Senior managementassistent / directieassistent

Organisatie
De BEL Combinatie is een uniek samenwerkingsverband tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In deze constructie zijn de drie gemeenten zelfstandig en maken ze alle drie gebruik van één grote, professionele en flexibele ambtelijke organisatie, de BEL Combinatie. Wij werken vanuit de volgende vier kerncompetenties: Professionaliteit, Openheid, Samenwerken en Publiek Ondernemerschap.

Opdracht
Als managementassistent ben je de spin in het web en ondersteun je de directeur, de directiesecretaris en het managementteam bij alle voorkomende secretarieel administratieve en ondersteunende werkzaamheden, zoals agendabeheer en de (digitale) administratie. Je zorgt ervoor dat afspraken goed op elkaar aansluiten en dat alle documenten daarvoor compleet verwerkt zijn in de digitale vergadersystemen. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en verslaglegging van vergaderingen en bewaakt de voortgang van afspraken. Je verzorgt bijeenkomsten, ondersteunt bij representatieve taken en draagt zorg voor het publiceren van documenten op intra- en internet.

Vereisten/ knock-outcriteria
1. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.  
2. Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als senior managementassistente / directieassistent;
3. Aantoonbare opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeentelijke instelling;
5. Een maximum uurtarief van €96,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare kennis van Corsa, Ibabs en Topdesk (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv) (40 punten);
7. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als senior managementassistente / directieassistent binnen een gemeente (50 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Excel (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv) (10 punten);

Competenties

• Goede communicatieve & contactuele eigenschappen;

• Empathisch vermogen;

• Vakbekwaam;

• Creatief probleemoplossend vermogen;

• Gesprekspartner;

• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en grote betrokkenheid;

• Enthousiaste en positieve instelling;

• Optimaliseren van de onderlinge samenwerking;

• Integer.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag en vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 28 augustus 2024 van 09.00 -10.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 26 augustus 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De BEL Combinatie vraagt bij elke nieuwe opdracht én elke verlenging om een nieuwe Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De VOG aanvraag dient binnen 24 uur na gunning te worden aangevraagd (LET OP: Flextender faciliteert hierin).

• De NAW-gegevens én integriteitsverklaring dienen binnen 24 uur na gunning ingevuld én ondertekend bij Flextender te worden aangeleverd.

• De overeenkomst dient door alle partijen ondertekend te zijn alvorens de kandidaat kan starten.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor de BEL Combinatie komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.