Projectondersteuner

Wie zijn wij
BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie voor de 12 provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. BIJ12 zorgt voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen.
Hieraan wordt gewerkt vanuit 4 units:

• Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater)

• Natuurinformatie en Natuurbeheer (NiNb)

• GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen

• Stikstof en Natura 2000
   

Achtergrond Programma Verbetering VHR-monitoring
BIJ12 is opdrachtnemer van het Verbeterprogramma VHR-monitoring (VVM). Hierin wordt gewerkt aan de noodzakelijke en urgente verbeteringen in het landelijk stelsel van natuurmonitoring, informatievoorzieningen en rapportage, die voortkomen uit de gezamenlijke informatiebehoefte van Programma Natuur (PN), Programma stikstofreductie en natuurverbetering (PSn) en het Nationaal Programma Landelijk Gebied (NPLG). De uitvoering daarvan is een opgave voor Provincies en Rijk gezamenlijk.  

De activiteiten in dit programma zijn georganiseerd langs drie inhoudelijke uitvoeringslijnen, die voortkomen uit de verschillende vormen van monitoring:  Uitvoering natuurmaatregelen, Omgevingscondities en Doelbereik. Iedere uitvoeringslijn kent een projectteam. Ieder projectteam coördineert de activiteiten en werkt samen met vertegenwoordigers en experts van de deelnemende organisaties aan de resultaten van het programma. Naast de drie uitvoeringslijnen is in april de start gemaakt met een expertiseteam Data en Informatievoorziening. Het programmamanagement wordt uitgevoerd door een klein programmateam bestaande uit de programmamanager en een programmasecretaris. In totaal bestaat het programmateam nu uit 14 collega’s.

Wat ga je doen?

Als programma-ondersteuner ondersteun je primair de programmamanager en programmasecretaris bij de organisatorische zaken van het Verbeterprogramma en ondersteun je ook de projectleiders op een aantal zaken. Jij zorgt dat afspraken in de agenda’s komen, er een overzicht is van acties en die opgevolgd worden en je zorgt dat documenten goed opgeslagen worden en toegankelijk zijn. Ook regel je de facilitaire zaken van overleggen binnen het programma. Oftewel: je haalt plezier uit overzichten opzetten en bijhouden, organiseren en projectleiders ondersteunen.

Context

Opdrachtgever voor het programma VVM is de Stuurgroep Natuurmonitoring en -informatievoorziening met deelnemers namens de ministeries van LNV, IenW, Defensie en de samenwerkende provincies. De uitvoering daarvan is ondergebracht bij BIJ12. Een programmateam van projectleiders, projectmedewerkers, een projectondersteuner en een programmamanager geven invulling aan het programma, in nauwe samenwerking met een netwerk van medewerkers van de provincies, Rijk en betrokken ketenpartners.

Om de provincies op langere termijn nog beter te kunnen ondersteunen met betrouwbare natuurinformatie, zet BIJ12 in op een programma voor de periode 2024 – 2030 dat is gericht op versterking van bestaande en nieuwe instrumenten voor natuurmonitoring en op verbetering van de samenwerking tussen de partijen die samen invulling geven aan de keten van natuurinformatie.

Functieomschrijving
Wij zijn op zoek naar een programmaondersteuner Natuurmonitoring. Ervaring met interbestuurlijke programma’s is een vereiste, ervaring in het natuur- of provinciaal domein is een pré.

Als programma-ondersteuner werk je nauw samen met de programmasecretaris en de programmamanager.  De nadruk ligt op ontzorgen, ordening, overzicht en plannen en het pro-actief ondersteunen van het gehele programmateam.

Wij zoeken een ondersteuner voor de volgende werkzaamheden:

• Bewaken van afspraken

• Beheren van de programma-mailbox en het beantwoorden van vragen

• Plannen en maken van afspraken inclusief agendamanagement van de programmamanager

• Organiseren van de facilitaire zaken van bijeenkomsten met interne en externe partijen (zaalreservering, catering, beamer en andere benodigdheden)

• Verslagleggen

• Beheren van documenten, verzamelen van informatie en die op de juiste plek op Sharepoint/Teams zetten

• Beheren van Sharepoint/Teams: gebruikers toevoegen, algehele structuur beheren, aanpassingen doen o.b.v. behoeften prorgrammateam, enz.

• Actief bijhouden van de contactenlijst en wie in welke werkgroepen/gremia deelneemt

• Uitvoeren van werkzaamheden ter ondersteuning van communicatie, zoals mailings, nieuwsbrieven

• Programmasecretaris en projectleiders ondersteunen bij inkoopprocessen

• Bijhouden van de programma-administratie, waaronder de financiële administratie

• Pro-actief meedenken en met suggesties komen voor verbeteringen t.a.v. de organisatie van het programma

Aantal uur per week: 32 - 36 uur (deels op locatie van kantoor BIJ12 te Utrecht, deels thuis)
Verlengingsopties van 2 maal 12 maanden.

Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief).