Programma Ondersteuner Strategische Huisvesting

Beschrijving probleemstelling
Binnen het programmateam strategische huisvesting zoeken we een programma-ondersteuner.

Omschrijving van de opdracht
Als programma-ondersteuner maak je deel uit van het strategisch huisvestingsteam.

Je voert zowel ondersteunende secretariële, administratieve en/of organisatorische werkzaamheden uit. De secretariële taken betreffen o.a., archiveren, de voorbereiding van vergaderingen en het verzorgen van schriftelijke correspondentie. Je bewaakt de voortgang van informatiestromen en onderhoudt administratieve procedures. Je staat relaties te woord, verstrekt informatie en verwijst door. De facilitaire taken bestaan o.a. uit het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en wat daarvoor en daarbij nodig is.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Agendabeheer/Plannen afspraken

• Ruimtes reserveren

• Bezoekers/leveranciers aanmelden en begeleiden

• Zorg dragen voor een actuele en correcte administratie

• Het beheren van het Teams kanaal/ SharePoint archief van het SHT

• Verzorgen van communicatie uitingen (flyers/poster/intranet meldingen)

• Het afstemmen met bewoners/floormanagers over werkzaamheden

• Je ondersteunt de programma/projectmanagers

• Projectondersteuning SHT

• Het uitvoeren van Inventarisatiewerkzaamheden

• Het bijdragen aan programma invulling

• Het meldingenbeheer in Topdesk voor de locatie Spaklerweg

• Meldingenbeheer Intranet rondom werkzaamheden/storingen

• Het assisteren bij kleine interne projecten

Kantoor/Thuis werken = 75%/25%, dinsdag en donderdag op kantoor aanwezig zijn.
We werken op de locaties Hoofdkantoor en Spaklerweg.

Beschrijving afdeling/team
Als nieuwe collega kom je terecht in programma team strategische huisvesting. Vanuit dit team worden diverse huisvestingsprojecten integraal aangestuurd. Dit betreffen projecten met raakvlakken op zowel B- en E-/W- als op werkplekconcept en inrichting.

Eisen
Onderstaande eisen zijn harde eisen. Wanneer niet aantoonbaar wordt de offerte terzijde gelegd. Competenties en opleidingsniveau zullen worden getoetst tijdens het match gesprek.

1. Maximaal uurtarief € 70,00 all-in, excl. BTW

2. Minimaal afgeronde relevante opleiding op mbo4-niveau

3. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in vergelijkbare functies in de afgelopen 5 jaar

4. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken in de afgelopen 5 jaar

5. Kennis van Microsoft Office, Excel, Sharepoint, Outlook, MS Teams

6. Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Competenties
De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties:

• verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het team bemaling.

• duidelijk communiceren: goed je eigen menig kunnen onderbouwen met heldere argumenten.

• leiderschap: doelmatig ,resultaatgericht zijn, kunnen overtuigen en klantgericht werken.

• innovatief: Innovatief zijn, ideeën verbeteren en probleemoplossend werken

• Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.

• Stressbestendig. je bent in staat om onder tijdsdruk te kunnen werken en je kunt goed schakelen.

• Analytisch; In staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.

Deze competenties worden getoetst in een gesprek.

Gunningscriteria

1. Opleiding: management ondersteuning en/of Programma of Projectmanagement afgerond (40 punten)

2. Ervaring met/in gebouwbeheer, huisvesting en facility management (45 punten)

3. In bezit rijbewijs B (5 punten)

4. Ervaring met werken bij een (semi) overheid (10 punten)

5. Beste Prijs Kwaliteit verhouding (30 punten)

Aanvullende informatie

• Data matchgesprek: 29 april 2025 – 08.30u. - 10.30u. en van 12.30u. - 14.30u.
  Gesprekken vinden plaats op locatie hoofdkantoor, gelieve hier rekening mee te houden

• Waternet hanteert de WNT norm.

• Na de maximale inhuurperiode, zoals beschreven op pagina 1, dient er een minimale onderbreking van 6 maanden te zijn, voor er opnieuw werkzaamheden voor Waternet uitgevoerd mogen worden.

• Offertes waar meer persoonsgegevens in staan dan alleen de voornaam en eerste letter achternaam worden terzijde gelegd.

Let op!: Deze functie is niet geschikt voor een zzp’er of zzp via intermediair