Procesbegeleider leiderschap & ontwikkeling (concern)directie Gemeente Utrecht

Opdracht: wat ga je doen

Je begeleidt teambijeenkomsten van de concerndirectie (4 personen) en teambijeenkomsten van de concerndirectie samen met de directeuren (25 personen). Vanuit je rol:

• zorg je dat de bijeenkomsten met interne en externe betrokkenen goed verlopen en heb je aandacht voor de onderlinge teamdynamiek;
• spiegel je op functionele zakelijkheid en warme zakelijkheid in gesprekken; indien nodig intervenieer je en maak je de onderstroom bespreekbaar;
• bewaak je de rode draad van de bijeenkomsten, gericht op versterking van sturing, realisatiekracht en onderlinge verbinding;
• geef je samen met een ontwikkelteam vorm aan opzet, methodieken en werkvormen, met aandacht voor teamvorming. Omdat er jaarlijks gemiddeld twee à drie wisselingen van directeuren plaatsvinden, is groepsvorming een continu proces;
• evalueer je de bijeenkomsten met de gemeentesecretaris (opdrachtgever) en adviseer je over eventuele aanscherpingen in doelstelling en rode draad.

Bij de heisessies voor de grotere bijeenkomsten voor concerndirecteuren samen met directeuren (circa 25 personen) wordt de vaste senior procesbegeleider ondersteund door een tweede begeleider in verband met de groepsgrootte. Dit wordt per thema in overleg met de opdrachtgever afgestemd.

Voor andere bijeenkomsten is dubbele bezetting in principe niet nodig, tenzij het thema of de dynamiek daarom vraagt. In dat geval wordt dit vooraf in overleg tussen opdrachtnemer en -gever afgestemd, zodat de effectiviteit van de bijeenkomst steeds is geborgd.

Resultaat van de opdracht:

De primaire procesbegeleider zorgt gedurende de looptijd van de opdracht (24 maanden) voor professionele begeleiding van de teambijeenkomsten van de concerndirectie (4 personen) en de gezamenlijke bijeenkomsten met de directeuren (circa 25 personen). De bijeenkomsten verlopen hierdoor gestructureerd, doelgericht en dragen aantoonbaar bij aan:

• versterking van sturing, samenwerking en realisatiekracht van de concerndirectie en directeuren;
• een open en constructieve teamdynamiek, waarbij onderstroom en spanning op verschillende belangen bespreekbaar zijn;
• toepassing van de principes duidelijk, resultaatgericht en aanspreekbaar (DRA) in de onderlinge interactie;
• bijeenkomsten die methodisch goed zijn voorbereid en aansluiten bij strategische organisatievraagstukken;
• een duidelijke rode draad in de teambijeenkomsten van het directieteam.

Evaluatie en eventuele aanscherping van de aanpak vinden periodiek plaats met de gemeentesecretaris als opdrachtgever.

• Minimaal 15 jaar ervaring als procesbegeleider bij teamontwikkeling op topdirectieniveau.
• Ervaring binnen de overheid, bij grote steden (G4 of G40), provincies of Rijksoverheid. Ervaring in zorg en onderwijs wordt lager gewaardeerd.
• Twee concrete opdrachten uit de afgelopen vijf jaar die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Vermeld per opdracht: opdrachtgever, doel, duur, omvang van de groep en je aanpak. Voeg waar mogelijk geanonimiseerde plannen van aanpak of referenties toe.
• Plan van aanpak (max. 5 pagina's): Lever een plan van aanpak als bijlage, waarin je - op basis van de gegeven informatie – een schets geeft van de begeleiding van de bijeenkomsten.
• Beschikbaarheid: Je bent beschikbaar voor de voorlopig geplande bijeenkomsten (data en tijden onder voorbehoud):
  Concerndirectie (4 personen): 3 december 2025 (kennismaking in de middag), Nog definitief vast te stellen: 11 of 25 februari 2026, 09.00 – 18.00 uur, 23 september 2026, 09.00 – 18.00 uur, 18 november 2026, 09.00 – 18.00 uur.
  Concerndirectie en directeuren (25 personen): 14 januari (13:00 – 14:00 uur kennismaking), 4 februari 2026, 13.00 – 17.00 uur, 25 maart 2026, 13.00 – 17.00 uur, 15 april 2026, 09.00 – 17.00 uur, heidag, 13-14 oktober 2026, 24-uursbijeenkomst (start 15.00 uur), 2 december 2026, 13.00 – 17.00 uur.

Korte beschrijving speelveld

Utrecht is al geruime tijd één van de snelst groeiende steden van Nederland. Om deze groei in goede banen te leiden werken we met betrokken medewerkers aan nieuwe en innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op het gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid, veiligheid en gezondheid. De maatschappelijke opgaven van de stad zijn leidend voor ons werk en bepalen hoe en met welke partners, burgers en andere overheden we samenwerken.

De groei brengt complexe opgaven met zich mee op het gebied van wonen, zorg, mobiliteit en kansenongelijkheid, terwijl ook de arbeidsmarkt krap is. Daarnaast staan we voor stevige financiële uitdagingen die vragen om scherpe keuzes en een organisatie die wendbaar, resultaatgericht en zakelijk handelt – zonder de betrokkenheid en creativiteit te verliezen die ons kenmerken.

Dit vraagt om leiderschap waarmee we scherpe en realistische keuzes maken en waarbij we vanuit één organisatie sturen op meer impact in de stad. Daar hoort ook het vergroten van warme zakelijkheid in de organisatie bij; 'meer DRA in ons DNA (Duidelijkheid, Resultaatgerichtheid en aanspreekbaar)'. Want in onze organisatie gaat veel goed - bevlogen medewerkers en enorme betrokkenheid maar er is ook een keerzijde: we zijn gewend geraakt aan jaren van financiële groei en het stapelen van ambities.

De top van de gemeentelijke organisatie vervult hierin een belangrijke (voorbeeld)rol. De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris en drie concerndirecteuren, die samen eindverantwoordelijk zijn voor de ambitie “een gezond stedelijk leven voor iedereen". In totaal 21 directeuren leveren een belangrijke bijdrage aan deze ambitie en zijn verantwoordelijk voor de resultaten van hun onderdeel. Zij zijn verdeeld over vier domeinen onder verantwoordelijkheid van de concerndirecteuren.

De concerndirectie en directeuren hebben regelmatig teambijeenkomsten om hun sturing en realisatiekracht verder te versterken en elkaars opgaven beter te leren kennen. Jaarlijks staan er minimaal twee heisessies voor de concerndirectie én twee gezamenlijke heisessies met directeuren gepland. Daarnaast vinden er ongeveer om de zes tot acht weken teambijeenkomsten plaats. In de bijeenkomsten komen afwisselend strategische organisatievraagstukken en inhoudelijke opgaven aan bod en is er aandacht voor teamontwikkeling.

Voor de effectiviteit van deze bijeenkomsten is behoefte aan externe begeleiding.

Gesprekken zijn gepland op 27 november. We nemen contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek/pitch. Dit gesprek zal fysiek plaatsvinden op locatie van het Stadskantoor.

Voor deze opdracht geldt er mogelijk een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.