thumbnail
thumbnail

Management assistent Openbare Orde en Veiligheid

Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland

Deze inhuuropdracht is verlopen
€65
12-32 Utrecht

Begindatum:

11 okt 2024

Einddatum:

31 aug 2025

Uren per week:

12-32

Publicatiedatum:

30 sept 2024

Management assistent Openbare Orde en Veiligheid
Periode: zsm tot 31 augustus 2025 met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 12 - 32 uur per week gemiddeld
Tarief: Max. 65 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:

  • Een coordinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;

  • Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;

De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.

Je taken zijn:

  • Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.

  • Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid

  • Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;

  • Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).

  • Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.

  • Samen met je collegas zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;

  • Ondersteuning bij het financiele proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.

Jij hebt:

  • Beschikt over een afgeronde secretariele opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.

  • Daarnaast heb je bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;

  • Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;

  • Kennis van iBabs is een pre

  • Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pre

Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:

  • Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;

  • Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collegas binnen het Officemanagement.

  • Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).

  • Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
De gesprekken worden in overleg gepland, waarschijnlijk op 15 of 16 oktober. De coordinator van het Officemanagement neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Toelichting uren: we zoeken iemand die deze opdracht voor minimaal 12 uur per week kan invullen, meer uren is ook mogelijk maar tot maximaal 32 uur per week.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Meer informatie
Hieronder vind je meer informatie over het aanmeldproces en antwoorden op veelgestelde vragen. Niet gevonden wat je zoekt? Neem dan contact op met Ernst Schoneveld via 06 29 30 84 22 / ernst.schoneveld@kbenp.nl.
Help
Contact
Help
Hoe werkt het?
Veelgestelde vragen
Wil je even sparren met een van onze adviseurs?
Neem contact op met onze opdracht adviseur over de opdracht. Je kunt natuurlijk ook contact opnemen via de contact pagina.
Opdracht Adviseur Ernst Schoneveld
Ernst Schoneveld
Opdracht Adviseur

Ben jij de Management assistent Openbare Orde en Veiligheid die deze organisatie zoekt?

Oeps! Deze inhuuropdracht is verlopen
Bekijk actieve inhuuropdrachten door op de knop hieronder te klikken of ga door naar de verlopen inhuuropdracht. Het is mogelijk om de verlopen inhuuropdracht te bekijken, maar het is niet meer mogelijk om je in te schrijven.