Projectleider structuur en processen

De professional treedt op als projectleider organisatiestructuur binnen de changeorganisatie. De kern van deze opdracht is het ontwerpen en optimaliseren van de organisatiestructuur van Bedrijfsvoering, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en besluitvormingsroutes. Hierbij wordt gekeken naar de aansluiting tussen teams, functies, bevoegdheden en de strategische doelen van de organisatie.

De professional brengt een onafhankelijke en deskundige blik, vertaalt analyses naar concrete verbeter- en inrichtingsvoorstellen, en levert producten op die direct door de lijnorganisatie kunnen worden toegepast en geborgd. Het werk wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met interne stakeholders, maar zonder inbedding in de hiërarchische lijn.

Het doel is te komen tot een structuur die helderheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden, efficiëntie en kwaliteit verhoogt en het functioneren van teams en de organisatie als geheel versterkt.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De professional heeft de vrijheid om, binnen de gestelde randvoorwaarden, de eigen werkwijze te bepalen. De werkzaamheden zijn resultaatgericht en gefaseerd, met tussentijdse oplevermomenten.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Uitvoeren van analyses op basis van de nulmeting en 100-dagenanalyse, aangevuld met interviews en documentstudie.

• Opstellen van een helder beeld van de huidige structuur, rollen, processen en verantwoordelijkheden.

• Formuleren van concrete, onderbouwde voorstellen voor optimalisatie van structuur, processen en rolverdeling.

• Begeleiden van besluitvorming door het opstellen van complete en beargumenteerde voorstellen.

• Afstemmen van ontwerpvoorstellen met relevante interne stakeholders om draagvlak te creëren.

• Documenteren van opgeleverde ontwerpen en verbeteringen, zodat deze overdraagbaar zijn en geborgd kunnen worden in de lijnorganisatie. De professional werkt zelfstandig, legt verantwoording af op de afgesproken momenten, en levert resultaten op in lijn met de vooraf vastgestelde planning en kwaliteitscriteria.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht:

• Zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen Bedrijfsvoering en tussen Bedrijfsvoering en andere organisatieonderdelen duidelijk en effectief ingericht.

• Sluiten verantwoordelijkheden in de praktijk aan bij de formele afspraken.

• Is er een organisatiestructuur die:

  • Een goede span of attention/control waarborgt voor leidinggevenden;

  • Teamsamenstellingen biedt die aansluiten op doelen en benodigde expertise;

  • Een logische en efficiënte taak- en rolverdeling kent.

• Sluiten de sleutelprocessen goed op elkaar aan en zijn er geen dubbele of overbodige processtappen.

• Is de samenwerking tussen teams en afdelingen efficiënt en effectief.

• Zijn alle opgeleverde ontwerpen, procesbeschrijvingen en afspraken vastgelegd, zodat deze blijvend toepasbaar zijn in de lijnorganisatie.

Bij de opdracht zijn de volgende risico’s aan de orde:

• Verbeteringen worden niet integraal doorgevoerd, waardoor knelpunten blijven bestaan in samenhangende processen.

• Wijzigingsvoorstellen passen niet binnen de beschikbare middelen of begroting.

• Onvoldoende draagvlak bij interne teams of stakeholders kan leiden tot afwijkingen van de gemaakte afspraken.

• Besluitvorming of interne beschikbaarheid vertraagt de voortgang van het traject.

Er gelden de volgende afhankelijkheden:

• Tijdige besluitvorming in de daarvoor aangewezen gremia.

• Actieve medewerking van interne medewerkers bij analyse, toetsing en borging van verbeteringen.

• Beschikbaarheid van benodigde informatie en documentatie.

De professional houdt rekening met deze afhankelijkheden in de planning, borgt voortgang door tijdige signalering van knelpunten, en zorgt dat de resultaten overdraagbaar zijn aan de organisatie.

Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

1. Maximaal uurtarief:  €125,-

2. Minimaal afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, procesmanagement of iets vergelijkbaars.

3. Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een bedrijfsvoering verandertraject.

4. Minimaal twee jaar werkervaring op een bedrijfsvoeringsafdeling/ bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie.

5. Minimaal twee jaar werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement. Daarbij aantoonbare kennis met eventuele OR en HR trajecten.

6. Minimaal vier jaar werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering.

7. Alle eisen zijn aantoonbaar op grond van het bij deze aanbestedingsprocedure ingediende cv en de bijbehorende motivatie.

Wensen

• Werkervaring als projectleider op een bedrijfsvoeringsafdeling bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie;
  20%

  • Tussen 2 en 3 jaar = 0 punten

  • Tussen 3 en 4 jaar = 25 punten

  • Tussen 4 en 5 jaar = 50 punten

  • Tussen 5 en 6 jaar = 75 punten

  • Meer dan 6 jaar = 100 punten

• Werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement;
  30%

  • Tussen 2 en 3 jaar = 0 punten

  • Tussen 3 en 4 jaar = 25 punten

  • Tussen 4 en 5 jaar = 50 punten

  • Tussen 5 en 6 jaar = 75 punten

  • Meer dan 6 jaar = 100 punten

• Werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een succesvol afgerond ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering;
  30%

  • Tussen 0 en 1 trajecten= 0 punten

  • Tussen 2 en 3 trajecten = 25 punten

  • Tussen 4 en 5 trajecten = 50 punten

  • Tussen 5 en 6 trajecten = 75 punten

  • 7 of meer trajecten = 100 punten

• Uurtarief
  20 %

  ( uurtarief laagste inschrijving / uurtarief uw inschrijving ) X maximaal aantal punten

Competenties

• Aansturen groep

• Motiveren

• Netwerken

• Organisatiesensitiviteit

• Plannen en organiseren

• Resultaatgerichtheid

• Zelfontwikkeling

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over Bedrijfsvoering
Om de activiteiten van de VNG voor gemeenten mogelijk te maken, is een sterke en professionele ondersteuning noodzakelijk. Deze ondersteuning wordt geleverd door Bedrijfsvoering, bestaande uit de teams Financiën en Control (FC), Human Resources (HR), BusinessSupport/Portfoliomanagement-Planning-en-Control (PPC), Facilitaire Dienstverlening (FD) en Informatisering & Automatisering (I&A). In totaal omvat dit circa vijfenzeventig vaste medewerkers en ongeveer vijfentwintig tijdelijk ingehuurde professionals. De dienstverlening aan concernonderdelen buiten VNG Bureau vindt plaats via een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Sinds 1 januari 2025 is Bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd voor zowel Bureau als Realisatie. De ingezette doorontwikkeling heeft als doel het serviceniveau te verhogen, klantgerichtheid te verbeteren, processen en systemen te optimaliseren en de samenwerking te versterken.

Hierbij wordt gewerkt met het concept van businesspartners: vaste aanspreekpunten binnen Bedrijfsvoering die de wensen en eisen vanuit de primaire processen vertalen naar passende producten, adviezen of oplossingen. Bedrijfsvoering vervult hierbij een faciliterende, adviserende en kaderstellende rol. Voor het realiseren van deze doorontwikkeling wordt een tijdelijke changeorganisatie ingericht.

Deze bestaat uit een programmamanager change en vijf projectleiders met de thema’s:

• Planning & Control / Financiën;

• Serviceconcept (wat doen we, wie doet het en hoe werken we samen);

• Structuur (inrichting van processen, rollen en verantwoordelijkheden);

• Informatisering;

• Interne communicatie.

Daarnaast is er een programmamanager Cultuur en Leiderschap om de verandering te verankeren. De changeorganisatie werkt aanvullend op de bestaande lijnteams en ontwikkelt verbeteringen in nauwe afstemming met het Management Team Bedrijfsvoering.

De resultaten worden geborgd in de lijnorganisatie, zodat de verandering blijvend is. Het changeteam is nadrukkelijk tijdelijk en heft zichzelf op zodra de gewenste veranderingen zijn gerealiseerd en geborgd. Naast de doorontwikkeling van Bedrijfsvoering loopt er, met een apart changeteam, ook organisatieontwikkeling op thema’s als leiderschap en opdrachtgericht samenwerken.

In deze context wordt voor het thema Structuur een ervaren professional ingezet. Deze levert een zelfstandige en resultaatgerichte bijdrage, werkt op basis van vooraf vastgestelde doelstellingen en kaders, en zorgt voor overdraagbare resultaten die door de lijnorganisatie blijvend kunnen worden toegepast.

Geplande datum eerste gesprek
Maandag 22 september 2025

• Van 10:00 tot 10:45

• Van 13:00 tot 13:45

• Van 15:00 tot 15:45

De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams of op locatie in Den haag, VNG, Willemshof, Nassaulaan 12. Hierover zal u later geïnformeerd worden.

Gesprek
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.

Als u binnen vier werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen.

Documenten bij gunning

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring.

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling: 
  Den Haag, Hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracturen: 
  Eerste contract is tot 31 december 2025.
  Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze uitvraag uiterlijk 36 maanden.

  Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging.

• Gemiddeld aantal uren per week:
   Gemiddeld 36 uren per week. Dat is maximaal 423 uur voor de initiële contractperiode.

  De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 5076 uur over een periode van 36 maanden.

• De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

Let op:
Deze aanvraag is uitsluitend bedoeld voor detachering. Het is niet toegestaan om zzp’ers aan te bieden, ook niet in de vorm van een DGA vanuit een BV.