Bestuursassistent

Bestuursassistent
Periode: z.s.m. voor 4 weken met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 32-36 uur per week gemiddeld
Tarief: max. 85,00 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Als bestuursassistent kom je te werken bij de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Vanwege de urgentie dat er zo snel mogelijk een bestuursassistent start in dit team wordt deze tender uitgezet tot woensdag 25 september.

Je taken zijn:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je een of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coordineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurder;

• de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;

• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;

• de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;

• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de

• voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;

• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);

• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;

• ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Jij bent/hebt:

• Relevante werkervaring op hbo niveau, minimaal een mbo opleiding afgerond;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur;

• Ervaring binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.

• Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georienteerde omgeving, politieke sensitiviteit;

• Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;

• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza);

• Overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;

• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;

• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op 26 of 27 september. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden digitaal plaats.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.