Subsidie Administrateur - cluster BCO

Omschrijving van de opdracht

Als Subsidie administrateur werk je in teamverband aan het in goede banen leiden van alle subsidieaanvragen en aanvragen tot subsidievaststellingen die bij de gemeente Rotterdam binnenkomen.

Je gaat je voornamelijk bezighouden met:

• Het ontvangen en registreren van subsidieaanvragen, verzoeken tot vaststelling en tussentijdse rapportages;

• Het versturen van ontvangstbevestigingen;

• Nieuwe crediteuren aanmaken/wijzigen via een digitale melding;

• Het verrichten van de formele toets bij subsidieaanvragen en verzoeken tot vaststelling;

• Het zorgdragen voor de (digitale) dossiervorming en bewaking op ontbrekende stukken;

• Het toevoegen van ingekomen brieven/stukken/e-mails aan het subsidiedossier;

• Het goedkeuren van betaalregels;

• Controleren van beschikkingen en het doorzetten van schikkingen naar het subsidieloket;

• Het telefonisch en schriftelijk beantwoorden van dagelijkse vragen m.b.t. administratieve zaken en procedures;

• Versnelt afsluiten van dossiers;

• Het ondersteunen van de accounthouders bij piekmomenten (bv rappel/uitstelbrieven);

• Het controleren van de uitgaande subsidiebetalingen.

Kandidaat omschrijving

Jij bent van meters maken. Door jouw proactieve en doelgerichte houding geef je innovatieve boost aan het bedrijfsleven en burgers van de gemeente Rotterdam door middel van subsidies. Als Subsidie Administrateur ga je iedere uitdaging aan om onze werkprocessen zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

• Je bent in het bezit van een afgeronde Mbo 4-opleiding, op het gebied van financieel, economisch of juridisch gebied;

• Je hebt kennis en werkervaring met Oracle Cloud (Subsidies);

• Je hebt ervaring met het primaire proces waar subsidiebeleid wordt gemaakt;

• Je hebt kennis van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb);

• Je beschikt over kennis werkervaring op het gebied van financiële administratie;

• Je hebt kennis en werkervaring met relevante softwarepakketten (o.a. Office / Cognos);

• Affiniteit met wet- en regelgeving.

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30 % prijs

• 70 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Wensen

• Je hebt kennis van de Subsidieverordeningen;

• Je hebt kennis van de BBV-regelgeving (Besluit Begroting Verantwoording);

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met subsidies bij een gemeentelijke organisatie.

Competenties

We zijn op zoek naar een bevlogen collega die zich thuis voelt bij een temperamentvol team. Je hebt ervaring met Oracle Cloud, subsidieadministraties en wet en regelgeving hieromtrent. In de rol van Subsidieadministrateur ben je proactief en accuraat. Je bent leergierig en in staat om zelfstandig te werken. Je durft op mensen af te stappen en staat stevig in je schoenen. Je hebt geen moeite om onder tijdsdruk te werken, omdat er wettelijke behandeltermijnen gelden. Je past je aan de geldende regels en procedures aan. Je voert telefonisch contact met individuele burgers en/of instanties die vragen hebben over subsidieregelingen en de status van een subsidieaanvraag. Je doet er alles voor om de kwaliteit van de werkzaamheden op niveau te houden.

Organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning biedt vakmanschap en kwaliteit, en speelt flexibel in op de vraag. Tegelijkertijd staat de positie van de medewerkers centraal. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de kans jezelf te ontwikkelen en te werken aan je persoonlijke ambities. Hiermee maak je het verschil in een organisatie die werkt voor de stad Rotterdam.

De afdeling

De afdeling Accounting maakt onderdeel uit van de directie Financiën, Juridische Diensten en Inkoop. Binnen deze afdeling is het Subsidiebureau ondergebracht. Zij ondersteunen concern breed de beleidsafdelingen van de clusters in het registreren, administratief bewaken, afhandelen en rapporteren over de door de gemeente verstrekte subsidies. Het Subsidiebureau heeft de taak het subsidieproces te beheersen, in gang te zetten en te bewaken. Alle subsidieaanvragen worden ontvangen en geregistreerd. Naast het completeren van de aanvragen, is het Subsidiebureau sterk in termijnbewakingen en het geven van managementinformatie ter verbetering van het proces. Het Subsidiebureau verstuurt de beschikkingen en rappelleert wanneer informatie niet tijdig wordt aangeleverd. Om het subsidieproces vlot te doen verlopen, is er nauw contact met de clusters. De clusters blijven verantwoordelijk voor de inhoudelijke toetsing van de aanvragen. Er werken 26 medewerkers bij het Subsidiebureau.

Data voor verificatiegesprek:
Week 42-2025

Verificatiegesprek
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Aanvullende informatie

• Thuiswerkbeleid:  
  Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Wilhelminakade 179 OF vindt dit plaats op een gemeentelijke locatie.

• Verlengingsopties:
  4 x 3 maanden

• Tariefrange:  
  €49,00 - €59,00

• Verhouding prijs/kwaliteit:  
  30% - 70%

Let op!: 
Geen ZPP, ook doorleenconstructies zijn niet toegestaan.