Bestuursassistent College Gemeente Utrecht

Bestuursassistent
Periode: zo snel mogelijk tot medio januari 2024, met de optie tot verlenging met 1 maand tot een maximale inhuurperiode van 24 maanden.
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Tot 80,- per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Spoed: vanwege het wegvallen van de directe ondersteuning van de een van de collegeleden heeft gemeente Utrecht de noodzaak om hier zo snel mogelijk vervanging voor in te regelen. Vanuit het bestaande team kan geen extra inzet gevraagd worden. Omdat we verwachten dat de markt op deze posities snel kan reageren hebben we gekozen voor een spoedprocedure.

Korte beschrijving speelveld
Als Bestuursassistent kom je te werken bij de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Je taken zijn:
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je een of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coordineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;

• op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;

• de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;

• op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;

• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);

• overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;

• ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Jij bent/hebt:

• Relevante werkervaring op hbo niveau;

• Minimaal 10 jaar relevante werkervaring als assistent van een bestuurder of directielid;

• Ervaring binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 gemeente.

• Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georienteerde omgeving, politieke sensitiviteit;

• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza);

• Overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;

• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;

• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Leya Schoonderwoerd via leya.schoonderwoerd@kbenp.nl of via 06 436 079 99.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.