Senior beleidsadviseur evenementen - Ruimte

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!

Evenementen geven kleur en leven aan Utrecht. Elk jaar steken duizenden ondernemers, vrijwilligers en betrokken Utrechters weer de handen uit de mouwen om met hun evenement de buurt, wijk of stad blij te maken.
Utrechters van alle leeftijden bezoeken onze evenementen: kleuters kijken hun ogen uit bij de Sint Maarten Parade, basisschoolleerlingen stappen vol goede moed mee met de Avondvierdaagse, jongeren ontmoeten elkaar bij de beats van hun favoriete dj tijdens Verknipt festival, kersverse studenten maken vrienden tijdens de UIT, heel Utrecht memoreert het leed uit onze geschiedenis tijdens de dodenherdenking, viert het vrije leven bij Keti Koti en Bevrijdingsfestival en maakt zich sterk voor gelijkheid tijdens de Utrecht Canal Pride.

En dat is nog maar een greep uit het vele moois dat onze stad te bieden heeft aan haar inwoners en bezoekers. Met het locatiebeleid evenementen richten we ons erop de waarde van evenementen voor de stad te behouden en hier ruimte aan te blijven geven. Maar ook om richting te geven aan wat voor evenementen we als stad mogelijk willen blijven maken, zodat de evenementen die in de stad plaatsvinden bij de stad passen.

Daarbij is het nodig om balans te houden, omdat de ruimte schaars is – en schaarser wordt. Utrecht groeit namelijk hard en dat brengt uitdagingen met zich mee, ook op het gebied van evenementen. Utrecht wil de diversiteit in het aanbod van evenementen vergroten. Zodat er voor ieder wat wils is en iedereen zich er welkom voelt. Ook kijken we hoe we de duurzaamheid van evenementen kunnen bevorderen. Zo blijven evenementen ook in de toekomst mogelijk.

We geloven erin dat we samen de stad maken. Evenementen horen bij Utrecht, en zijn populair binnen en buiten de stad. Dat is iets om trots op te zijn en om te koesteren. Daarmee brengen we balans, koesteren de kwaliteiten van de huidige evenementen, en maken we passende ruimte voor nieuwe evenementen. Zo laten we evenementen de komende jaren aansluiten bij de groei van onze stad.

Om dit te realiseren, heeft Utrecht jou nodig.

Opdrachtomschrijving (de taken):

Binnen het takenpakket van de Sr. Beleidsadviseur evenementen horen verschillende type werkzaamheden. Voor sommige van deze werkzaamheden zal je starten met verkennen en onderzoeken, voor andere adviseren en uitwerken.

Denk hierbij aan de volgende taken/invalshoeken:

1. Verkenning van het inkomstenpotentieel en dit optimaliseren obv private en publieke gronden ihkv de opdracht obv dit voorstel;
2. Het uitwerken van regels voor geluid;
3. Onderzoeken van en adviseren over meerjaren duidelijkheid en het bieden over/aan evenementen (verlenen van vergunning);
4. Borging binnen de kaders van de Wet op de ruimtelijke ordening;
5. Eventueel: meewerken aan zoekproces grote evenementenlocatie

Te behalen resultaat

Het werk wordt verdeeld naar competenties, ervaring en interesse. Maandelijks maken we een werkplan. Dat is een overzicht van prioriteiten en taken. De voortgang hiervan wordt gemonitord door de manager evenementen. In het eerste kwartaal van de opdracht dient de opdracht zich primair te richten op onderdeel 1 uit de opdrachtomschrijving.
Eind januari monitoren we daartoe de voortgang en her-prioriteren waar nodig. Hierin verwachten we een pro-actieve houding van de kandidaat.

• Minimaal 15 jaar ervaring met het opstellen van integraal evenementenbeleid, zowel strategisch als uitvoerend.
• Ervaring met het beheren van terreinen voor evenementen;
• Ervaring met het opstellen van regels en/of beleid voor evenementengeluid;
• Ervaring bij het onderzoeken van inkomsten potentieel van evenementen voor gemeente en /of terreinbeheerders op basis van private en publieke gronden;
• Kennis van de meest relevante jurisprudentie i.z. evenementen, ihbz tav geluid en schaarste;
• Significante ervaring bij een grote gemeente, bij het organisatie onderdeel ruimte / ruimtelijke ontwikkeling of een vergelijkbare beleidsafdeling.
• Ervaring met het (door-) ontwikkelingen van terreinen voor evenementen;
• Kennis van de huidige marktprijzen voor in gebruik name van grond voor evenementen;
• Een professional die in hoge mate zelfstandig kan werken en ervaring heeft met het werken in projectteams.
• Een relevant netwerk binnen het Nederlandse evenementenlandschap, in het bijzonder bij andere steden en terreinbeheerders;

Wensen

• Bij voorkeur ervaring met het opstellen van overeenkomsten voor in gebruik name van grond door evenementen;
• Bij voorkeur ervaring met het verbeteren van het vergunningsproces voor evenementen organisatoren;
• Bij voorkeur ervaring met het faciliteren van kermissen en/of vergelijkbare evenementen;

Competenties

• Proactief
• Communicatief vaardig
• Teamplayer
• Samenwerken
• Resultaatgericht

De sr beleidsadviseur ruimte met aandachtsgebied evenementen werkt in een klein team (3 personen) evenementen dat valt onder de afdeling Economische zaken. Je werkt veel samen met de collega's van Vergunningen, Ruimtelijke projecten, Cultuur, Sport en het kabinet van de burgemeester.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gesprekken zijn gepland op week van 7, 10, of 12 november. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek zal digitaal plaatsvinden.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.