Flexibel inzetbare Bestuursassistent

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je een of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coordineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
• De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van een of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agendas en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.

• Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur;
• Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem);
• Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag

Wensen

• Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;

Competenties

• Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen;
• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gesprekken worden in overleg gepland. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.

Periode: 1 september, (eerder in overleg) tot 1 dec, drie maanden met mogelijke opties tot verlenging

Belasting: 32-36 uur per week gemiddeld