Senior Projectsecretaris TGJ en AW

Organisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• Verbeteren van de dienstverlening;

• Een efficiënte en wendbare organisatie;

• Anticiperen op de toekomst.

Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd
Het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) bouwt mee aan een lerend jeugdstelsel dat kinderen en jongeren in Nederland helpt gelukkig en veilig op te groeien. Het OZJ ondersteunt initiatieven in het hele land die bijdragen aan vernieuwing en verbetering van de jeugdhulp, en helpt mee aan kennisuitwisseling, samenwerking en innovatie. Meer informatie over het OZJ is hier te vinden.

Programma Transformatie Gesloten Jeugdhulp
Jongeren die jeugdzorg nodig hebben – ook jongeren met een intensieve zorgbehoefte - ontvangen de meest passende, liefdevolle zorg en onderwijs in een zo thuis mogelijke omgeving. In de hervormingsagenda Jeugd 2023-2028 hebben cliëntenorganisaties, jongerenvertegenwoordigers, professionals, aanbieders, gemeenten en het Rijk (de genoemde vijfhoek) afgesproken in te zetten op het voorkomen van residentiële jeugdhulp om te zorgen dat jeugdigen die jeugdhulp nodig hebben zo thuis mogelijk kunnen opgroeien. Waar residentiële jeugdhulp toch nodig is, is deze zo thuis mogelijke, regionaal georganiseerd en kleinschalig. Kleinschaligheid biedt meer kans op een veilig en positief leefklimaat, maatwerk en onvoorwaardelijk wonen. De ambitie die hierbij voor de gesloten jeugdhulp geldt is dat alle gesloten jeugdhulp in 2025 kleinschalig en regionaal georganiseerd is en dat we in 2030 zo dichtbij mogelijk bij nul gesloten plaatsingen zijn. Hierbij vindt de kern van de af- en ombouw van de gesloten jeugdhulp en de opbouw van alternatieven plaats in het landsdeel.

Opgave transformatie gesloten jeugdhulp:
Met de transformatie gesloten jeugdhulp gaat het om de af- en ombouw van de gesloten jeugdhulp en de opbouw van volwaardige alternatieve vormen van zorg, onderwijs en (woon)voorzieningen. De afgelopen jaren zijn al meer dan 1000 plaatsen gesloten jeugdhulp afgebouwd. Ook voor de jongeren die nu nog in de gesloten jeugdhulp verblijven moet betere zorg en passend onderwijs worden georganiseerd, zodat ook de laatste 500 gesloten plaatsen op een goede manier kunnen worden afgebouwd.

Landelijke regie transformatie gesloten jeugdhulp:
Vanuit de landsdelen is de vraag gekomen meer landelijke regie te voeren op de transformatie. Het af- en ombouwen van zorg voor zeer kwetsbare jongeren vereist een goed samenspel waarin partijen (boven)regionaal afhankelijk van elkaar zijn. Er moet immers genoeg goede hulp voor deze jongeren blijven. Veel partijen zijn betrokken, veel acties worden ondernomen en het is cruciaal dat overzicht wordt gehouden en wordt gemonitord over het geheel zodat jongeren de hulp krijgen die ze nodig hebben.

Drie opdrachtgevers (VWS, VNG en Jeugdzorg NL) hebben afgesproken een gezamenlijk programmateam in te stellen om deze landelijke regie te voeren.

Aanpak Wachttijden
Wachttijden in de jeugdzorg bestaan al jaren. De groeiende zorgvraag en huidige knelpunten in de jeugdzorg leiden tot lange wachttijden, met ernstige gevolgen voor kinderen en jongeren. Deze wachttijden verergeren hun klachten, vertragen hun ontwikkeling en belemmeren daarmee hun toekomstkansen. Deze wachttijden kunnen duurzaam worden teruggedrongen als structureel wordt gekeken wat de onderliggende oorzaken zijn van wachttijden en niet enkel te focussen op symptoombestrijding.

Het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) heeft van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de opdracht gekregen om jeugdzorgregio’s te ondersteunen bij het terugdringen van wachttijden in de jeugdzorg op basis van goed inzicht en overzicht. Het OZJ heeft hiervoor Aanpak Wachttijden opgezet. Dit team kan tot en met 2025 jeugdzorgregio’s ondersteunen die met wachttijden aan de slag willen.

We werken aan de doelstelling in jeugdregio’s omdat wachttijden voortkomen uit een complex geheel van onderling samenhangende factoren. Wachttijden ontstaan namelijk door onderliggende oorzaken die (lokaal of regionaal) kunnen verschillen, waardoor er geen ‘quick fix’ of uniforme oplossing is. Om de oorzaak van wachttijden duurzaam aan te pakken is een regionale werkwijze nodig waarmee een wezenlijke en blijvende verandering teweeg wordt gebracht in het systeem.

AW ondersteunt regio’s vanuit de onderstaande principes:

• Aansluiten bij de behoefte

• Aansluiten bij de regio

• Vraagverheldering

• Leefwereld centraal

• Gezamenlijk beeld vormen

• Samen beslissen en samenwerken

• Stapsgewijze verbetering: groot denken en klein doen

• Actie boven analyse

• Focus op ketenimpact

Om vanuit deze principes in de praktijk te kunnen werken, hebben we binnen Aanpak Wachttijden een interdisciplinair team en werken we daarnaast samen met een gevarieerd netwerk van betrokkene met expertise op het terrein van bestuurskunde, social design, mediation, procesbegeleiding en deskundigen rond inhoud van zorg. Zie ook de voortgangsrapportage Voortgangsrapportage Aanpak Wachttijden 2024 | Rapport | voor Jeugd & Gezin
https://www.voordejeugdenhetgezin.nl/documenten/rapporten/2024/10/25/voortgangsrapportage-aanpak-wachttijden-2024

Omschrijving van de opdracht
Wij zoeken een senior programmasecretaris die samen met de programmasecretaris OZJ en GO de coördinerende en regisserende rol binnen TGJ en Aanpak Wachttijden op zich neemt.

Een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het programma OZJ breed, met specifieke focus op de programma’s Transformatie Gesloten Jeugdbescherming (TGJ) en Aanpak Wachttijden. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch vermogen, houdt overzicht in complexe trajecten en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen én buiten het programma.

Als senior programmasecretaris vervul je een spilfunctie in het programma. Je coördineert en stuurt het programmasecretariaat aan, en zorgt voor een goede inrichting van de processen. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het secretariaat en begeleidt het team in prioriteitenstelling, planning en uitvoering. Daarbij waarborg je dat afspraken helder zijn en zorgvuldig worden opgevolgd.

Je monitort de voortgang van de lopende projecten en programma’s, signaleert tijdig knelpunten en draagt zorg voor het realiseren van de afspraken uit het plan van aanpak. Je stelt voortgangsrapportages op, houdt actie- en besluitenlijsten bij en analyseert (door)ontwikkelingen ter ondersteuning van sturing en verantwoording. Ook ben je verantwoordelijk voor de juridische aspecten binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.

Je brengt structuur aan in het bredere team van het OZJ en faciliteert de randvoorwaarden voor samenwerking en uitvoering. Je creëert en onderhoudt processtructuren die samenwerking tussen stakeholders bevorderen, zowel intern als extern. Als procesregisseur coördineer, initieer en activeer je trajecten, bijvoorbeeld beleidsprocessen, bijeenkomsten en events, en zorg je voor een samenhangende en efficiënte uitvoering.

Daarnaast werk je nauw samen met de programmamanagers van OZJ, TGJ en Aanpak Wachttijden. Je houdt ontwikkelingen in het bredere netwerk actief in de gaten, speelt daarop in en weet complexe vraagstukken inzichtelijk te maken. Je hebt oog voor de samenhang tussen centrale beleidskaders en decentrale uitvoeringspraktijken en weet deze werelden met elkaar te verbinden.

In samenwerking met de communicatieadviseur stel je een communicatieplan op en bewaak je de uitvoering ervan. Je verzorgt de inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, rapportages en presentaties, en waarborgt heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders.

Kortom, je bent een stevige organisator én procesregisseur in één persoon, die met overzicht, gevoel voor verhoudingen en inhoudelijke scherpte bijdraagt aan de voortgang en effectiviteit van het programma.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Eerste aanspreekpunt voor en coaching van het programmasecretariaat; aanbrengen van structuur, helder uitzetten en zorgvuldig monitoren van afspraken.

• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat en zorgen voor een goede inrichting van de ondersteunende processen.

• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en programma’s (OZJ, TGJ, Aanpak Wachttijden).

• Opstellen van voortgangsrapportages, analyseren van ontwikkelingen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten.

• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak.

• Faciliteren van randvoorwaarden, structuur en samenwerking binnen het bredere programmateam.

• Initiëren, coördineren en activeren van trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, bijeenkomsten, events).

• Creëren van processtructuren die samenwerking en afstemming tussen interne en externe stakeholders bevorderen.

• Zorgvuldig voorbereiden van overleggen en bewaken van een tijdige opvolging van acties.

• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.

• Afstemming en samenwerking met programmamanagers, strategisch adviseurs en betrokken netwerkpartners.

• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en anticiperen op relevante ontwikkelingen.

• Inzichtelijk maken van complexe vraagstukken, met oog voor beleidskaders én uitvoeringspraktijk.

• Opstellen en bewaken van een communicatieplan (in samenwerking met de communicatieadviseur).

• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, presentaties en rapportages.

• Zorgen voor heldere, consistente en doelgerichte communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders.

• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en het versterken van de netwerksamenwerking.

Resultaat van de opdracht
De programmasecretaris heeft gezorgd voor een duidelijke structuur binnen het programma OZJ, evenals binnen de specifieke programma’s TGJ en Aanpak Wachttijden. Hierdoor verlopen processen efficiënter, zijn rollen en verantwoordelijkheden helder belegd en wordt bestuurlijke besluitvorming beter voorbereid en ondersteund.

Het programmasecretariaat functioneert als een goed georganiseerd en effectief aangestuurd team. Dit heeft geleid tot een soepele samenwerking binnen het programmateam en met externe partners. De planning en voortgang van onderliggende projecten zijn zorgvuldig bewaakt, met tijdige signalering van knelpunten en duidelijke prioritering. Voortgangsrapportages en actie- en besluitenlijsten zijn systematisch opgesteld, afgestemd en ingebracht in de bestuurlijke cyclus, wat heeft bijgedragen aan transparante en goed onderbouwde besluitvorming.

De programmasecretaris heeft daarnaast gezorgd voor een overzichtelijke en toegankelijke mappenstructuur en voor een verbetering van werkprocessen, met specifieke aandacht voor juridische randvoorwaarden en privacyregelgeving. Dit versterkt de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de uitvoering.

In de rol van procesregisseur zijn diverse trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, events en netwerksessies) inhoudelijk en organisatorisch voorbereid en gecoördineerd. Deze bijeenkomsten droegen bij aan verbinding en afstemming tussen beleid, uitvoering en strategische partners.

Ook op het vlak van communicatie is resultaat geboekt. In nauwe samenwerking met de communicatieadviseur is een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd, met inhoudelijke input voor interne updates, nieuwsbrieven, rapportages en presentaties. De communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders was helder, consistent en afgestemd op de behoeften van verschillende doelgroepen, wat het draagvlak en de zichtbaarheid van het programma heeft vergroot.

Dankzij deze inspanningen is niet alleen de operationele slagkracht van het programma OZJ versterkt – en in het bijzonder van TGJ en Aanpak Wachttijden – maar is ook een solide basis gelegd voor verdere doorontwikkeling, borging en bestendiging van resultaten in een bestuurlijke en netwerkgerichte context.

Samengevat:

• Heldere structuur binnen OZJ, TGJ en Aanpak Wachttijden zorgt voor efficiëntere processen en betere ondersteuning van besluitvorming.

• Programmasecretariaat functioneert effectief met duidelijke rolverdeling, sturing en goede samenwerking.

• Voortgang van projecten is zorgvuldig gemonitord; rapportages zijn tijdig opgesteld en ingebed in de bestuurlijke besluitvorming.

• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht voor optimale documentatie en informatiedeling.

• Werkprocessen zijn beoordeeld en verbeterd met aandacht voor juridische kaders en privacyregelgeving.

• Events en overlegtrajecten zijn professioneel voorbereid en hebben bijgedragen aan afstemming en verbinding tussen betrokken partijen.

• Heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders heeft het draagvlak en de zichtbaarheid van het programma vergroot.

• De operationele slagkracht van OZJ en de subprogramma’s is versterkt, met een stevige basis voor verdere doorontwikkeling en borging binnen een bestuurlijke en netwerkgerichte context.

Eisen
Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

1. Maximaal uurtarief:  € 110,-

2. Aantoonbaar (d.m.v. referentie) zelfstandig een programmatische organisatie opgezet, ingericht en gecoördineerd, inclusief aansturing van een programmasecretariaat en het inrichten van plannings-, besluitvormings- en rapportagestructuren.

3. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring met procesregie, het voorbereiden en uitvoeren van trajectprocessen, bijeenkomsten en events, en het faciliteren van samenwerking tussen diverse interne en externe stakeholders

4. Minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen, en het leveren van inhoudelijke bijdragen aan communicatieproducten voor bestuur, projectteams en stakeholders

5. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van programmasecretaris of programmaregisseur, met aantoonbare ervaring in complexe, bestuurlijke en/of netwerkgerichte programma’s

6. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring binnen de gezondheidszorg, bij voorkeur op het snijvlak van beleid en uitvoering

Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Je hebt een scherp oog voor processen, brengt structuur aan en behoudt overzicht in een complexe en dynamische werkomgeving.

• Je bent communicatief sterk, weet informatie helder en afgestemd over te brengen en draagt bij aan een consistente en doelgerichte communicatie met uiteenlopende doelgroepen.

• Je weet mensen met verschillende rollen en belangen te verbinden en samenwerking te stimuleren, zowel binnen het team als in het bredere netwerk.

• Je schakelt moeiteloos tussen strategisch denken en praktische uitvoering, en weet daarin verschillende niveaus (beleid, uitvoering, bestuur) met elkaar te verbinden.

• Je werkt zorgvuldig, proactief en resultaatgericht, en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming met oog voor kwaliteit en haalbaarheid.

• Je bent flexibel, stressbestendig en beweegt effectief mee met verschuivende prioriteiten en politieke of maatschappelijke actualiteit.

• Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit, begrijpt besluitvormingsprocessen en voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke en netwerkgerichte context.

• Je neemt eigenaarschap over je werk, toont initiatief en weet zelfstandig te opereren zonder de samenhang met het grotere geheel uit het oog te verliezen.

• Je hebt gevoel voor verhoudingen, handelt tactvol en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie en privacygevoelige dossiers.

Gunningscriteria

7. Aantal jaren aantoonbare werkervaring met procesregie, het voorbereiden en uitvoeren van trajectprocessen, bijeenkomsten en events, en het faciliteren van samenwerking tussen diverse interne en externe stakeholders. Aantoonbaar in cv en motivatie

   • 10 tot 11 jaar = 3 punten

   • 11 tot 12 jaar = 5 punten

   • 12 tot 13 jaar = 11 punten

   • 13 tot 14 jaar = 16 punten

   • 14 tot 15 jaar = 22 punten 15 of meer jaar = 27 punten

8. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig opzetten en coördineren van een programmasecretariaat of programmaorganisatie, inclusief regie op voortgang, besluitvorming en processtructuur. Blijkend uit minimaal 1 en maximaal 4 referentieprojecten. Aantoonbaar en toegelicht in cv en motivatie

   • 1 referentie = 0 punten

   • 2 referenties = 5 punten

   • 3 referenties = 11 punten

   • 4 referenties = 18 punten

9. Aantoonbare werkervaring met het faciliteren van samenwerking binnen een bestuurlijk/netwerkgericht programma via events, werksessies of communicatieprocessen. Aantoonbaar en toegelicht in cv en motivatie

   • 0 referenties = 0 punten

   • 1 referenties = 14 punten

   • 2 referenties = 19 punten

   • 3 referenties = 27 punten

10. Aantoonbare ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen of - strategieën in samenwerking met communicatieadviseurs. Aantoonbaar in cv en motivatie

    • 10 tot 11 jaar = 2 punten

    • 11 tot 12 jaar = 4 punten

    • 12 tot 13 jaar = 7 punten

    • 13 tot 14 jaar = 11 punten

    • 14 tot 15 jaar = 14 punten

    • 15 of meer jaar = 18 punten

11. De score op prijs telt voor 10% mee. Dat wordt als volgt bepaald: De inschrijver met het laagste uurtarief krijgt het maximaal aantal punten. Alle overige inschrijvers worden gerelateerd aan de inschrijving met de laagste prijs via de volgende formule:
    ("uurtarief laagste inschrijving" / "uurtarief uw inschrijving") x "maximaal aantal punten"

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling:  
  Den Haag, Landelijk, Hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracturen:  
  Eerste contract is tot 31 december 2025. Daarna is in overleg verlenging mogelijk.
  De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze DAS uitvraag uiterlijk 36 maanden.
  Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging

• Gemiddeld aantal uren per week:  
  Gemiddeld 36 uren per week. Dat is maximaal 987 uur voor de initiële contractperiode. De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 5076 uur over een periode van 36 maanden.

• De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

• Geplande datum eerste gesprek:  
  Donderdag 26 juni 2025, van 14:30 tot 16:00 uur