Data - Directiesecretaris

Opdrachtomschrijving

Als directiesecretaris zorg jij namens de directie dat de besluitvormingsprocessen inhoudelijk goed, tijdig en efficient verlopen. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het MT, en neemt in deze rol ook deel aan alle MT-vergaderingen. Op een prettige manier ben jij de aanjager van de besluitvorming. Je verzorgt in dit kader de organisatie en voorbereiding van de MT-vergaderingen, de vastlegging daarvan, monitort besluiten en acties, en signaleert knelpunten en risicos. Je fungeert als adviserend lid van het MT en als de rechterhand van de directeur Data. Je bent de steun en toeverlaat van de directie. Als spin in het web onderhoud je contact met medewerkers uit de hele directie. Daarnaast draag je als directiesecretaris bij aan de organisatieontwikkeling van de directie van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Werkzaamheden

• MT Dataoverleg: agenda opstellen, stukken verzamelen, notuleren, termijnagenda beheren. Publiceren van de besluiten, zorgen dat daar een structuur voor is in MS Teams.
• Obeya-master: weekstarts MT Data voorzitten en vastleggen, chasen van acties.
• Organisatie van kwartaal-events voor Directie Data: zorgdragen dat de medewerkers verbonden zijn met de doelen, weten wat de status is en zich ook verbonden voelen met elkaar. Concreet betekent dit afstemming met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie. Daarvoor moet werkgroep worden samengesteld en aangestuurd zodat alles geregeld wordt.

De Directiesecretaris geeft sturing en uitvoering aan specifieke opdrachten/projecten vanuit het MT, bijvoorbeeld:

• Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams kanalen voor de hele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen, community (directie-overstijgend). De uitvoering kan bij het secretariaat worden belegd, dit coordineert de Directiesecretaris;
• Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het MT Data Teams-kanaal, waarbij je ervoor zorgt dat de stukken en agendas van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en de notulen beschikbaar zijn in een publieke pagina of map;
• Je helpt mee in de werkgroep "fijne werkplek" (huisvesting). Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder binnen de werkgroep;
• Je helpt mee met het vraagstuk hoe we de doelen beter in samenhang met de teams kunnen opstellen (tweewegverkeer), en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces. Dit met als doel om de juiste prioriteiten te stellen en het commitment en eigenaarschap ten aanzien van de doelen te vergroten;
• Je helpt mee met de interne communicatie. Je kunt dit uitvoeren vanuit de rol van trekker of uitvoerder.

• Aangeboden kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam.
• De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen).
• Het cv van de kandidaat is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
• De aangeboden kandidaat is in het bezit van minimaal een erkende HBO diploma in de richting van Bestuurskunde, Informatiekunde of Recht.
• Er is een motivatie van maximaal 1 A4 waarom de kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal op minimaal C2-niveau (ERK).
• De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en heeft minimaal een half jaar ervaring met het gebruik van MS Office 365.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het beheren van het MT Data Teams-kanaal, inclusief het delen van agendas, stukken en notulen.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen.
• Inschrijver heeft meer dan een (1) medewerker (werkzame personen) in loondienst.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het adviseren van managementteams.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als directiesecretaris binnen de G4-gemeenten.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

Digitalisering bij gemeente Amsterdam

Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad gepast te kunnen blijven coordineren en bedienen. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat we een voorbeeldfunctie kunnen uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten, vormt de gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor ons digitale netwerk. Digitaliseren betekent hoofdzakelijk dat we fors investeren komende jaren in de hiervoor benodigde kennis en competenties van onze medewerkers, dat we gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst organiseren en dat agile werken de norm is in het IT, Innovatie & Data onderdeel. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficient mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.

Startdatum: z.s.m. na sluiting

Einddatum: 30-06-2025

Werklocatie: President Kennedylaan, 923, 1079MZ, AMSTERDAM

Optioneel tot verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities, met dien verstande dat de totale maximale duur van de Overeenkomst de 24 maanden niet mag overschrijden.

Aantal kandidaten op interview: 3

Planning interviews: z.s.m. na sluiting

De gemeente nodigt u uit om een offerte in te dienen voor deze opdracht. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht van de gemeente en is beoordeeld als een opdracht die door de Inschrijver wordt ingevuld.

Inschrijver voldoet minimaal aan het feit dat Inschrijver: Loonbelasting en werknemerspremies afdraagt (en hiermee verzekerd is binnen het sociale stelsel) voor de betreffende kandidaat die de opdracht uitvoert; Een werkgeversgezag heeft tussen Inschrijver en kandidaat (die de opdracht uitvoert); Voldoet aan alle werkgeversverplichtingen, zoals 2 jaar doorbetalingsverplichting bij ziekte, de Wet Poortwachter of de WAADI. De gemeente kan Inschrijver verzoeken om schriftelijk aan te tonen dat Inschrijver voldoet aan bovenstaande punten.

Met onderstaande kenmerken willen wij u een snelle eerste indruk geven over de offerteaanvraag. Hiermee kunt u direct bepalen of deze offerteaanvraag interessant is voor u en u wilt overgaan tot het opmaken van een offerte.

Zolang deze offerteaanvraag openstaat heeft u als leverancier alleen met het Team Tijdelijke Externe Inzet contact over deze aanvraag. Op deze offerteaanvraag zijn de door u eerder geaccepteerde leidraad en voorwaarden van toepassing.

Bijgesloten overeenkomst (4) is van toepassing op deze aanbesteding. Bijlage 5 Integriteits- en geheimhoudingsverklaring, is op deze overeenkomst van toepassing.

De handelsnaam en relatienummer die op het ingediende uittreksel van de Kamer van Koophandel vermeld staat en waarmee de leverancier zich inschrijft voor kwalificatie, dient te corresponderen met de facturerende organisatie.

Leverancier dient te handelen namens de bepalingen zoals opgenomen in artikel 8 van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI). Leverancier bevestigt hier naar te handelen.

Om arbeidskrachten ter beschikking te stellen voor Gemeente Amsterdam dient uw organisatie in het kader van de wet Waadi geregistreerd te staan bij de Kamer van Koophandel. Om te controleren of deze registratie voor u van toepassing is doe de Waadi check. Voor meer informatie kijk op: Kvk uitlenen van personeel.

U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Voor een objectieve referentie mag de inschrijver zichzelf niet als referent opgeven. Let op: de referent dient op de hoogte te zijn.

De verdeling van de punten voor de score op tarief wordt als volgt berekend: de inschrijver met het laagste tarief krijgt het maximale aantal punten. De score van de overige offertes wordt gerelateerd aan het laagste tarief op basis van percentuele afwijking.

Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen.

Er geldt een maximum uurtarief conform het actuele bezoldigingsmaximum per uur zoals bepaald in de WNT waarbij maximaal 36 uur per week mag worden gefactureerd; EN - De contractwaarde over 12 maanden is maximaal gelijk aan de actuele WNT-norm.

Inschrijver heeft bij het kwalificeren (toelating) voor het Dynamisch Aankoop Systeem van de gemeente haar bedrijfsgegevens almede de Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (UEA), het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de bedrijfsverzekeringspolis ingediend. In paragraaf 2.4.1 en 2.4.2 van de Leidraad Externe Inzet gemeente Amsterdam (AFI-2023-0360) is hierover informatie en bepalingen opgenomen. Alle in het Dynamisch Aankoop Systeem ingevulde bedrijfsgegevens alsmede de UEA, de meest recente versie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel en de bedrijfsverzekeringspolis dienen bij het indienen van deze offerte up-to-date te zijn.

Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender.