Programma secretaris Energieprogramma

De Opdracht
De energietransitie is volop gaande, ook binnen Holland Rijnland. De invulling van klimaatambities werkt in brede zin door op de regio. Al sinds het regionale Energieakkoord in 2017 werken partijen regionaal samen op dit onderwerp.

De afgelopen periode is hard gewerkt aan deze ambities, zowel op lokale als op regionale schaal. De Regionale Energiestrategie vormde hiervoor een belangrijk onderdeel. Sinds afronding van de RES 1.0 wordt in regionale samenwerking en afstemming gewerkt aan de uitvoering van de ambities die in de RES zijn opgenomen. De RES past binnen een bredere opgave: het ontwikkelen van een toekomstbestendig regionaal energiesysteem. Om deze reden is sinds 2023 het Energieprogramma verbreed. Binnen dit programma werken gemeenten, provincie en netwerkbeheerders samen aan thema’s zoals grootschalige opwek van duurzame elektriciteit, regionale warmtevoorziening en de ontwikkeling van het energiesysteem.

Het RES-team vormt het hart van deze samenwerking en zorgt voor coördinatie, procesondersteuning en het faciliteren van besluitvorming. Binnen dit team vervult de programmasecretaris een cruciale ondersteunende rol, met als doel het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in de werkzaamheden en processen binnen het Energieprogramma.

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Energieprogramma en het bredere RES-team. De opdracht is gericht op het organiseren van bijeenkomsten, vastleggen van afspraken en acties, beheren van de projectadministratie en het verzorgen van communicatie en afstemming binnen het team. Hiermee draagt de programmasecretaris bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma.

De opdracht biedt ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency. De programmasecretaris is dus niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie.

Het RES-team functioneert als dagelijkse aansturing van het energieprogramma. Deze aanbesteding gaat over de rol programma assistent. De rollen het strategische deel van het programma worden uitgevraagd middels de DAS structuur. De operationele ondersteuning zal Europees worden aanbesteed.

De taken van de programmasecretaris zijn onder andere:

• Organisatie van bijeenkomsten:

  • Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers, en werkoverleggen;

  • Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.

• Verslaglegging en opvolging:

  • Notuleren tijdens bijeenkomsten;

  • Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de programmamanager;

  • Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.

• Projectondersteuning:

  • Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s, dashboards en voortgangsrapportages;

  • Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.

• Documentatie en administratie:

  • Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams);

  • Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en rapportages;

  • Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en benodigde input.

• Teamondersteuning:

  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het RES-team;

  • Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming;

  • Waar mogelijk meedenken over procesverbetering of efficiëntere werkmethoden.

Eisen

1. Kandidaat is geen zzp’er

2. (Uiterlijke) startdatum op 23 juni 2025

3. Minimaal 1 jaar werkervaring

4. WO niveau met studie affiniteit voor de energietransitie en of bestuurskunde

Wensen

5. CV en Motivatiebrief (35/100 punten)

   • Kandidaat geeft Inzicht in hoe invulling van de rol programma secretaris van de regio verder helpt om te komen tot resultaten

   • Kandidaat geeft hoe de rol als programma secretaris het team kan versterken en

   • kandidaat geeft aan hoe de rol bij zijn haar persoonlijke eigenschappen past

   • kandidaat geeft aan welke onderwerpen interessant lijken om zelf ook inhoudelijk aan bij te dragen

   • Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de motivatiebrief één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen.

   • Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

6. Gesprek (50/100 punten)
   De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

   • Communicatievaardigheden: De programmasecretaris moet effectief kunnen communiceren met mede overheden op bestuurlijk en ambtelijk niveau.

   • Kandidaat is snel met de pen en werkt nauwkeurig

   • Kandidaat is goed in het organiseren van bijeenkomsten

   • Kandidaat is goed in het structureren van werk werkprocessen

   • Kandidaat leert snel, is proactief en werkt zelfstandig

   • Kandidaat geeft blijk van samenwerkingskwaliteiten en is een teamspeler

   • Kandidaat is intrinsiek gemotiveerd om mee te werken in de RES-regio Holland Rijnland

7. Prijs (15/100 punten)
   Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €90,- (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Motivatiebrief. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.

Aanvullende informatie

• Optie tot verlenging van max 3 jaar.

• In te dienen documenten:

  • Curriculum Vitae;

  • Motivatiebrief;

  • Offerte-prijs formulier, getekend door een daartoe bevoegd persoon.

• De Inschrijver(s) aan wie de Gunningsbeslissing wordt verstuurd, moeten binnen vijf kalenderdagen na het versturen van het Voornemen tot gunnen de onderstaande bewijsstukken aanleveren:

  • Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel

  • Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
    Als Inschrijver de Opdracht krijgt gegund, moet de GVA worden aangeleverd. De GVA mag niet ouder zijn dan twee jaar vanaf de datum vanaf Inschrijving. Als Inschrijver samen met andere bedrijven inschrijft, moeten alle bedrijven de GVA kunnen laten zien. De GVA is verkrijgbaar bij Justis, onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie .

  • Verklaring Belastingdienst
    Een verklaring van de Belastingdienst die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan zes maanden. Hieruit blijkt dat de Inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen op grond van de op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

  • Integriteitsverklaring ondertekend door de kandidaat
    Als Inschrijver de gevraagde bewijsstukken om welke reden dan ook niet kan indienen, kan hij alsnog worden uitgesloten van de Aanbestedingsprocedure.