Senior Facilitair Coordinator

Organisatie
Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Context
Per 1 januari 2026 gaat gemeente Hilversum ambtelijke fuseren met gemeente Wijdemeren. Per 1 januari 2027 zullen de besturen van beide gemeenten fuseren na de gemeenteraadsverkiezingen die in oktober 2026 gehouden worden. De medewerkers van Wijdemeren worden opgenomen in de teams binnen Hilversum. In totaal zal de organisatie ongeveer 1.250 medewerkers krijgen. In 2026 zal een deel van de publieksdienstverlening nog in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. De organisatie van gemeente Hilversum gaat groeien van 5 afdelingen naar 8 afdelingen. Om alle teams in deze afdelingen van voldoende kantoorruimte te voorzien wordt ongeveer 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen voor 1 januari 2026. Dit betekent dat diverse facilitaire contracten uitgebreid of aanbesteed moeten worden en leveranciers aangestuurd worden om op tijd de juiste kwaliteit dienstverlening in te regelen. Hierna zal ook nog een herschikking plaats vinden om de teams die in de bestaande gebouwen van voldoende ruimte te voorzien. Dit alles wordt aangestuurd door een externe projectmanager en samen met het facilitaire team gerealiseerd.

Vanuit de reguliere contractmanagementcyclus lopen er binnen het team facilitair ook nog een aantal projecten om bijvoorbeeld diensten aan te passen of uit te breiden. Binnen Hilversum wordt een aanbestedingskalender bijgehouden. Ook hieruit volgen acties indien contracten expireren. Ook worden beleidsdocumenten regulier en als gevolg van de fusie herijkt en ingebracht bij het Centraal Management Team (CMT) ter besluitvorming. Al deze werkzaamheden worden vanuit het team facilitair uitgevoerd.

De opdracht
De komende maanden is er vanwege de toegenomen werkzaamheden als gevolg van de fusie en lopende projecten behoefte aan een Senior Facilitair Coördinator die een aantal werkzaamheden/ projecten oppakt samen met de verantwoordelijke facilitair coördinator om een versnelling te realiseren.

We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:

• Begeleiden aanbestedingen: mobiliteit, multifunctionele printers, sanitaire supplies;

• Opstellen beleidsdocumenten: gebruikersrichtlijn, samenwerkingsovereenkomst, catering vergaderlunches en beveiliging toegangspassen;

• Oppakken van overige werkzaamheden als gevolg van de fusie: coördineren van het afsluiten van addenda voor een aantal facilitaire contracten.

Functieomschrijving
De Senior Facilitair Coördinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contracmanagement binnen team facilitair en huisvesting van gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het team (zoals facilitair coördinatoren, algemeen faciltiair medewerkers en bodes), andere teams binnen interne dienstverlening, onze leveranciers en collega’s die binnen de andere afdelingen en teams werkzaam zijn.

Hij of zij:

• Verzorgt het opstellen van beleid, businesscases, projectvoorstellen en adviesstukken voor het management (CMT);

• Begeleidt zelfstandig Europese aanbestedingen en projecten;

• Operationeel aansturen van de facilitair coördinatoren;

• Helpen van de coördinatoren om (complexe) verzoeken/klantwensen te beoordelen en hier samen een adequate aanpak op bedenken en deze gezamenlijk tot uitvoering te brengen waarbij jij eindverantwoordelijk bent;

• Verzamelen van data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming. Je voert daarnaast analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren;

• Behoort tot het 2e-lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.

Vereisten / knock-outcriteria Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool;

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);

3. Aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

4. Beschikbaar per maandag 30 juni 2025 voor minimaal 16-24 uur per week (20 punten);

5. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e-lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);

6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (30 punten);

8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling (10 punten).

Competenties

• Zelfstandig

• Resultaat gericht

• Omgevingssensitief

• Communicatieve vaardigheden

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg,

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland op maandag 23 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 19 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hilversum mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hilversum. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).