Managementassistent 3x

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!
In deze opdracht van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda's en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Opdrachtomschrijving (de taken):

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert agenda's, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
• Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
• Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
• Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
• Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.

• Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collega's en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.

In deze opdracht van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda's en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gesprekken zijn gepland op 10 & 11 december. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek zal plaatsvinden op het Stadskantoor.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.