Adviseur Dienstverlening-Recordmanager

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Het team Vastgoed & Interne Dienstverlening (VID) beheert al het gemeentelijke vastgoed en is verantwoordelijke voor alle facilitaire zaken binnen de gemeente. Verder is binnen het team het cluster Post en Archief belast met de verwerking van inkomende en uitgaande post en de (digitale) archivering binnen de gemeente. Het team heeft ongeveer 25 enthousiaste collega’s.  

Het cluster Post en Archief heeft op korte termijn, voor een periode van 6 maanden, versterking nodig van een ervaren Adviseur Dienstverlening-Recordmanager.

Opdracht
De taken die de tijdelijke Adviseur Dienstverlening-Recordmanager moet gaan uitvoeren zijn de volgende:

• Het onderhouden van contacten, zowel binnen als buiten de organisatie, en begeleiden van veranderprocessen.
• Een bijdrage leveren aan – in nauw overleg met collega’s van het team Informatie (ICT) - het beheren en verbeteren van de informatiestromen en -opslag, zodat het behoud en de toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd.
• Deel nemen aan het strategisch informatie overleg (SIO).
• Het analyseren van applicaties op het gebied van informatiebeheer en het maken van beheerafspraken met functioneel/applicatiebeheerders.
• Het adviseren van collega’s binnen het cluster en de hele gemeentelijke organisatie over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer.
• Het opstellen van kaders en richtlijnen met betrekking tot de informatiehuishouding, erop toezien dat er wordt gewerkt in lijn met deze principes, het zorg dragen voor evaluatie en verbetering.
• Het bijdragen aan de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de ordeningsstructuur.
• Het opstellen van werkprocessen omtrent het informatiebeheer en een bijdrage leveren aan de bewustwording met betrekking tot vindbaarheid van informatie, o.a. in kader van de WOO.
• Het stimuleren, begeleiden en trainen van medewerkers en toezien op de samenwerking en afstemming tussen de verschillende betrokken collega’s.
• Een bijdrage leveren aan het interbestuurlijk toezicht, waaronder het jaarlijks verslag aan het college en de raad over de uitvoering van de archieftaak.
• Het vervullen van de rol van accounthouder, waarbij de adviseur verantwoordelijk is voor het contact tussen de gemeente Houten en de regionale archiefdienst, RAZU.
• Als accounthouder is de adviseur verantwoordelijk voor de informatie van RAZU richting bestuur en ambtelijke organisatie en andersom.
• In het kader van de implementatie van het e-depot speelt de adviseur een belangrijke rol bij de afstemming en de samenwerking van de gemeenten met RAZU.
• Het schrijven van raads- en collegevoorstellen en afstemming van de voortgang in jouw projecten met de verantwoordelijke bestuurders.
• De adviseur neemt verantwoordelijkheid voor periodieke kwaliteitscontroles en doet op basis van de resultaten voorstellen voor verbeteringen.
• De adviseur levert periodiek financiële gegevens (cijfers en tekst) aan over RAZU en maakt hierbij gebruik van de financiële systemen Lias en Key2 financiën.
• Het leveren van een bijdrage aan het opstellen en onderhouden van een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer.
• De adviseur treedt op als vraagbaak voor de collega’s bij Post en Archief voor de dagelijkse gang van zaken binnen het cluster en is het eerste aanspreekpunt voor de teammanager voor ontwikkelingen die het cluster aangaan.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 75,-, exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
2. Aantoonbare werkervaring in een adviserende dienstverlenende functie of als Recordmanager;
3. Afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;
4. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Afgeronde opleiding op het gebied van  Informatiedienstverlening en -management of (leergang) Recordmanager (25 punten);
6. Aantoonbare kennis en/of werkervaring op het gebied van de Archiefwet (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van procesoptimalisatie bij een gemeentelijke organisatie (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en uitvoeren van organisatie- en ordeningsstructuren (15 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met DMS-en, SharePoint, Decos, Corsa en/of Verseon (10 punten).

Geef in het CV duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

1. Nauwkeurigheid
2. Integriteit
3. Stressbestendig
4. Communicatief vaardig
5. Klantgericht
6. Flexibiliteit
7. Teamspeler

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Uurtarief maximaal €75,- exclusief BTW , inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg, ma – di – wo – do – vr.

Planning
De gesprekken zijn gepland op woensdag 6 juli 2022 van 08.45 tot 11.30 uur, op het gemeentehuis in Houten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 5 juli 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De kandidaat dient over een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te beschikken en het origineel te kunnen tonen, maximaal 6 maanden oud.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 24 juni 2022, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 27 juni 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 29 juni 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.