bestuurssecretaresse

Opdracht omschrijving
Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, bestuurssecretariaat & communicatie.

Je bent samen met nog 4 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management. 

De werkzaamheden bestaan uit:

• Beheren van telefoon, emailboxen en agenda’s van de drie wethouders

• Contactpersoon voor in- en externe relaties;

• Agenda overleggen 

• Coördinerende bestuurszaken zoals planning van de raad, afhandelen technische vragen en verwerken moties/toezeggingen raad;

• Representatieve werkzaamheden;

• Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs);

• Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;

• Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang;

• Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden.

Verantwoordelijkheden

Dit ben jij:

Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings) voorwaarden is uitgesloten.

Beschikbaarheid
Bij geschiktheid volgt een gesprek op woensdagochtend 28 augustus. Graag hier rekening mee houden. Verder is de kandidaat inzetbaar vanaf 30 november 2024 tot en met 17 februari 2024 voor 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur. Criterium is een eis. Een toelichting is verplicht

• Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning. Criterium is een eis. Een toelichting is verplicht

Wensen

Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning (10%)

Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur (40%)

Competenties (50%)

• Beheersing van het MS Office pakket

• Kennis van het programma iBabs is een pré

• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Bij voorkeur beschikbaar op alle werkdagen in de week

• Je kunt goed samenwerken in teamverband, de collega’s binnen de organisatie en externe contacten.

• Je kunt goed schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en daarin je grenzen bewaken.