Directiesecretaresse

Wie zijn wij
BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie voor de 12 provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. BIJ12 ondersteunt provincies bij hun werk op het gebied van natuur en informatiesystemen en is opgericht door de provincies als onderdeel van het Interprovinciaal Overleg (IPO). BIJ12 zorgt voor uniformiteit in Optie tot verlenging opmerkingen informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Hieraan wordt gewerkt vanuit 4 units:

• Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater)

• Natuurinformatie en Natuurbeheer

• GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen

• Stikstof en Natura 2000.

Wat ga je doen
Je verricht representatieve werkzaamheden; bent o.a. verantwoordelijk voor het agendabeheer, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten, het verzorgen van correspondentie zoals in- en uitgaande post en tekstverwerkingswerkzaamheden en het bijhouden van relatiebestanden en overige gegevensbestanden, verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook ben je verantwoordelijk voor het opstellen van (management)rapportages en overzichten, het proactief signaleren van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen voor het secretariaat. 

Eisen

• Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 92,50 maximaal € 97,50 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

• De aangeboden kandidaat is akkoord:
  A) Dat deze opdracht voor 36 uur per week wordt uitgevoerd;
  B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;
  C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

• A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

  B) Let op. U dient geen teksten in de velden van het DAS-systeem in te voeren. Deze worden niet meegenomen in de beoordeling.

• Uw kandidaat heeft minimaal een relevante MBO-opleiding afgerond.

• Uitstekende vaardigheid met de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Minimaal 15 jaar werkervaring met management- of directiesecretariaat in de afgelopen 20 jaar.

• Minimaal 2 jaar werkervaring met management- of directiesecretariaat in een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer in de afgelopen 10 jaar.

• Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit. Prijs maximaal 300 punten en Kwaliteit maximaal 700 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

  A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/0

  • Biedt ondersteuning

  • Flexibiliteit

  • Omgevingssensitiviteit

  • Representatief, visitekaartje

  • Hoge mate van vertrouwelijkheid en integriteit

  • Accuraat

  • Proactief

  B. Vaardigheden 250/125/0 -

  • Onderscheid hoofd en bijzaken

  • Stelt prioriteiten

  • Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.

  • Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken

  • Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

  • Kunnen schakelen op verschillende niveaus

  • Presteren onder druk C.

  C. Kennis 250/125/0

  • Werk-/denkniveau

  • Relevante opleiding en ervaring in dezelfde of sterk vergelijkbare functie

  • Uitstekende vaardigheden met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) pakket

  • Ervaring met het werken binnen de provinciale sector

  • Kennis van opstellen (management)rapportages en overzichten