Secretaresse College Van Gedeputeerde Staten

Opdracht

Ondersteun de gedeputeerde als Secretaresse College van Gedeputeerde Staten en werk samen in een professioneel team. Ben jij flexibel, stressbestendig, organisatorisch sterk en politiek sensitief? Solliciteer nu en maak het verschil in een bestuurlijke omgeving!

Als Secretaresse College van Gedeputeerde Staten bij de Provincie Utrecht speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van de gedeputeerde. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Met jouw ervaring in secretariële ondersteuning kun je snel schakelen en overzicht houden, ook in drukke situaties.

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je haalt voldoening uit het organiseren en coördineren. Dankzij jouw flexibiliteit en stressbestendigheid blijf je kalm, ook als er onverwachte zaken op je pad komen. Met jouw gevoel voor prioriteiten weet je precies welke zaken direct aandacht nodig hebben.

Werk jij graag in een bestuurlijke omgeving waar samenwerking en betrouwbaarheid centraal staan? Solliciteer nu als secretaresse bij het College van Gedeputeerde Staten bij onze mooie Provincie Utrecht.

Kandidaat omschrijving

Wij zoeken een nieuwe collega die houdt van dynamiek en het overzicht weet te bewaren, zelfs onder druk. Als Secretaresse College van Gedeputeerde Staten ondersteun je de gedeputeerde in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je organiseert afspraken en vergaderingen met zorg, bewaakt vertrouwelijkheid en handelt altijd integer.

Je bent een stevige persoonlijkheid, neemt initiatief en weet prioriteiten te stellen. Met jouw servicegerichte houding en communicatieve vaardigheden zorg je dat alles soepel verloopt. Je denkt vooruit, schakelt snel en staat klaar voor nieuwe uitdagingen. Betrouwbaarheid, samenwerking en discretie zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je haalt voldoening uit het ontzorgen van de gedeputeerde en creëert structuur in een dynamische werkomgeving. Je bent toegankelijk en representatief, met een scherp oog voor wat nodig is om resultaten te behalen.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie in een bestuurlijke omgeving.

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 (40 punten);

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie in een bestuurlijke omgeving (60 punten).

Competenties

• Accuratesse;

• Plannen en organiseren;

• Communicatief vaardig;

• Goede beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift;

• Samenwerken.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde selectiecriteria te beoordelen in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria. - Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee

Er wordt voor deze opdracht geen fee in rekening gebracht bij de winnende leverancier.

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma Di Wo Do Vr

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 15 oktober 2025, 09:00 uur De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 16 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen via de onderstaande button. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 17 oktober 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.