Programma Controller – Programma Opvang Utrecht

Gemeenten hebben sinds maart 2022 een rol in het organiseren van opvanglocaties voor Oekraïense vluchtelingen in opdracht van het Rijk. Binnen de gemeente Utrecht zijn veel verschillende organisatieonderdelen betrokken bij de uitvoering van de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Voor het vastleggen van de rijksregeling A16 – Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne (BooO) is specifieke kennis nodig van de diverse rijksregelingen, financiën en verantwoordingen. De rijksregeling raakt verschillende organisatieonderdelen van de Gemeente Utrecht. Als Programma Controller van deze regeling wordt van je verwacht dat je het accountantsdossier opbouwt in Teams dat aan de eisen voldoet voor de accountantscontrole van de SiSa verantwoording in de jaarrekening. Hiervoor onderhoud je de contacten met de accountant en de interne audit afdeling.

Het management van het programma bewaakt de voortgang in taakstelling en financiën mede aan de hand van het dashboard (PowerBI). De Programma Controller presenteert het dashboard maandelijks aan het programma management. Je onderhoudt zelfstandig het dashboard, verzamelt de benodigde onderliggende data uit de registratiesystemen van Utrecht en verzorgt de meerjarenramingen en prognoses. Daarnaast lever je input voor bestuurlijke informatie, raads- en collegebesluiten, aanvragen bij het Rijk, Beraps en jaarrekeningen. Je onderhoudt de interne contacten met concern control, business controllers van andere afdelingen en de audit afdelingen en de externe contacten met de accountant en collega's binnen de G4. Je wordt in deze taak ondersteund door de senior financial controller die je opleidt bij het doen van ramingen en het aanpassen van het dashboard in Power BI.

Je adviseert het ministerie van Asiel en Migratie dat de minister over een te ontwerpen doelgroep flexibele regeling, het kostenonderzoek en de BooO en neemt daarvoor deel aan kennis- en klankbordgroepen.

Je taken zijn:

• Opstellen van verschillende onderdelen van het SISA-dossier, waaronder een risico-inventarisatie van de regeling, het uitvoeren van een verbijzonderde interne controle van de regeling en de aansluiting van de indicatoren in de SiSa verantwoording met de onderliggende administratie in SAP en of andere subsystemen;


• Het beantwoorden van vragen van de accountant tijdens de controle op de jaarrekening, in afstemming met de coördinator SISA en concern control binnen de Gemeente Utrecht;


• Het opstellen van een meerjarenprognose met alle lopende financiële verplichtingen en taakstellingen;


• Het opstellen en onderhouden van een dashboard met (meerjarige) sturingsinformatie over de baten en lasten van de gemeente Utrecht voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen en over relevante taakstellingen en KPI's per opvangplek, fte's en vluchteling;


• Het opstellen en onderhouden van een dashboard met (meerjarige) sturingsinformatie over de lasten van de gemeente Utrecht voor realisatie van de sociale huisvesting en relevante taakstellingen en KPI's per fase, uren en fte's van projecten;


• Het aanleveren van de benodigde informatie in de P&C cyclus;


• Het onderhouden van de interne en externe contacten die benodigd zijn voor het verkrijgen en verantwoorden van de specifieke uitkeringen en subsidies;


• Het organiseren en verbeteren van (ondersteunende) processen voor de financieel beheer, budgettering, registratie en administratie en verantwoordingen;


• Het ontwerpen van de benodigde WBS structuren voor de programma beheersing.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de oorlog is beëindigd en daardoor deze regeling komt te vervallen.

Competenties

• Je werkt autonoom en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een HR-leidinggevende. Je moet wel verantwoording afleggen aan de opdrachtgever. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
Gemeente Utrecht organiseert voor verschillende doelgroepen opvang; asielzoekers, Oekraïense vluchtelingen, winteropvang voor daklozen, etc. Het programma opvang Utrecht is verantwoordelijk voor de tijdelijke opvang van vluchtelingen. In eerste instantie de vluchtelingen uit Oekraïne. Deze worden, anders dan asielaanvragers, door de gemeente opgevangen op diverse locaties. Daarnaast krijgt het programma opvang Utrecht opdrachten uit de organisatie om te ondersteunen bij de opvangen van verschillende doelgroepen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gesprekken zijn gepland in de week van 17 november. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Goed om te weten:
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.