Bestuurssecretaresse

Organisatie
Het bestuurs- en directiesecretariaat van de Gemeente Breda heeft unieke mogelijkheden voor 2 ervaren bestuurssecretaresses (m/v). Samen met zeven directe collega’s zorg je voor administratieve en secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie.

Wegens het vertrek van collega’s zoeken we tijdelijke ondersteuning voor 3 wethouders en een directeur. Je maakt onderdeel uit van een team dat waarde hecht aan samenwerking, plezier in het werk en humor. We bieden je een uitdagende functie in een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie. In jouw functie is geen werkdag hetzelfde!

Wat ga je doen:

• Je beheert complexe agenda’s, waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.

• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.

• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.

• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.

• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.

• Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.

• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.

• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.

• Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.

• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat.

Je ben als Secretaresse Bestuurs- en directiesecretariaat doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis homor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Daarnaast heb je gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en ben je bovenal integer.

Je wordt aanspreekpunt voor 2 wethouders of voor een wethouder en een directeur.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde MBO secretariële opleiding, bijvoorbeeld, directiesecretaresse, management assistent of officemanagement.

• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, ervaring met gemeentelijke organisaties / lokale overheden is een pre.

• Klantgerichtheid, resultaatgericht en een positieve en proactieve werkhouding.

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

• Digitale vaardigheden, o.a. op het gebied van Outlook, Teams, I-babs, Word, Excel.

Eisen

• U bent akkoord met de actuele versie van de inhuurvoorwaarden van Flex West-Brabant, welke te vinden zijn op de homepage (voorafgaand aan het inloggen) van Flex West-Brabant. We wijzen hierbij nog expliciet op de all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk verkeer en de verrekening van de fee kosten.

• De wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) reguleert de inzet van zzp’ers. Vanwege de aard en inhoud van de opdracht is het niet mogelijk hierop een zzp’er te laten starten. Geïnteresseerde kandidaten kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan. Met uw inschrijving verklaart u dat uw kandidaat in loondienst gedetacheerd wordt.

• De inhuur wordt gebaseerd op het in de uitvraag opgegeven aantal uren per week. Gedurende de inhuurperiode kunnen omstandigheden wijzigen, waardoor een ander aantal uren per week gewenst is. Indien deze situatie zich voordoet, worden in onderling overleg en in alle redelijkheid en billijkheid afspraken gemaakt over wijziging van het aantal uren per week. Met uw inschrijving verklaart u zich hiermee akkoord.

• De Gemeente Breda volgt de Wet Normering Topinkomens. Het algemeen bezoldigingsmaximum voor het jaar 2023 is vastgesteld op € 223.000. Voor de topfunctionarissen zonder dienstbetrekking is de hoogte van het bezoldigingsmaximum gekoppeld aan de duur van de functievervulling in kalendermaanden. De eerste twaalf kalendermaanden mag de bezoldiging niet meer bedragen dan de som van € 29.500 per maand voor de eerste zes maanden en € 22.400 per maand voor de volgende zes maanden waarin de functie wordt vervuld. Het maximumuurtarief bedraagt vanaf 2023 voor de eerste twaalf kalendermaanden € 212. Bevestigt u hierbij dat met het tarief dat u gedurende de opdracht hanteert deze norm niet overschrijdt? NB: Mocht gedurende de looptijd van de opdracht deze norm overschreden (dreigen te) worden, dan is opdrachtgever gerechtigd de opdracht per direct eenzijdig te ontbinden.

• Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding in de richting van secretariële ondersteuning, zoals Schoevers, Management Assistent, Officemanagement. Dit moet blijken uit het cv.

• Uw kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring als secretaresse bij een college van B&W dan wel bij een directie bij een gemeente, in de afgelopen 3 jaar. Dit moet blijken uit het cv.

• Uw kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar. Dit moet blijken uit het cv.

Wensen

• Uw kandidaat heeft bij voorkeur 3 jaar of meer ervaring als secretaresse bij een college van B&W dan wel bij een directie bij een gemeente. Dit moet blijken uit het cv.

• Uw kandidaat beschikt over digitale vaardigheden, op het gebied van Outlook, Teams, I-babs, Word, Excel. Dit moet blijken uit het cv.

• Het cv is voorzien van referenties met betrekking tot (met contactgegevens) of deze kunnen op aanvraag direct aangeleverd worden (dit moet dan ook op het cv aangegeven zijn).

• Uw kandidaat beschikt over onderstaande Wens competenties. Dit kan worden getoetst in een (meerkeuzevraag) persoonlijk gesprek.
  - Accuraat
  - Proactief
  - Klantgericht
  - Resultaatgericht
  - Representatief
  - Plannen en organiseren
  - Snel kunnen schakelen
  - Kunnen werken in een digitale omgeving (op
  afstand)
  - Flexibel
  - Stressbestendig
  - Integer
  - Communicatief vaardig
  - Sterk in samenwerking
  - Zelfstandigheid
  - Gevoel voor politieke en bestuurlijke sensitiviteit
  - Daadkrachtig

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Jan de Vries via 06 - 365 104 90 of per mail via jan.devries@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.