Projectleider Digitaliseren Producten en Diensten

Organisatie
Rijswijk is een groeigemeente in de directe nabijheid van grote steden als Den Haag en Delft, en koestert zijn eigenheid. Rijswijk groeit. Het aantal inwoners steeg in zes jaar tijd van 49.000 in 2016naar 57.000 in 2022. De groei gaat na 2022 door.  De stad is modern én historisch maar ook druk én rustig, grijs én groen. Rijswijk biedt een interessante werkomgeving in het ‘stedelijke hart’ van deRandstad. Rijswijk heeft een overzichtelijke schaal met veel dynamiek en complexe stedelijke opgaven.

De ambtelijke organisatie telt ca. 500 interne medewerkers en ongeveer 200 externe medewerkers. Rijswijk is een organisatie die wordt getypeerd door een familiaire sfeer, korte lijnen, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen initiatief. We kennen binnen de gemeentelijke organisatie vier kernwaarden: Toewijding, Betrokkenheid, Betrouwbaarheid en Deskundigheid die leidend zijn in ons dagelijks handelen.  

Met de groei van de stad zal ook de organisatie een schaalsprong moeten doormaken. Zodanig dat we als organisatie in de pas lopen met de ontwikkeling die Rijswijk als stad doormaakt. En we garant blijven staan voor een goede uitvoering van onze taken.

Team
De Business Projectleider van gemeente Rijswijk zorgt voor de bestuurlijke afstemming, het realiseren van het business project binnen de vastgestelde kaders en de afstemming met samenhang tussen beleid en uitvoering binnen het Programma Digitalisering. 

Het project digitalisering van producten en diensten is al een aantal jaar geleden gestart.

De aanvraagprocedures die worden gedigitaliseerd zijn onderdeel van de Producten en Dienstencatalogus en dus onderdeel van de werkprocessen in de backoffice. Het advies is om bij het digitaal aanmaken van deze aanvraagprocessen meteen de zaakgerichte processen te activeren. Dat wil zeggen, dat er bijvoorbeeld bij een nieuw digitaal aan te maken formulier, het document zaakgericht wordt gearchiveerd in het Document Management Systeem. De gemeente voldoet dan ook meteen aan de archiefwet. Omdat de combinatie wordt gemaakt met zaakgerichte processen neemt de tijd van aanmaken van digitale formulieren toe, maar verdubbeld ook de meerwaarde van de oplevering.

Opdracht
Je bent verantwoordelijk voor:

1. Maken detailplanning voor het digitaal in productie brengen van processen in samenspraak met de ZGW programma manager

2. Prioriteren van te digitaliseren processen: e-processen leveren als gevolg van de organisatie doelstellingen

3. Verantwoordelijk voor ontwerpen, ontwikkelen en opbouwen van de formulieren

4. Leveren van deze digitale processen onder ZGW architectuur

5. Plannen van inrichting van zaken met het Liber/ Corsa team

6. Leveren van deze digitale processen volgens de wettelijke normen

7. Maken van een stakeholder analyse en communicatie plan

8. Afspraken borgen met de lijnorganisatie voor het leveren van digitale processen in de matrix

9. Managen van digitale inclusie/ gebruikers rapportages inzetten om het digitaal aanvraagproces te verbeteren (kwaliteit en kwantiteit analyse)

10. Managen van voortgang met de teams (kwaliteitsteam, vak afdeling, leverancier)

11. Plannen procesborging met de teams

12. eDiensten opleveren met de vak afdelingen (procesborging plannen)

13. Publiceren van voortgangsrapportages op intranet.

14. Verantwoordelijk voor de adoptie van de veranderingen (transitie) binnen de organisatie;

15. Afstemming met het projectteam zoals de Technisch projectleider, I-Adviseur etc

16. Neemt deel aan het programma overleg;

17. Bewaking van de integraliteit en het oppakken van raakvlakken;

18. Bestuurlijke afstemming met de programmamanager en op afroep in de stuurgroep Digitalisering.

Op te leveren producten:

• Detailplanning;

• Impactanalyse;

• Opgeleide eindgebruikers

• Implementatie plan (Proces en Gedrag)

• Geaccepteerde functionaliteiten

• Proces Documentatie;

• Communicatie;

• Projectbudget;

• Decharge document;

• Overdracht en oplevering aan beheerorganisatie;

• Voortgangsrapportages.

Vereisten/knock-out criteria
1. Maximaal uurtarief van € 125,00 exclusief btw/inclusief reiskosten woon-werk verkeer en Fee Flextender;
2. Beschikbaar per 19 februari voor gemiddeld 16 uur per week;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider ICT binnen een gemeentelijke instelling;
4. Aantoonbare werkervaring met corsa en SIM-formulieren, benoem dit in het cv;
5. In bezit van een PRINCE2 certificering en heeft dit in de afgelopen 3 jaar toegepast;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring al projectleider ICT (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met digitaliseren van processen met ZGW Architectuur (15 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met stakeholdermanagement (20 punten);
9. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider met het digitaliseren van Producten en diensten bij een gemeentelijke instelling (20 punten);
10. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Adeptia berichtenverkeer en met Liber Zaaksysteem (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Gezien de uitdagingen waarvoor de gemeente Rijswijk zich gesteld weet, verwachten we van de kandidaat dat deze op korte termijn van meerwaarde is voor onze organisatie. 

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in week 7 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op  woensdag 14 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 8 februari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 12 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 13 februari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.