Functioneel beheerder HR

Context

Deze opdracht draagt bij aan de doorontwikkeling van het domein Mens & Organisatie en heeft als doel de kwaliteit van de HR-dienstverlening te verbeteren. Om tot een efficiënte dienstverlening te komen is het essentieel om de HR basisdienstverlening op orde te brengen. Een goed georganiseerde administratieve organisatie is van groot belang voor het optimaal functioneren van de organisatie. Het zorgt voor duidelijkheid in processen, verwachtingen van medewerkers, continuïteit borgen, beheren van de risico’s en efficiënt werken. Het is daarom noodzakelijk dat onze (digitale) processen op orde zijn.

Aanleiding inhuur

Het komende jaar willen wij vanuit de opdracht HR basisdienstverlening grote stappen maken in de doorontwikkeling, optimalisatie en digitalisering van onze HR processen. Dit willen we op korte termijn realiseren omdat de Provincie Zuid-Holland heeft aangegeven dat de processen organisatie breed op orde moeten zijn. Bij HR is gebleken dat de basis niet op orde is. Op dit moment wordt nog teveel (HR) administratie handmatig uitgevoerd.

Doordat er 2 functioneel beheerders onlangs zijn doorgestroomd loopt er een procedure voor een nieuwe vaste functioneel beheerder. Helaas is de markt niet zodanig dat er functioneel beheerders reageren met zowel kennis van Youforce als van HR. Dit betekent dat wij zelf een functioneel beheerder hierin moeten opleiden om op het gewenste niveau te krijgen. Dit traject, weten we uit ervaring, kost ongeveer een jaar.

Om een inhaalslag te kunnen realiseren, naast het dagelijks beheer, releases vanuit de leverancier, wijzigingen vanwege veranderende wet- en regelgeving en het opleiden van een nieuwe functioneel beheerder, is tijdelijk extra inzet en kennis nodig. Door het aantrekken van een ervaren senior functioneel beheerder Youforce denken wij binnen een jaar de optimalisatie gerealiseerd te hebben. Tegelijkertijd kan deze senior worden ingezet om het kennisniveau van functioneel beheer naar een hoger niveau te tillen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten

De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan de opdrachtgever.

Te behalen resultaten

Voor komend jaar staat onder andere op de planning de digitalisering, optimalisatie en implementatie van:

• Youforce APP

• Basisprocessen in-door-en uitstroom

• Indiensttredingsproces met rol voor nieuwe medewerker

• Processen zakelijke mobiliteit

• Signaleringen

• Digitaliseren standaard brieven

• Digitaliseren mutaties dienstverband

De senior functioneel beheerder zal in ieder geval trekker zijn voor de implementatietrajecten van het indiensttredingsproces en de declaratie processen zakelijke mobiliteiten. Daarnaast zal samen met de HR procesregisseur/productowner Youforce en functioneel beheer bepaald worden op welke processen de senior functioneel beheerder verder ingezet zal worden voor het digitaliseren en optimaliseren van de HR processen.

• HBO werk/denkniveau op het gebied functioneel beheer.

• Ervaring als trekker van minimaal 3 vergelijkbare implementatie projecten als Youforce.

• Minimaal vijf (5) jaar ervaring als functioneel beheerder Youforce en het bouwen van SelfService workflow’s.

• Minimaal twee (2) jaar aantoonbare kennis en ervaring met Beaufort en Gemal.

• Minimaal twee (2) jaar ervaring bij overheidsinstanties, bij voorkeur provincies.

• Aantoonbare kennis en ervaring met HR-processen binnen de overheid, bij voorkeur binnen provincies.

• De kandidaat beschikt over minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur.

• De kandidaat beschikt over aantoonbare en relevante kennis van de provinciale cao en de bijbehorende arbeidsvoorwaarden.

• De kandidaat beschikt over minimaal vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met het uitvoeren van procesoptimalisatie- en digitaliseringstrajecten binnen HR-omgevingen.

• Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met het inrichten en implementeren van HR-applicaties en -processen.

Deze opdracht is uitgezet vanuit het domein Mens en Organisatie (M&O). Het betreft een tijdelijke deelopdracht als onderdeel van de opdracht HR basis dienstverlening. Onder de opdracht HR Basis dienstverlening vallen alle uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden bij M&O die zijn ondergebracht bij het HR skilled Servicecenter. De volgende profesionele teams zijn hier onderdeel van: funtioneel beheer en E-HRM, salaris- en personeelsadmnistratie, HR Services Personeelsplein (HR Servicedesk), HR Services Backoffice ((administratieve)ondersteuning), HR archivering en HR processen en control. De senior functioneel beheer die we voor deze opdracht zoeken werkt samen met HR functioneel beheer en HR Processen en Control.

Datum: Week 38 of 39
Locatie: Zuid-Hollandplein 1, Den Haag
Het gesprek wordt gevoerd door de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. Het betreft de volgende functionarissen: : Jasper ten Hoorn, Mirjam Alblas en Monique Schaap.