Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris en officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou. Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf; Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie; Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren; Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties; Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit; Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

• inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaris;
• Aantoonbare werkervaring als office manager;
• Een maximum uurtarief van 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten (inclusief Flextender fee);
• Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag en/of donderdag de vaste dag op de tramremise;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.

Wensen

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Competenties

• Teamspeler;
• Verbinder;
• Procesgericht;
• Prestatiegericht.

Organisatie Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het Trambedrijf heeft als doel Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de tramremise en busstallingen.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 7 oktober 2025 van 09:00 uur tot 11:00 uur en 15:00 uur en 17:00 uur. Daarnaast zullen er gesprekken plaatsvinden op donderdag 9 oktober 2025, van 12:00 uur tot 14:00 uur. De gesprekken zullen fysiek plaatsvinden op de Remiseweg 1 te Nieuwegein. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 6 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).