Administratief medewerker gebiedsteam

Omschrijving van de opdracht
Gemeente Harlingen is een ambitieuze gemeente die graag werkt met een tikkeltje eigenzinnigheid in zijn bol en waar de saamhorigheid voelbaar is tussen iedere afdeling. Je komt in een organisatie die druk bezig is zich verder te ontwikkelen en te professionaliseren.

Administratief medewerker ben je een echte verbinder en weet je van aanpakken. Het Gebiedsteam Harlingen bestaat uit drie teams: Stad, Beleid en Jeugd. Deze functie valt onder het Stadsteam. De administratief medewerker toont lef, neemt verantwoordelijkheid en is proactief. Kenmerkend voor het werken in Harlingen is dat er met veel gedrevenheid en plezier met elkaar, ketenpartners, de inwoners en vrijwilligers wordt samengewerkt. Vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid ondersteunen we elkaar op zowel inhoudelijk als persoonlijk vlak.

Dit ben jij
Jij bent “Een spin in het web”, “Een duizendpoot” met gevoel voor humor, initiatiefrijk en hebt een flexibele, relativerende instelling. Je bent in staat prioriteiten te stellen en het overzicht te bewaren van alle taken en verantwoordelijkheden. Binnen een dynamische omgeving hou jij het hoofd koel en zoekt oplossingen voor onverwachte vragen en situaties. Ben je creatief in het zoeken naar passende oplossingen.                 

Als administratief medewerker ondersteun je de teams en de teamleiders door het uitvoeren van administratieve en organisatorische taken.

Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings) voorwaarden is uitgesloten.

Verantwoordelijkheden

Je voert je de volgende werkzaamheden uit:

• Je plant afspraken in voor medewerkers en teamleiders;

• Je draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, zorg overleggen en overige bijeenkomsten;

• Je organiseert bijeenkomsten en activiteiten;

• Je verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden;

• Je maakt maandelijkse overzichten van managementgegevens van verschillende activiteiten;

• Je regelt zaken op facilitaire gebied, regelt de personeelsadministratie;

• Je draagt zorg voor het beheer en bewerken van bestanden en systemen;

• Je verzamelt en verstrekt gegevens en overzichten uit administratieve systemen.

De gesprekken staan gepland op 27 september.

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 oktober 2024 tot 1 oktober 2025 voor 32 - 36. uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

• Je hebt min. 3 jaar werkervaring ervaring als administratief secretarieel medewerker, bij voorkeur binnen het sociale domein; Je hebt ervaring met het Microsoft Office pakket en Key2Financiën; Je hebt globale kennis van de WMO, de Jeugdwet en Participatie;

• Je hebt MBO werk- en denkniveau en een afgeronde administratieve opleiding.

Wensen

• MBO werk- en denkniveau en een afgeronde administratieve opleiding (30%)

• Minimaal 3 jaar werkervaring (20%)

• Werkervaring ervaring als administratief secretarieel medewerker, bij voorkeur binnen het sociale domein; Je hebt ervaring met het Microsoft Office pakket en Key2Financiën; Je hebt globale kennis van de WMO, de Jeugdwet en Participatie (50%)