Beleidsadviseur

Opdrachtomschrijving

Doelstellingen

Werkzaamheden en Resultaatgebieden

1. Beleidsbibliotheek
   • Inrichten en beheren van een centrale beleidsbibliotheek.
   • Zorgen voor een overzichtelijke en toegankelijke structuur.
   • Implementeren van procedures voor het toevoegen, verwijderen en actualiseren van documenten
   • Samenwerken met ICT voor technische ondersteuning (ECM).
2. Beleidsstructuur
   • Identificeren van beleidsbeheerders per afdeling.
   • In samenspraak met het betreffende afdelings-MT de beleidsbeheerder als rol binnen de afdeling (laten) benoemen
   • Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders en afdelingen.
   • Vastleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden van beleidsbeheerders.
3. Communityvorming
   • Organiseren en faciliteren van een actieve community van beleidsmakers/beleidsbeheerders binnen de organisatie.
   • Stimuleren van kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen beleidsmakers.
   • Bevorderen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en actualiteit van beleid.
   • Begeleiden beleidsmakers bij gebruik format.
4. Kwaliteitsborging
   • Toetsen van aangeleverde beleidsdocumenten op actualiteit en relevantie.
   • Signaleren van afwijkingen en agenderen van knelpunten bij DO/RvB en Compliance Informen.
   • Zorgen voor naleving van procedures conform beleidswerkprocessen
5. Training en ondersteuning
   • Organiseren van instructies en trainingen voor beleidsbeheerders en eindgebruikers, in samenwerking met de Vitens Academy
6. Opschoning en migratie
   • Coordineren van het opschonen van SharePoint in samenwerking met de beleidsbeheerders van de afdelingen.
   • Migreren van relevante beleidsdocumenten naar de centrale bibliotheek.
   • Inrichten van standaard versiebeheer beleidsdocumenten
7. Continue verbetering
   • Evalueren van processen en doen van verbetervoorstellen.
   • Monitoren van gebruik en effectiviteit van de beleidsbibliotheek.

Randvoorwaarden

• De kwartiermaker heeft mandaat om afdelingen te benaderen en samenwerking te initieren.
• Er is een back-up persoon beschikbaar voor toegang tot de beleidsbibliotheek.
• ICT en communicatie zijn betrokken als ondersteunende partners.
• S&L als richtinggevende partner betrekken

Rapportage en overleg

• Tweewekelijkse voortgangsrapportage aan de opdrachtgever (en PAB).
• Maandelijks overleg met betrokken stakeholders.

Bij voldoende aanbiedingen sluit de aanvraag eerder i.v.m snelle start