij neemt je eigen beslissingen, je prioriteert o.b.v. urgentie en je hakt knopen door in geval van knelpunten of tegenstrijdige belangen. Jij maakt zelf keuzes over wat er moet gebeuren en wie je moet betrekken om resultaten en doelen te behalen. Uiteraard kun je rekenen op ondersteuning door medewerkers en management.

We verwachten dat je gedurende de opdracht de volgende doelen realiseert:

• Gedurende de opdracht breng je de SLA voor onderhoud en beheer in werking.

• Je zorgt voor de inrichting van processen rond de samenwerking met de leveranciers en de gebruiker op het gebied van data gestuurd beheren en beveiligen. Deze worden tijdens het verificatiegesprek inhoudelijk besproken.

Verantwoordelijkheden
De opdracht houdt in dat je samenwerkt in ketens met leveranciers, producten- en dienstenmanagers, functioneel beheerders, applicatie beheerders, projectleiders en adviseurs planmatig onderhoud. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor de levering van de best passende dienstverlening. Je monitort de kwaliteit van de samenwerkingsketen en je signaleert en adviseert over verbetermogelijkheden, en begeleidt de implementatie. Hierbij werk je ook intensief samen met het lopende programma fysieke toegangsbeveiliging welke momenteel de Rijkspas binnen de politie uitrolt. Je bent verantwoordelijk voor de regie over de uitnutting van de overeenkomsten. Je ondersteunt inkopers en acteert op tactisch niveau. Jouw focuspunten zijn:

• Rechtmatigheid;

• Aantoonbaar voldoen aan (wettelijke) onderhoudsverplichtingen;

• Actuele, correcte en volledige administratie van uitgevoerd onderhoud in het FMIS Planon;

• First time right als gevolg van complete en duidelijke inkoopopdrachten; facturatie- en betaaltermijnen;

• Gerealiseerde versus gebudgetteerde bestedingen;

• Gebruikersgemak en -tevredenheid;

• Periodiek analyseer je de prestaties van leveranciers en de totale opdrachtwaarde.

Contacten
Je gaat werken in een dynamische omgeving samen met ruim 200 professionals. Jouw belangrijkste stakeholders zijn regionale contractmanagers, en producten- en dienstenmanagers van de dienst verwerving en vertegenwoordigers van de gebruikers van ‘jouw’ contracten. Je formele standplaats is Rotterdam, Zwolle of Eindhoven maar je werkt ook regelmatig op andere politielocaties in het land: dicht op het werk en in de buurt van jouw stakeholders. De sector huisvesting, waaronder het kwartier FB, bestaat uit een mix van enthousiaste starters en ervaren krachten, allemaal met een blauw hart: we zijn trots dat we voor de politie werken, een unieke organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij verbinden mensen en processen binnen en buiten de politieorganisatie op het gebied van veiligheid, huisvesting, beheer & onderhoud en duurzaamheid.

Opleiding

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;

• Je hebt een afgeronde technische of facilitaire opleiding, aangevuld met één of meerdere NEVI-modules;

• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkopen & (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.

• Affiniteit met fysieke beveiliging is essentieel. Je volgt de trends en ontwikkelingen in de markt voor fysieke beveiligingsinstallaties actief en je kent de belangrijkste spelers op die markt;

Professionele kennis en werkervaring

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring op het gebied van inkoop en contractmanagement op het gebied van vastgoedbeheer en – onderhoud of facility management, bij voorkeur bij grote organisatie(s);

• Je hebt kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM®.

Competenties

• Klantgerichtheid

• Maatschappelijke oriëntatie

• Organisatiesensitiviteit

• Overtuigingskracht

• Organisatievermogen

• Netwerkvaardigheid

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 01-09-2024 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-08-2025 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• Maximaal: € 95,00 - Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

• Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd. Sjabloon : CV template 1.9.doc

• Eis 2. De kandidaat heeft een erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

• Eis 3. De kandidaat heeft kennis en aantoonbare werkervaring met relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkopen & (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 4. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van inkoop en contractmanagement. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 5. Vereiste competenties/vaardigheden:

  • Klantgerichtheid - Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.

  • Maatschappelijke oriëntatie - Is alert op en verdiept zich in de relevante (maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke) ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en benut deze kennis effectief voor de eigen functie of organisatie.

  • Organisatiesensitiviteit - Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen.

  • Overtuigingskracht - Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën. Organisatievermogen

  • Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.

  • Netwerkvaardigheid - Ontwikkelt en onderhoudt relaties, allianties en coalities buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking.

  • Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen

• Wens 1. Je hebt aantoonbare werkervaring op het gebied van vastgoedbeheer en onderhoud of facility management. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (25%)

• Wens 2. De kandidaat heeft affiniteit met fysieke beveiliging. Je volgt de trends en ontwikkelingen in de markt voor fysieke beveiligingsinstallaties actief en je kent de belangrijkste spelers op die markt. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (20%)

• Wens 3. De kandidaat is in het bezit van één of meerdere NEVI-modules. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat is niet in het bezit van één of meerdere NEVI-modules. 3/5= De kandidaat is in het bezit van één NEVI-modules. 5/5= De kandidaat is in het bezit van meerdere NEVI-modules. (20%)

• Wens 4. De kandidaat heeft kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM®. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM®. 5/5= De kandidaat heeft kennis van contractmanagement-methodieken, w.o. de methode CATS CM® (15%)

• Wens 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen grote organisaties (2000+ fte). Benoem het nummer van deze wens expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj). Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen aantoonbare werkervaring binnen grote organisaties (2000+ fte). 3/5= De kandidaat heeft 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen grote organisaties (2000+ fte). 5/5= De kandidaat heeft 3 jaar of meer aantoonbare werkervaring binnen grote organisaties (2000+ fte) (10%)

• Wens 6. De kandidaat heeft een erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau in een technische of facilitaire richting. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau in een technische of facilitaire richting. 3/5= De kandidaat heeft minimaal een erkend, volwaardig opleiding op minimaal HBO-niveau in een technische of facilitaire richting gevolgd maar geen diploma behaald. 5/5= De kandidaat heeft een erkend, volwaardig en volledig afgeronde diploma op minimaal HBO-niveau in een technische of facilitaire richting (10%)