Consulent DIV

Bij het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) zal je zowel intensief samenwerken met je andere collega’s maar ook veelal je kunnen focussen op jouw eigen cluster. Je bent verantwoordelijk voor zowel de fysieke als digitale registratie van inkomende, uitgaande en interne documenten.
Je bewaakt kwaliteit van alle voorkomende registraties en de toegankelijke staat van informatie, gegevens, zaken en dossiers.
Als Consulent DIV begeleidt en train je collega’s binnen de organisatie op het gebied van zaakgericht werken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor dossiervorming en – beheer, inclusief inzage/uitleen en het afsluiten en vernietigen van dossiers.

Takenpakket:

• Openen post

• Verzenden post

• E-mails verwerken in het zaaksysteem

• Scanwerkzaamheden

• Registeren van inkomende, interne en uitgaande documenten middels het zaaksysteem

• Ontvangstbevestigingen aanmaken en versturen

• Het bewaken van de kwaliteit van alle voorkomende registraties, ook de geautomatiseerde

• Het verzorgen van een goede inrichting van het archief, zowel papier als digitaal, conform wet- en regelgeving

• Het bewaken van de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie/ gegevens/ zaken/ dossiers, zowel papier als digitaal

• Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op o.a. scans en metadata

• Beheren van de mailbox info@div en beantwoording vragen uit de organisatie: het verstrekken van informatie aan gebruikers over het beheer van het archief, zaken en dossiers

• Het uitvoeren van de uitleen van dossiers

• Wegwerken van de achterstanden, controle zaakdossiers (op volledigheid, unieke wettelijke grondslag en deze op vernietiging of te bewaren zetten) en digitale dossiers in DMS Corsa op vernietiging en bewaren zetten. (zie ook hieronder)

• Vorming fysieke dossiers, achterstand 15 m2 archief uit de archiefbewaarplaats

• Het verwerken van lijsten m.b.t. kwaliteitscontroles die worden gegenereerd