Projectleider Aanbesteding Arbodienstverlening

Projectleider Aanbesteding Arbodienstverlening
Periode: Van 1 sept 2024 (of zsm) tot 1 juli 2025 (10 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 12 - 16 uur per week gemiddeld
Tarief: Max. 110 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

Gemeente Utrecht zet zich in voor inzetbaarheid van haar medewerkers en het voorkomen en verminderen van verzuim. Daarvoor werkt de gemeente samen met een externe arbodienstverlener. De arbodienstverlening zal het komende jaar opnieuw Europees worden aanbesteed. In deze aanbesteding staat de visie van de gemeente op verzuim en inzetbaarheid centraal. Voor de uitvoering van deze aanbesteding zijn wij op zoek naar een projectleider met inhoudelijke kennis van het werkveld en ervaring met aanbestedingsopdrachten.

Als projectleider werk je vanuit het organisatieonderdeel Mens en Organisatie (M&O) samen met een team van inhoudelijk specialisten, zoals inzetbaarheidsspecialisten, HR-businesspartners en arbospecialisten. Je hebt regelmatige afstemming met de afdeling Inkoop en Contractmanagement. Het afgelopen half jaar is er gestart met een marktconsultatie en is informatie bij managers opgehaald over hun ervaring met de huidige arbodienstverlening. In het vierde kwartaal van 2024 zal een programma van eisen moeten worden opgesteld voor de verschillende percelen in deze aanbesteding, zodat de aanbesteding in januari 2025 gepubliceerd kan worden.

Je taken zijn:

• Projectmanagement:

  • Leiding geven aan aanbestedingsprojecten van begin tot eind, inclusief planning, uitvoering, monitoring en afsluiting.

  • Opstellen van projectplannen, inclusief tijdslijnen, budgetten en resource planning.

• Aanbestedingsprocessen:

  • Voorbereiden en opstellen van aanbestedingsdocumenten zoals aanbestedingsleidraden, programma's van eisen en gunningscriteria.

  • Coordineren en begeleiden van het volledige aanbestedingsproces, inclusief marktconsultaties, offerteaanvragen en beoordeling van inschrijvingen.

  • Onderhouden van contact met (potentiele) leveranciers en interne stakeholders gedurende het aanbestedingsproces.

• Verzuim, Preventie en Duurzame Inzetbaarheid:

  • Integreren van specifieke kennis en ervaring op het gebied van verzuim, preventie en duurzame inzetbaarheid in aanbestedingsdocumenten en processen.

  • Adviseren van de organisatie over best practices en innovatieve oplossingen binnen deze domeinen.

  • Monitoren en evalueren van de effectiviteit van geimplementeerde diensten en maatregelen.

• Stakeholdermanagement:

  • Samenwerken met interne afdelingen zoals M&O, juridische zaken en financien om de vereisten en doelstellingen voor aanbestedingen te bepalen

  • Informeren en adviseren van het management en andere belanghebbenden over de voortgang en uitkomsten van aanbestedingsprojecten.

  • Onderhouden van relaties met externe leveranciers en dienstverleners.

• Risicomanagement:

  • Identificeren van potentiele risico's in het aanbestedingsproces en ontwikkelen van mitigerende maatregelen.

  • Zorgen voor naleving van relevante wet- en regelgeving, interne beleidslijnen en kwaliteitsnormen.

Jij hebt:
Opleiding en Ervaring:

• Wo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in bedrijfskunde, Arbeid- & Organisatie, gezondheidsmanagement of een vergelijkbare richting.

• Minimaal 5 jaar ervaring in projectmanagement en aanbestedingen, bij voorkeur ervaring met arbodienstverlening of een gerelateerd vakgebied.

• Aantoonbare kennis van en ervaring met verzuimbegeleiding, preventie en duurzame inzetbaarheid.

Vaardigheden en Competenties:

• Uitstekende projectmanagementvaardigheden, inclusief het vermogen om meerdere projecten tegelijk te beheren.

• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.

• Analytisch denkvermogen en probleemoplossend vermogen.

• Resultaatgericht, proactief en met oog voor detail.

• Goede kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet en arbeidsomstandighedenwetgeving.

• Ervaring met stakeholdermanagement en het werken in een complexe organisatorische omgeving.

Persoonlijke Eigenschappen:

• Overtuigingskracht en het vermogen om draagvlak te creeren.

• Flexibel en stressbestendig.

• Teamspeler met een handson mentaliteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op 22, of 26/27 augustus. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Uren toelichting: de verwachting is dat in ieder geval t/m januari wordt verwacht dat de opdracht met 12 uur per week gemiddeld uitgevoerd kan worden. Vanaf het voorjaar zullen waarschijnlijk meer uren nodig zijn, tot waarschijnlijk 16 uur per week gemiddeld.

Momenteel loopt er nog een interne werving. De uitkomst hiervan kan van invloed zijn op de uitkomst van deze marktpleinprocedure.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.