Financieel Projectondersteuner – Opvang Oekraïne

Opdrachtomschrijving

Gemeente Achtkarspelen biedt sinds 2022 opvang aan ontheemden uit Oekraine. Deze opvang vereist een betrouwbare financiele administratie, transparante verantwoording en nauwe samenwerking met betrokken partijen. Team Nieuwkomers valt organisatorisch onder de teamleider Beleid & Advies Ruimte en Sociaal. In het team werken we met betrokken collegas aan een veilige, zorgvuldige en doelmatige uitvoering van de opvang. Voor dit onderdeel zoeken we een financieel projectondersteuner die zorgt voor overzicht, kwaliteit en continuiteit in de financiele processen en werkzaamheden verricht ter ondersteuning van de projectleider(s).

Doelstellingen

Als financieel projectondersteuner ondersteun je de projectleiders bij de financiele en administratieve processen rondom de opvang van Oekraiense ontheemden. Je zorgt dat begrotingen, verantwoordingen en rapportages correct en tijdig worden opgeleverd en denkt proactief mee over het efficient organiseren van de financiele administratie en het inzichtelijk maken van cijfers. Je bent analytisch sterk, werkt zorgvuldig en voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin veel in beweging is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het opstarten, uitvoeren en coordineren van de SISA-verantwoording van de geldstromen binnen project Nieuwkomers.
• Aanvragen van subsidies en financiele regelingen in afstemming met de projectleider(s).
• Bijhouden van ontwikkelingen in (financiele) regelgeving en signaleren van relevante gevolgen voor de gemeente.
• Opstellen van begrotingen en (financiele) overzichten voor het project Nieuwkomers.
• Verzamelen en verwerken van informatie voor het kostprijsonderzoek Opvang Oekraine.
• Mede uitvoeren van de processen Leefgeld en Eigen Bijdrage, inclusief het opstellen van informatiebrieven over deze onderwerpen naar bewoners.
• Vergelijken van BRP-registraties aan bewonerslijsten en in afstemming met woonbegeleiding en burgerzaken de verschillen oplossen.
• Ondersteunen bij financiele afrekeningen en input geven voor begrotingsteksten.

• Inschrijving uitsluitend mogelijk voor partijen die personeel in loondienst beschikbaar stellen.
• Zelfstandigen zonder personeel (zzpers), evenals BV's met enkel een directeur-grootaandeelhouder, komen niet in aanmerking voor deze opdracht.
• Inschrijvingen via detacheringsbureaus, brokers, uitzendorganisaties of andere intermediairs die zzpers aanbieden, kunnen niet worden meegenomen in de beoordeling.
• Kandidaten moeten aantoonbaar in loondienst zijn bij de inschrijvende partij.

Wensen

• Analytisch sterk.
• Werkt zorgvuldig.
• Gevoel voor cijfers, processen en mensen.
• Houdt structuur in een dynamisch werkveld.
• Creeert overzicht.
• Communiceert helder met collegas, projectleiders en externe partners.

Competenties

• Voelt zich thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin veel in beweging is.
• Positieve, proactieve houding.
• Weet collegas en partners op een prettige manier te betrekken en samen resultaten te boeken.

Gemeente Achtkarspelen biedt sinds 2022 opvang aan ontheemden uit Oekraine. Deze opvang vereist een betrouwbare financiele administratie, transparante verantwoording en nauwe samenwerking met betrokken partijen.

Team Nieuwkomers valt organisatorisch onder de teamleider Beleid & Advies Ruimte en Sociaal. In het team werken we met betrokken collegas aan een veilige, zorgvuldige en doelmatige uitvoering van de opvang.

Je maakt deel uit van een betrokken team dat bestaat uit:

• 8 (ambulant) woonbegeleiders
• 2 projectleiders
• 1 financieel projectondersteuner (jij)

Je werkt daarnaast nauw samen met de financiele administratie, de financieel adviseur sociaal domein, burgerzaken en medewerkers van team Werk & Inkomen, onder andere bij de uitvoering van de processen Leefgeld en Eigen Bijdrage en de SISA-verantwoording.

Competenties te toetsen in interviewfase

• Toont initiatief en werkt samen; heeft een positieve en hulpvaardige instelling en denkt in oplossingen;

• Kan goed zelfstandig werken, ook in stressvolle situaties treedt de kandidaat daadkrachtig op;

Het interview

Als Inschrijver in de top 5 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview. Het interview vindt plaats op maandagmiddag 17 november. Tijdens het interview wordt een verificatie gedaan op basis van de aangeboden offerte. Als de verificatie positief is wordt de kandidaat beoordeeld op basis van criteria. De criteria zijn hieronder te raadplegen ter voorbereiding op het interview. Bij de terugkoppeling op de offertes (gunningsbeslissing) worden de resultaten bekendgemaakt in deze applicatie.
Indien er geen klik is, of de kandidaten niet voldoen, houdt de opdrachtgever zich het recht voor om in gesprek te gaan met de kandidaten op plek 6, 7 en 8.

Aanvullende informatie

Inkoopvoorwaarden
- De inkoopvoorwaarden van de gemeente zijn van toepassing tenzij er hier is afgeweken of er op een later moment uitdrukkelijk en schriftelijke door partijen wordt afgeweken. Indien u afwijkingen wilt voorstellen kunt u dat doen middels het stellen van vragen voordat u een offerte indient.
- Uw offerte moet minimaal 60 kalenderdagen geldig zijn, te rekenen vanaf de sluitingsdatum van indiening van de offerte (gestanddoeningstermijn).
- Opdrachtgever behoudt zich het recht voor (delen van) de opdracht niet te gunnen. Aan de genoemde aantallen kan geen rechten worden ontleend.
- Aan de offerte zijn voor de gemeente geen kosten verbonden, ook niet in het geval wordt besloten om niet tot gunning over te gaan. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er niet definitief gegund is, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente. In dat geval is er voor de gemeente ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade dan ook.
- Deze offerteaanvraag met alle bijbehorende documenten is met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks tegenstrijdigheden, onjuistheden, onrechtmatigheden en/of onvolkomenheden in voorkomen, dan vragen wij u dit door middel van het stellen van een vraag via deze applicatie door te geven.

Elektronisch factureren
Wij zijn als overheid vanaf november 2018 verplicht om e-factureren te implementeren. Dit is vastgelegd in de EU-Richtlijn.
Elektronische facturering bij overheidsopdrachten (2014/55/EU).

U factureert elektronisch via Peppol. Peppol is een digitale infrastructuur gebaseerd op open standaarden voor het
eenvoudig en veilig uitwisselen van e-facturen en andere elektronische berichten. Peppol is de nieuwe EU standaard voor elektronisch berichtenverkeer met de overheid.
Meer informatie hoe u dit werkt en hoe u dit kunt doen leest u in de bijlage E-facturatie

CV
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 3 pagina's A4. WerkenInFriesland behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Deze functie is ingeschaald in schaal 8 cao Gemeenten.

Optie tot verlenging van 4 x 6 maanden.