Senior Facilitair Coordinator

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hilversum mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hilversum. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Gemeente Hilversum, mediastad in het groen

Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Context
Per 1 januari 2026 gaat gemeente Hilversum ambtelijke fuseren met gemeente Wijdemeren. Per 1 januari 2027 zullen de besturen van beide gemeenten fuseren na de gemeenteraadsverkiezingen die in oktober 2026 gehouden worden. De medewerkers van Wijdemeren worden opgenomen in de teams binnen Hilversum. In totaal zal de organisatie ongeveer 1.250 medewerkers krijgen. In 2026 zal een deel van de publieksdienstverlening nog in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. De organisatie van gemeente Hilversum gaat groeien van 5 afdelingen naar 8 afdelingen. Om alle teams in deze afdelingen van voldoende kantoorruimte te voorzien wordt ongeveer 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen voor 1 januari 2026. Dit betekent dat diverse facilitaire contracten uitgebreid of aanbesteed moeten worden en leveranciers aangestuurd worden om op tijd de juiste kwaliteit dienstverlening in te regelen. Hierna zal ook nog een herschikking plaats vinden om de teams die in de bestaande gebouwen van voldoende ruimte te voorzien. Dit alles wordt aangestuurd door een externe projectmanager en samen met het facilitaire team gerealiseerd.

Vanuit de reguliere contractmanagementcyclus lopen er binnen het team facilitair ook nog een aantal projecten om bijvoorbeeld diensten aan te passen of uit te breiden. Binnen Hilversum wordt een aanbestedingskalender bijgehouden. Ook hieruit volgen acties indien contracten expireren. Ook worden beleidsdocumenten regulier en als gevolg van de fusie herijkt en ingebracht bij het Centraal Management Team (CMT) ter besluitvorming. Al deze werkzaamheden worden vanuit het team facilitair uitgevoerd.

Opdracht
De komende maanden is er vanwege de toegenomen werkzaamheden als gevolg van de fusie en lopende projecten behoefte aan een Senior Facilitair Coordinator die een aantal werkzaamheden/ projecten oppakt samen met de verantwoordelijke facilitair coordinator om een versnelling te realiseren. We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:

• Begeleiden aanbestedingen: mobiliteit, multifunctionele printers, sanitaire supplies;
• Opstellen beleidsdocumenten: gebruikersrichtlijn, samenwerkingsovereenkomst, catering vergaderlunches en beveiliging toegangspassen;
• Oppakken van overige werkzaamheden als gevolg van de fusie: coördineren van het afsluiten van addenda voor een aantal facilitaire contracten.

Functieomschrijving

De Senior Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contracmanagement binnen team facilitair en huisvesting van gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het team (zoals facilitair coordinatoren, algmeen faciltiair medewerkers en bodes), andere teams binnen interne dienstverlening, onze leveranciers en collega’s die binnen de andere afdelingen en teams werkzaam zijn. Hij of zij:

• Verzorgt het opstellen van beleid, businesscases, projectvoorstellen en adviesstukken voor het management (CMT);
• Begeleidt zelfstandig Europese aanbestedingen en projecten;
• Operationeel aansturen van de facilitair coördinatoren;
• Helpen van de coördinatoren om (complexe) verzoeken/klantwensen te beoordelen en hier samen een adequate aanpak op bedenken en deze gezamenlijk tot uitvoering te brengen waarbij jij eindverantwoordelijk bent;
• Verzamelen van data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming. Je voert daarnaast analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren;
• Behoort tot het 2e lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
4. Aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Beschikbaar per maandag 30 juni 2025 voor minimaal 16-24 uur per week (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2^e lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (30 punten);
9. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Zelfstandig
• Resultaat gericht
• Omgevingssensitief
• Communicatieve vaardigheden

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen

Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg,

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland op maandag 23 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 19 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 12 juni 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 16 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 17 juni 2025, 09:00. Tot die tijd kunt u reageren.