Inzet capaciteit inrichting workflows

Programma Informatietransitie

PZH werkt sinds begin 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzaam Digitaal Informatiebeheer.
  Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.

• I-governance & I-control.
  PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant’ besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie). Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven in termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie.

• Data-Gedreven Werken.
  Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

Omschrijving van de opdracht

Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten.

Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.

Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen.

Analyse en planvorming -> Globaal procesherontwerp en requirements -> Platformselectie en verwerving capaciteit inrichting (aug-okt 2025) -> Detail-ontwerp en inrichting (nov 2025-apr 2026) -> Implementatie (Vanaf april 2026)

Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik. Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt.

Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor Notubiz.
Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).

Beschrijving procesondersteuning

Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)

• Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.

Besluiten (ondersteuning besluitenproces)

• Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.

Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij)

• Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatie onafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.

Postverzending (uitgaande post verzenden)

• Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke brieven, koppeling aan dossiervorming.

Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren)

• Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking, export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis, beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij routering.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.

Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo)

• Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden, verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige metadatering.

• Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.

Constructie van de uitvraag

Deze uitvraag betreft de verwerving van capaciteit vanuit één of meerdere partijen die capaciteit kunnen leveren aan PZH voor de inrichting van de procesondersteuning in xxllnc Zaken en Notubiz. Partijen kunnen capaciteit voor de inrichting van één van beide platforms aanbieden, of voor beide platforms. Het gaat hier dus om een reguliere inhuuropdracht waarbij het denkbaar is dat PZH voor elk van de gevraagde rollen een kandidaat van verschillende partijen aantrekt, en derhalve met meerdere partijen een overeenkomst zal afsluiten voor het afnemen van capaciteit. Voor deze uitvraag dienen partijen een korte offerte in te dienen. Hierin wordt aantoonbaar gemaakt en dat zij de juiste persoon of personen inzetten (CV’s, maximaal drie per rol), dat zij de uitvraag en achterliggende opdracht goed begrijpen en dat zij als partij over aantoonbare ervaring beschikken met het inrichten van een of beide platforms.

We zoeken kandidaten die de inrichting van bovengenoemde werkpakketten kunnen realiseren (grotendeels in xxllnc Zaken, en voor het resterend deel in Notubiz). Zoals eerder aangegeven denken we daarbij aan de volgende inzet: 2 kandidaten met de gevraagde kennis en ervaring met xxllnc Zaken en 1 kandidaat met de gevraagde kennis en ervaring met Notubiz. Kandidaten die kennis en ervaring hebben met beide platforms kunnen vanzelfsprekend ook worden aangeboden.

Dit krijgt vorm middels de onderstaande rollen:

• Senior inrichtingsspecialist xxllncc Zaken:

  • Spilfunctie die oog heeft voor de bestaande inrichtingen en producten op een of beide platforms zoals deze binnen PZH in gebruik zijn;

  • Zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting, en maakt zich deze bestaande omgeving snel eigen;

  • Treedt aansturend en coördinerend op richting de andere inrichter(s);

  • Is adviserend op gebied van inrichtingskeuzes;

  • Draagt ook bij aan de inrichting;

  • Coördineert testwerkzaamheden op basis van een gestructureerde testmethodiek;

  • Coördineert de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enableU).

• Medior inrichter xxllnc Zaken:

  • Inrichten en configureren van zaaktypen in xxllnc;

  • Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten;

  • Documentatie en overdracht aan interne teams.

• Inrichter Notubiz:

  • Inrichten en configureren van besluitvorming in NotuBiz;

  • Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten;

  • Documentatie en overdracht aan interne teams.

• Minimaal een aantoonbaar behaald relevante HBO-diploma of aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau;

• Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen op minimaal één (1) van beide platformen (xxllnc Zaken / Notubiz);

• Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen;

• Praktische ervaring met het werken in scrum/agile teams tijdens inrichtingstrajecten;

• Minimaal aantoonbare werkervaring met (het bouwen/inrichten van) koppelingen tussen zaaksystemen/bestuurlijke informatiesystemen en andere taakapplicaties.

EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) - variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (PKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is conform onderstaande:

• Kwaliteit 80 punten

• Uurtarief 20 punten

Wensen

• Inrichting platform
  Aantoonbare werkervaring in de betreffende rol met de inrichting van een of beide platforms gedurende de afgelopen vijf (5) jaar (50 punten);

  • 100% Ja, meer dan drie (3) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 66% Ja, tot drie (3) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 33% Ja, tot twee (2) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 0% Ja, tot één (1) jaar aantoonbare werkervaring.

• Agile/scrum teamverband
  Aantoonbare werkervaring binnen afgeronde klantprojecten in agile/scrum-teamverband gedurende de afgelopen zeven (7) jaar (15 punten);

  • 100% Ja, vier (4) jaar of meer aantoonbare werkervaring;

  • 66% Ja, tot en met drie (3) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 33% Ja, tot en met twee (2) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 0% Ja, tot en met één (1) jaar aantoonbare werkervaring.

• Overheidsorganisaties
  Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij behorende administratieve overheidsprocessen (15 punten);

  • 100% Ja, meer dan zes (6) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 75% Ja, tot zes (6) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 50% Ja, tot vier (4) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 25% Ja, tot twee (2) jaar aantoonbare werkervaring;

  • 0% Ja, tot één (1) jaar aantoonbare werkervaring.

• Uurtarief
  maximale punten Uurtarief – ((aangeboden tarief – minimale toegestane tarief) x (maximale punten prijs / (maximale tarief - minimale tarief)) = score prijs.

  Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 90,-- en maximaal € 125,-- exclusief BTW (inclusief alle overige kosten en bij elke Euro hoger dan € 90,--, geldt een mindering van gemiddeld 0,572 punten.

Competenties

Uit de door de inschrijver ingediende stukken en het verificatiegesprek blijkt dat de kandidaat minimaal over de onderstaande competenties beschikt.

Deze competenties staan in relatie met de wijze waarop de opdracht moet worden uitgevoerd:

• Sterke probleemoplossende en analytische vaardigheden, maar gedreven voor een praktisch resultaat;

• Communicatieve vaardigheden, in staat om bruggen te slaan tussen techniek en gebruikers;

• Goede planningsvaardigheden;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

• In staat om in groepsverband (workshops) én 1 op 1 mensen mee te nemen tijdens de realisatie;

• In staat om soepel te schakelen tussen verschillende werkpakketten en klantgroepen;

• Teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken;

• Resultaatgericht en heeft een proactieve werkhouding;

• Vasthoudend, stressbestendig en beschikt over doorzettingsvermogen.

Bovenstaande competenties gelden voor alle gevraagde rollen.

Daarnaast worden voor de rol van senior inrichter aanvullend de volgende competenties gevraagd:

• Bezit leervermogen, bijv. maakt zich de bestaande architectuuromgeving snel eigen;

• Toont leiderschap, is bijv. in staat om aansturend en coördinerend op te treden richting de andere inrichter(s);

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van testen en inrichting van koppelingen.

Naast eerdergenoemde generieke competenties worden voor de rol van inrichter xxllnc Zaken resp. Notubiz aanvullend de volgende competenties gevraagd:

• Beschikt over kennis en vaardigheden op het gebied van inrichting van xxllnc Zaken resp. Notubiz.

Niet bekend

Geplande datum verificatiegesprek
Donderdag 30 oktober

Locatie waar verificatiegesprek plaatsvindt
Zuid-Hollandplein 1, Den Haag

Verificatiegesprek
Tijdens het verificatiegesprek vindt allereerst de verificatie van de eventuele bewijsstukken plaats.
Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam.

Het betreft de volgende functionarissen: Projectmanager Vervanging workflows, Adviseur data- en informatiebeheer en Projectmedewerker inrichtingstraject (business analist) (of zijn/haar collega).

Aan de hand van het gesprek kent het beoordelingsteam gezamenlijk een score toe.

Uurtarief
Minimaal € 90,- en maximaal € 125,-. exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten.

Verklaring omtrent gedrag (VOGnp)
De inschrijver zal in het geval deze de opdracht gegund krijgt een VOGnp (algemeen risicoprofiel) van de kandidaat aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning. Het aanvragen van de VOGnp kan inschrijver zelf doen of hiervoor een dienstverlener inschakelen.

Termijnverlenging
Een eventueel verzoek vanuit de Opdrachtgever tot termijnverlenging na de initiële looptijd van de opdracht geschiedt schriftelijk minimaal 4 weken voor het verstrijken van de einddatum. De verdere afspraken rondom de verlengingsopties vindt u in de planning op pagina twee (2) van dit document.

Prijzen en tarieven
Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. De prijs en/of het (uur)tarief is in euro’s en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW. De bedoelde prijs en/of het (uur)tarief geldt ook voor meer- en minderwerk.

Indien de opdracht langer duurt dan 1 jaar kan in overeenstemming met de opdrachtgever een indexering worden overeengekomen. De indexering is op basis van de CBS prijsindexcijfer CAO lonen per uur, inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening van het laatste kwartaal van voorgaande jaar. Het maximum is vastgesteld op een indexatie van 6% per jaar. U dient hiervoor 2 maanden van tevoren een aanvraag schriftelijk in te dienen met daarbij een onderbouwing van de door u gevraagde indexering. De indexering mag pas doorgevoerd worden indien u daar schriftelijke toestemming voor heeft.

Aanvullende informatie

• Verlenging:
  Aanbestedende dienst kan eenzijdig besluiten de overeenkomst maximaal drie (3) maal (voor bepaalde tijd) te verlengen met een maximale inhuurtermijn van telkens 6 maanden exclusief de initiële inhuurperiode. De bepaalde tijd van de verlenging wordt per verlengingsoptie bepaald. Er wordt overgegaan tot verlenging als het project niet binnen de initiële looptijd wordt afgerond.

• Beschikbaarheid:
  De aangeboden kandidaat is in principe gedurende de periode van 10 november 2025 tot 30 juni 2026 beschikbaar voor 32-36 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 10 november 2025 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum.