Opdracht ICT governance, portfolio-, en servicemanagement

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Gemeente Nieuwegein wil een verdere professionaliseringsslag maken in haar IT en informatievoorziening. Concreet gaat het om het beheer van de ICT omgeving, het beheer van de vele applicaties en de wijze waarop we projecten met een ICT-component opstarten, plannen en uitvoeren. We zoeken hiervoor de juiste kennis en expertise die aangeboden wordt door één partij.

ICT-dienstverlening is de afgelopen jaren sterk veranderd. Waar we voorheen veel zelf in beheer hadden, nemen we nu steeds vaker ICT-diensten als een service af bij externe partijen. Deze transitie vraagt om een hernieuwde inrichting van onze ICT-governance en sturing. Zo is onlangs de levering van diensten op gebied van het datacenter overgenomen door een externe leverancier, waardoor we dit nu als een service (IaaS) afnemen. Deze verschuivingen maken het noodzakelijk om te kijken naar de manier waarop we onze ICT beheren en aansturen, zodat we nu en in de toekomst blijven beschikken over een betrouwbare ICT-dienstverlening. Het gaat dan onder andere om: 

• Vastleggen van afspraken hoe we incidenten en problemen aanpakken, en wijzigingen doorvoeren. 
• Afspraken over de wijze waarop we ons applicatielandschap onderhouden, het versiebeheer van applicaties vormgeven en zorgdragen voor tijdige vervanging van applicaties en diensten. 

Om dit te realiseren willen we binnen de gemeente Nieuwegein ons portfoliomanagement versterken en inzetten op het toepassen van best practices en processtandaarden voor uitvoer van verschillende ICT-processen. Dit geldt zowel voor centraal en decentraal applicatiebeheer. De eerste stappen die we willen zetten zijn gericht op de introductie van processen die vallen onder IT Servicemanagement. Concreet gaat het hier om incident-,problem- en changemanagement. Daarnaast willen we met alle contracteigenaren afspraken maken over de toepassing van applicatie lifecycle management. 

De gemeente Nieuwegein ziet op hoofdlijnen de volgende 3 onderwerpen als kern van het op te stellen en uit te voeren plan van aanpak:

1. Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement
2. Opzetten en implementeren van processen voor doorvoeren wijzigingen en afhandeling incidenten en problemen, gebaseerd op de methodiek IT Servicemanagement.
3. Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management bij centraal en decentraal applicatie/functioneel beheer

1. Inrichten ICT Portfoliomanagement en Projectmanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is geen overkoepelend ICT-portfolio waarin zichtbaar is welke projecten en initiatieven er lopen. Dit leidt tot onvoldoende zicht op de benodigde en beschikbare capaciteit, waardoor projecten onverwacht stil komen te liggen of uitlopen. Daarnaast worden ICT-gerelateerde initiatieven buiten het portfolioproces om opgestart, wat verstoringen in het geplande werk veroorzaakt. Ook is de functie van projectmanagement onvoldoende ingevuld, wat leidt tot variabele uitvoeringsmethoden en sturing van projecten. Er is inmiddels een start gemaakt met een projectenportfolio door onze senior projectleider.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Portfoliomanagement & Governance
  • Ondersteunen bij inrichting en implementatie van ICT-portfolioproces.
  • Uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, prioritering en governance.
• Projectmanagementstandaard
  • Ontwikkelen van een uniform projectmanagementraamwerk.
  • Optimaliseren van projectaansturing en begeleiden van medewerkers.
• Capaciteitsbeheer
  • Inzicht creëren in beschikbare en benodigde capaciteit.
  • Invoeren van processen voor signalering en oplossing van knelpunten.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.

2. Inrichten en implementatie van applicatie lifecycle management

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor Applicatie Lifecycle Management (ALM) om de continuïteit en efficiëntie van applicaties gedurende hun hele levenscyclus te waarborgen. Dit omvat het beheer van applicaties vanaf de ideevorming, beheer en onderhoud en opnieuw aanbesteding van de applicatie of ontmanteling van het systeem. Het applicatiebeheer binnen gemeente Nieuwegein is zowel centraal, als decentraal belegd.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • In kaart brengen van huidige werkwijzen, applicatiefases en beheertaken.
  • Identificeren van knelpunten en benodigde werkafspraken.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Ontwerpen en beschrijven van ALM-processen op basis van levensfases.
  • Vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en aansturing.
  • Opstellen van een inrichtingsvoorstel voor aansturing van functioneel beheer.
• Training & Implementatie
  • Bepalen van trainingsbehoeften en opstellen van een opleidingsplan.
  • Trainen van medewerkers en implementeren van ALM processen.
• Sturingsinformatie & Rapportage
  • Ontwikkelen van een rapportagemodel en bijbehorende processen.
    
    

3. Opzetten en implementeren van IT Servicemanagement

Binnen de gemeente Nieuwegein is behoefte aan een gestandaardiseerd proces voor IT Service Management (ITSM) om de continuïteit en efficiëntie van IT-diensten te waarborgen. Dit omvat onder andere het beheer van wijzigingen, incidenten en problemen binnen de IT-infrastructuur.

Van de opdrachtnemer wordt het volgende verwacht:

• Analyse & Inventarisatie
  • Inventariseren van bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden.
  • In kaart brengen van opleidingsbehoeften voor huidige en nieuwe medewerkers.
• Procesontwikkeling & Inrichting
  • Inrichten en documenteren van processen voor (minimaal) incident-, problem- en changemanagement.
  • Definiëren en beleggen van rollen zoals Incident-, Problem-, en Change Manager.
• Training & Implementatie
  • Trainen van medewerkers.
  • Implementatie van de processen in de dagelijkse werkwijze.
• Monitoring & Verbetering
  • Monitoren van prestaties van de processen.
  • Doorvoeren van optimalisaties op basis van evaluaties.

Vereisten / knock-outcriteria
1. De inschrijver heeft een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. De opdrachtnemer is in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten
3. De opdrachtnemer heeft minstens 2 soortgelijke opdrachten uitgevoerd (dit dient duidelijk te zijn beschreven op een aparte pagina in het cv).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak hoe opdrachtnemer de hierboven beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s) (70 punten);
5. Prijs (max. 30 punten);
Beoordelingsmethode: laagste gemiddelde uurtarief
De inschrijver geeft per aangeboden teamlid een uurtarief op, inclusief alle bijkomende kosten (reis- en verblijfkosten, overhead, etc.). Voor de beoordeling wordt het gewogen gemiddelde uurtarief berekend op basis van het door de inschrijver voorgestelde inzetpercentage per rol. De inschrijver met het laagste gewogen gemiddelde uurtarief ontvangt het maximaal aantal punten (30). Andere inschrijvers ontvangen een score volgens de formule:
Score = (laagste uurtarief / aangeboden uurtarief) x 30 punten
(Bij ontbreken van inzetpercentage wordt 100% hoogste uurtarief gehanteerd)

Voorbeeldberekening:
a. Inschrijver A: Kwartiermaker €110/u (60%), Consultant €95/u (40%)
Gemiddeld: (110×0,6) + (95×0,4) = €104/u ? Laagste tarief ? 30 punten
b. Inschrijver B: Gemiddeld €120/u ? Score = (104 / 120) × 30 = 26 punten
c. Inschrijver C: Gemiddeld €140/u ? Score = (104 / 140) × 30 = 24,3 punten

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de volgende onderdelen
- Duidelijkheid in de beschrijving van en samenhang in de fasering van de te verrichten (blokken van) werkzaamheden. Geef hierbij ook duidelijk aan wat voor u een haalbare startdatum is;
- Inzicht in de eerste inschatting van de doorlooptijd en beschrijving van waar de ‘blinde’ vlekken en onzekerheden zitten;
- Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel/niet gerealiseerd te krijgen;
- Duidelijkheid in de beschrijving en wijze waarop draagvlak wordt gecreëerd bij de organisatie en de medewerkers worden geënthousiasmeerd en gemotiveerd;
- De wijze waarop de opdrachtnemer de voortgang op de opdracht en de realisatie van de resultaten monitort en terugkoppelt aan de opdrachtgever;
- De wijze waarop de opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding van de opdracht;
- De mate van aansluiting op de context en behoefte van de gemeente Nieuwegein.

Competenties

• Proactief en resultaatgericht.
• Analytisch en strategisch denker.
• Teamspeler met leiderschapskwaliteiten.
• Sterke communicatieve vaardigheden.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Plan van Aanpak en CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de Plannen van aanpak en CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Partijen die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De partijen die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de Plannen van aanpak en CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De aanbiedingen die voldoen aan bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. De overige aanbiedingen worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de aanbiedingen in onderlinge vergelijking op basis van de gunningscriteria.

De aanbiedingen die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de partij/kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 4 pagina’s per professional opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 7 juli 2025 en/of woensdag 9 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 3 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
  • Indien u beschikt over een G-rekening, zal 25% op deze rekening worden gestort. Indien u geen SNA certificaat kunt overleggen zal er 55% op de G-rekening worden gestort.
  • Indien u niet beschikt over een G-rekening, moet er per kwartaal een verklaring van betalingsgedrag van de Belastingdienst worden overlegt.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 26 juni 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 27 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 1 juli 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.