4 tips als projectmanager in de IT - Project in vertraging

Je weet hoe het gaat: je IT-project ondervindt vertraging. De belangstelling voor je project neemt af en voordat je het weet, moet je opnieuw draagvlak creëren bij het management en anderen. Gelukkig kun je met deze vier tips voorkomen dat je project stilvalt.

Je had steun geregeld en was aanwezig op de agenda's van managementbijeenkomsten. Je hebt bij alle betrokkenen benadrukt waarom jouw project zo essentieel is en waarom de benodigde capaciteit onmisbaar is. Je projectteam was helemaal gereed. Maar dan ontstaat er een onverwacht probleem buiten je controle, waardoor de planning in de war raakt en deadlines verschuiven. Irritant, maar niet onoplosbaar.

In elk project kunnen onverwachte vertragingen optreden. Mensen kunnen wegvallen, leveranciers kunnen capaciteitstekorten hebben, of technische problemen kunnen voorkomen. Wat de reden ook is, zorg ervoor dat je project niet zomaar eindigt.

Vertragingen kunnen leiden tot afnemende aandacht van management en medewerkers, waardoor het project zijn momentum verliest. Hoe kun je dit voorkomen?

1. Blijf communiceren over het project
   Wees transparant over de situatie en benoem de uitdagingen. Vier zowel successen als fouten, en gebruik humor om leermomenten te benadrukken.

2. Gebruik de extra tijd:
   Besteed de extra tijd aan zaken waar je anders later mee zou beginnen. Bereid je grondig voor, bijvoorbeeld op nieuwe wet- en regelgeving.

3. Houd vast aan de oorspronkelijke scope (agile)
   Weersta de verleiding om extra functies toe te voegen. Als het mogelijk is, ga live met een solide basis en voeg nieuwe onderdelen later toe.

4. Stel deadlines alleen uit als het echt nodig is
   Breng slecht nieuws op een doordachte manier. Wees zeker van je zaak en communiceer duidelijk de gevolgen van het uitstel.

Heb je vragen over het laten slagen van je IT-project binnen de organisatie, het organiseren van adoptie, het creëren van draagvlak, of heb je gewoon extra capaciteit nodig? Neem dan gerust contact op met Daan van Dun (daan.vandun@kbenp.nl).