Kan Artificial Intelligence bruikbaar zijn voor informatiemanagement?

Artificial Intelligence (AI) wordt steeds meer gebruikt in verschillende sectoren. Informatiemanagement is daarop geen uitzondering. AI heeft de potentie om processen binnen een organisatie te optimaliseren, productiviteit te verbeteren en de kwaliteit van beslissingen te verhogen. In dit artikel haal ik kort enkele ontwikkelingen op het gebied van AI aan die mogelijk interessant zijn voor informatiemanagement.

Automatiseren van processen
Een van de belangrijkste toepassingen van AI in informatiemanagement is het automatiseren van processen. Door middel van machine learning kunnen organisaties repetitieve, maar ook complexe taken automatiseren en daarmee versnellen, zoals het categoriseren van informatie door bijvoorbeeld het automatisch toekennen van metadata en het identificeren van belangrijke gegevens. Een voorbeeld hiervan is privacygevoelige informatie herkennen voor het lakken van documenten. Het automatiseren van deze processen kan helpen met het bijbenen van achterstanden die ontstaan door grote veranderingen zoals wetgeving en het snel toenemen van de hoeveelheid bestanden waar organisaties mee te maken hebben. Vooral omdat overheidsorganisaties veel werk hebben aan het wettelijk op orde houden van hun informatiehuishouding na de invoering van de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook kan het helpen om informatie beter vindbaar, toegankelijker, beter beschikbaar, leesbaarder, interpreteerbaar, betrouwbaarder en toekomstbestendiger te maken en te houden. Dit zijn eisen (Duto-eisen) voor informatiehuishouding die voor overheidsorganisaties gelden.

Chatbots en virtuele assistenten
Chatbots en virtuele assistenten zijn inmiddels geen nieuwigheid meer, maar hun toepassingen blijven zich ontwikkelen en uitbreiden. Virtuele assistenten kunnen informatiemanagers ondersteunen bij het zoeken en vinden van informatie. Ze kunnen bijvoorbeeld helpen door als aanvulling op het sparren met een collega of een leidinggevende mee te denken over het oplossen van problemen door te komen met tips over verschillende tools of andere oplossingen. Hierbij moet wel in het achterhoofd gehouden worden dat er geen privacygevoelige of andere gevoelige informatie wordt gedeeld met extern beheerde software. Het is namelijk niet altijd duidelijk welke mensenogen de informatie krijgen te zien die gevoed wordt aan extern beheerde software. Verder is het slim om alle informatie die chatbots en virtuele assistenten geven te factchecken, omdat het ook niet altijd duidelijk is waar deze modellen hun informatie vandaan halen.

Geautomatiseerde besluitvorming
Een andere toepassing van AI in informatiemanagement is geautomatiseerde besluitvorming. Door middel van machine learning kunnen computersystemen patronen herkennen in grote hoeveelheden gegevens en voorspellingen doen over toekomstige gebeurtenissen. Dit kan organisaties helpen bij het identificeren van potentiële problemen en het kan handig zijn om inspiratie op te doen bij het nemen van beslissingen. Ook hier moet weer goed opgelet worden met gevoelige informatie. Voor dit doel is een gesloten systeem binnen eigen beheer aan te raden.

Beveiliging
AI kan ook worden gebruikt om de beveiliging van informatie te verbeteren. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om verdachte activiteiten te detecteren en om de toegang tot gevoelige informatie te beperken. Door het gebruik van machine learning kunnen computersystemen continu leren en zichzelf aanpassen aan veranderende omstandigheden, wat erg handig kan zijn gezien de snelle ontwikkelingen in computertechnologie.

Wat zijn de kanttekeningen?
Ik heb hierboven al besproken dat je voorzichtig om moet gaan met het gebruiken van gevoelige informatie in het kader van de AVG en met andere bedrijfsvertrouwelijke informatie in extern beheerde software. Ook is genoemd dat je informatie die je vergaart via online toegankelijke AI altijd beter kan factchecken. Naast dit speelt er nog het issue van plagiaat en arbeid die gebruikt is om de technologie die je gebruikt tot stand te brengen. Een voorbeeld hiervan is de chatbot ChatGPT van OpenAI. Omdat het lastig is om te achterhalen waar dit soort taalmodellen hun informatie vandaan halen is er een risico dat de informatie die getoond wordt auteursrechtelijk beschermd is. Gebruik deze technologie dan ook alleen als inspiratie en neem teksten niet letterlijk over als je het risico op plagiaat wilt voorkomen. Verder spelen er ethische kwesties rondom het gebruik van goedkope arbeidskrachten door bedrijven die AI diensten aanbieden die in het achterhoofd gehouden moeten worden als de technologie gebruikt wordt. In dit artikel van Time is beschreven hoe OpenAI gebruikt heeft gemaakt van goedkope arbeid in Kenya: artikel Time. Deze issues spelen niet of minder als er gebruik wordt gemaakt van tools die alleen gebruik maken van informatie die de organisatie die de software gebruikt zelf geproduceerd heeft. Organisaties kunnen hierbij natuurlijk ook verdere informatie waar die organisatie toegang tot heeft voeden aan de zelf beheerde tool om tot betere resultaten te komen.

AI heeft het potentieel om informatiemanagement aanzienlijk efficiënter te maken en organisaties te helpen bij het nemen van betere en snellere beslissingen. Het kan processen automatiseren, voorspellende analyses doen, besluitvorming verbeteren en de beveiliging van informatie verbeteren. Het is belangrijk dat organisaties de mogelijkheden van AI blijven onderzoeken om eventueel repetitieve werkzaamheden te kunnen automatiseren. Tegelijkertijd is het essentieel om te zorgen voor een evenwicht tussen de voordelen van AI en de bescherming van privacy, beveiliging en ethische kwesties. Alleen dan kunnen we ervoor zorgen dat AI een positieve impact heeft op de samenleving.