Projectleider Huisvesting

Achtergrond

De Erasmus Universiteit Rotterdam is volop in beweging. Niet alleen in ons onderwijs en onderzoek, maar ook in de wijze waarop we met onze gebouwen en faciliteiten dat onderwijs en onderzoek mogelijk maken.

De Dienst Real Estate and Facilities (RE&F) bereidt het groot onderhoud voor van het Mandeville gebouw. Dat is het grootste kantoorgebouw van de campus. Dit groot onderhoud zal vanaf 2028 plaatsvinden en duurt naar verwachting ongeveer 2 jaar. Vanwege dit project zullen gebruikers verdiepingsgewijs tijdelijk hun werkplekken verlaten, om later weer terug te keren.

De EUR grijpt deze operatie aan om het kantoorgebruik binnen het gebouw anders te organiseren. We introduceren een vorm van werkplek delen, waardoor het kantoorgebruik per fte wordt verkleind en we ruimte overhouden voor nieuwe initiatieven.

We zoeken een projectleider huisvesting die met de bestaande en nieuwe gebruikers in gesprek gaat over hun huisvestingsbehoefte en die vervolgens het proces begeleidt om faculteiten en afdelingen op hun nieuwe plek in het gebouw te huisvesten.

De opdracht start per 1 september 2025 en loopt tot uiterlijk 1 september 2026, dus voor de duur van 12 maanden. De maximale spend van de opdracht inclusief verlengingen is 180.000 euro.

Functie-/opdrachtomschrijving

De EUR is op zoek naar een projectleider huisvesting.

Als projectleider huisvesting word je verantwoordelijk voor project 'gebruik Mandeville'.

Dit project heeft als doel het samenbrengen van de gebruikerswensen van huidige en toekomstige gebruikers van het Mandeville gebouw met de bouwkundige en financiële mogelijkheden, met als concreet eindresultaat een inrichtingsplan, een financiële onderbouwing en een fasering.

Enerzijds faciliteert de projectleider huisvesting het gesprek met de gebruikers, anderzijds stemt het de bouwkundige, technische en financiële aspecten af met collega's binnen dienst Real Estate and Facilities.

Naast deze projectleider huisvesting is er ook een technisch projectleider bij onze dienst, die verantwoordelijk is voor het groot onderhoud project en waarmee de projectleider huisvesting nauw samenwerkt.

Hiertoe moet onder leiding van het afdelingshoofd Strategy (gedeeltelijk gedelegeerd aan accountmanager kantoren, uit dezelfde afdeling):

• het gesprek worden aangegaan met medewerkers en board van de gebruikers (faculteiten, bv's) over huisvestingswensen, op basis van het bestaande ruimtegebruik, resulterend in een ruimtelijk programma van eisen, conform een over-all ruimtelijke norm voor het gebruik van kantoren.

• het gesprek worden aangegaan over de mate waarmatch tussen dit ruimtelijk programma van eisen en de een over-all huisvestingsnorm.

• vlekkenplannen worden ontwikkeld om de faculteiten en bv's te doen passen op de verdiepingen van Mandeville.

• de financiële consequenties van de nieuwe inrichting (laten) doorrekenen.

• de afstemming en besluitvorming organiseren voor een voor alle gebruikers en CvB acceptabel scenario (incl. financiën).

Dit project wordt uitgevoerd door de dienst Real Estate and Facilities, in nauwe samenwerking met de bestaande en toekomstige gebruikers.

Als projectleider huisvesting rapporteer je aan het afdelingshoofd Strategy en ressorteer je hiërarchisch onder de directeur van Real Estate and Facilities. Voor de eisen aan het profiel zie verder onder competenties.

Kandidaat profiel

• Voert zelfstandig werkzaamheden uit binnen een gekaderd werkgebied gebied. Signaleert en rapporteert voortgang en afwijkingen en heeft beperkte leidinggevende verantwoordelijkheden (1-5 fte)

• De EUR staat het voor deze Opdracht niet toe om rechtstreeks op ZZP-basis aan te bieden en een kandidaat te werk te stellen. ZZP'ers kunnen alleen via een intermediair worden aangeboden.

• Kennis en ervaring:

  • Aantoonbare kennis en ervaring met het vertalen van huisvestingsbehoefte naar bouwkundige mogelijkheden en financiële consequenties en vice versa.

  • Meerjarige ervaring als projectleider huisvesting binnen een complexe, academische context.

  • In staat om zich te verbinden met zowel gebruikers als bouw- en facilitaire partijen (projectleiders, aannemers, architecten, verhuurder).

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau.

  • Aantoonbare relevante werkervaring binnen de publieke sector, bij voorkeur binnen het Hoger Onderwijs;

  • Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels (CEFR B2).

1. Opdrachtnemer en daarmee de kandidaat conformeren zich aan alle geldende eisen en voorwaarden zoals gesteld in hoofdstuk 2 van deze Bijlage.

2. De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Met als startdatum voor het volledige aantal uren per week, uiterlijk één maand na de genoemde startdatum i.v.m. een mogelijke opzegtermijn.

3. De gevraagde kennis en ervaring is gebundeld in één enkele kandidaat.

4. De kandidaat heeft minimaal 3 jaren aantoonbare relevante werkervaring binnen de publieke sector, bij voorkeur binnen het Hoger Onderwijs.

5. De kandidaat heeft ervaring met introduceren van flexibel kantoorgebruik bij medewerkers die dat voorheen nog niet deden.

6. De kandidaat heeft ervaring met het verandertrajecten binnen organisaties en kan specifieke ervaring overleggen in projectleiding en communicatie richting medewerkers om verandering te bereiken.

7. De kandidaat heeft minimaal 5 projecten zelfstandig uitgevoerd op het gebied van huisvesting van onderwijspartijen of andere kennisintensieve organisaties in de rol van projectleider huisvesting.

8. De kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.

9. De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal een bouwkundige of facilitaire opleiding.

10. De kandidaat heeft een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor de Engelse taal geldt minimaal beheersing conform CEFR-niveau B-2.

11. Het maximum uurtarief voor deze opdracht is € 125 exclusief btw.

12. Het door u aangeboden uurtarief is een all-in tarief en is niet uitputtend - inclusief reis-(en indien van toepassing) verblijfskosten, bureaukosten, parkeerkosten, et cetera. Reistijd is geen gewerkte tijd en mag niet gefactureerd worden.

Wensen

13. Subgunningscriterium 1: 'Kennis en Ervaring'
    700 Punten

    Bewijsstukken:
    Voor subgunningscriterium 1 'Kennis en Ervaring' levert u de volgende bewijsstukken¹ aan²:

    1. De CV van de kandidaat. Het CV bestaat uit maximaal twee (2) A4 en wordt ingediend in PDF-format.

    2. En een omschrijving van de motivatie, kennis en ervaring van de kandidaat in relatie tot de functie-/opdrachtomschrijving van deze Opdracht, het functieprofiel, de geschiktheid van de kandidaat en vergelijkbare opdrachten waarmee de gevraagde kennis, ervaring en zelfstandigheid wordt aangetoond. Deze omschrijving bevat maximaal twee (2) A4.

       • In deze omschrijving dient u de gevraagde kennis en ervaring duidelijk te omschrijven per aspect, en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden (bijvoorbeeld vergelijkbare projecten) en situaties en de rol die kandidaat hierin had.

       Let op! De beoordelingscommissie baseert haar oordeel niet alleen op het CV. Wordt een wens met bijbehorende aspecten niet duidelijk en concreet beschreven, dan gaat dit ten koste van uw score op dit subgunningscriterium.

    Omschrijving:
    De aangeboden kandidaat beschikt over de kennis en ervaring zoals omschreven in het uitgevraagde functieprofiel en heeft ervaring met vergelijkbare werkzaamheden zoals omschreven in de functie-/opdrachtomschrijving.

    Beoordelingskader:

    • De mate waarin de voorgestelde kandidaat aansluit bij het uitgevraagde functieprofiel, dan wel meer relevante aanvullende kennis en ervaring heeft dan gevraagd in het functieprofiel voor onderhavige Opdracht;

    • De mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring en zelfstandigheid, en dit concreet wordt omschreven en aangetoond;

    • De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het begeleiden van (junior) inkoopadviseurs;

    • De mate waarin de kennis en ervaring van de kandidaat passend is voor de Opdracht;

    • De mate waarin de kandidaat beschikt over relevante, aantoonbare werkervaring;

    • De mate waarin eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar is qua complexiteit, taken en verantwoordelijkheden met onderhavige Opdracht;

    • De mate waarin de ervaring en/of eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar zijn met de organisatieomgeving van de EUR;

    • De mate waarin de omschrijving van de kennis en ervaring van de kandidaat overtuigend is en vertrouwen geeft in een succesvolle invulling van de functie. Hierbij wordt onder andere gelet op kennis en ervaring (relevante eerdere opdrachten bij andere opdrachtgevers in een vergelijkbare rol), de mate waarin en de wijze waarop de kandidaat op de hoogte is en blijft van de benodigde kennis.

    Let op! De EUR kent geen score toe per sub-subcriterium maar beoordeelt het totaalbeeld dat volgt uit de beantwoording van het subgunningscriterium, in aanmerking nemende de desbetreffende onderwerpen.

14. Subgunningscriterium 2: Prijs

    Voor het subgunningscriterium prijs wordt beoordeeld welke Inschrijver de kandidaat heeft aangeboden met het laagste uurtarief. De Inschrijving met de laagste prijs ontvangt de maximale score.

    De score wordt berekend volgens onderstaande formule:

    Score prijs = (Laagste prijs van alle Inschrijvers / Prijs van uw Inschrijving) * maximaal aantal punten voor prijs

    Voor het subgunningscriterium prijs gelden de volgende financiële randvoorwaarden en uitgangspunten:

    • Ten behoeve van Subgunningscriterium Prijs wordt Bijlage 2 Inschrijvingsbiljet ingevuld;

    • Het uurtarief dient te worden opgegeven exclusief BTW;

    • Het uurtarief wordt opgegeven in euro's;

    • Het door u aangeboden uurtarief is een all-in tarief en is niet uitputtend - inclusief reis- (en indien van toepassing) verblijfskosten, bureaukosten, parkeerkosten, et cetera. Reistijd is geen gewerkte tijd en mag niet gefactureerd worden;

    • Indien in Bijlage 1 Inhuurprofiel, eisen en wensen een maximum uurtarief is opgenomen, geldt dit tarief als een plafondbedrag. Dit wil zeggen dat een Inschrijving met een uurtarief > dit plafondbedrag, ongeldig wordt verklaard en deswege terzijde wordt gelegd;

    • Inschrijver dient reële bedragen op te geven; symbolische bedragen, irreële bedragen zijn niet toegestaan.

Competenties

• Uitstekende omgevingssensitiviteit. Kan zich goed verplaatsen in de behoeften en denkwijze van gesprekspartners.

• Weet te verbinden, brengt mensen van diverse achtergrond bij elkaar en creëert gemeenschappelijke visie.

• Een resultaatgerichte houding;

• Een sterk analytisch als bestuurlijk sensitief vermogen, waarmee je in een politiek speelveld knelpunten weet om te buigen naar kansen over verbeteringen;

• Je werkt graag in een team, leg je de verbinding en laat je mensen samenwerken.

• Weet goed om te gaan met weerstand.

• Een zelfstarter, proactief, initiatiefrijk,

• Duidelijk en effectief sturing geven en escaleren wanneer noodzakelijk;

• Kwaliteitsbewustzijn enerzijds maar ook pragmatisme anderzijds staan hoog in het vaandel.

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat 'the Erasmian way'. Meer informatie hierover vind je op www.eur.nl.

Voor deze uitvraag vinden er twee verificatiegesprekken plaats. Deze gesprekken worden gevoerd met de nummer één (1) kandidaat in de ranking op basis van de prijs/kwaliteit beoordeling, waarbij het gesprek mogelijk kan leiden tot een bijstelling van de score voor kwaliteit. De bijstelling vindt plaats als gedurende het gesprek blijkt dat te veel punten aan kennis/ervaring zijn gegeven en/of de beoordeling van de (in de offerteaanvraag benoemde) competenties hiertoe aanleiding geeft. Indien de scores negatief worden bijgesteld, kan dit dus leiden tot een verificatiegesprek met en eventueel gunning aan nummer twee (2) in de ranking.

Uitnodiging voor gesprekken: 15 juli 2025
Verificatiegesprek: 21 juli 2025 om 10.00 uur
Gunningsbesluit: 22 juli 2025

Looptijd Opdracht

• Startdatum Opdracht:
  In overleg per 01 september, uiterlijke startdatum 01 oktober.
  * Indien u een kandidaat aan wilt bieden die op een latere datum kan starten, dan kunt u hier een vraag over stellen in de Nota van Inlichtingen.

• Einddatum Opdracht:
  01 september 2026

• Optie op verlenging:
  De Overeenkomst kan worden verlengd met 2 keer 6 maanden. De optie tot verlenging betreft een eenzijdige optie van de EUR. Eventuele verlengingen dienen schriftelijk te worden bevestigd en vinden altijd plaats onder gelijkblijvende voorwaarden. De EUR behoudt zich het recht voor om bij een verlenging een aanpassing te maken in het aantal uren. Indien niet wordt verlengd, zal de overeenkomst zonder nadere schriftelijke kennisgeving van rechtswege eindigen.

• Uren per week:
  Er wordt een gemiddelde inzet van 3 dagen per week (24 uur) voorzien voor de duur van het project. In de zomermaanden en tijdens het kerstreces verwachten we minder inzet. De adviseur is daarom maximaal 40 weken betrokken.

• Uurtarief: € 125

Bewijsstukken
De volgende bewijsstukken dienen ingeleverd te worden door de winnende Inschrijver:

• Gedragsverklaring Aanbesteden (maximaal twee jaar geldig);

• Verklaring van de belastingdienst (niet ouder dan een half jaar).