Ondersteuning Coördinatie Uitvoering Landelijk Gebied

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Wat ga je doen?
De Agenda Vitaal Platteland is het huidige investeringsprogramma van de provincie Utrecht voor het landelijk gebied. AVP zorgt voor een nóg aantrekkelijker landelijk gebied in de provincie. Deze agenda, die sinds 2007 loopt, omvat het behoud en de versterking van natuur en landschap, de verduurzaming van de landbouw en het zorgen voor een vitaal en leefbaar landelijk gebied. Belangrijker wordt de integrale aanpak van het landelijk gebied. De provincie Utrecht heeft deze integrale benadering uiteengezet in het concept Utrechts Programma Landelijk Gebied (UPLG).

Voor 2024 blijft de AVP bestaan en zal het bijdragen aan verschillende provinciale meerjarendoelen. Er wordt steeds meer gewerkt aan een integrale gebiedsgerichte benadering van de projecten. De projecten nemen toe in aantal en complexiteit. Naar verwachting zal in 2024 de organisatie hierop worden aangepast.

Het AVP-team
Het AVP-team zorgt ervoor dat het de doelen uit het programma worden gerealiseerd. Het team zorgt voor de uitvoering van projecten op een integrale en efficiënte wijze, in overeenstemming met de kaders van de provincie. Enthousiasme en creativiteit zijn twee kernbegrippen voor de medewerkers van het AVP-team. Per project is er een projectteam, waar je als projectmedewerker ook deel van kan uitmaken.

Je hebt als hoofdtaak de Coördinator van de Uitvoering van het Landelijk Gebied (ULG) te ondersteunen. In de praktijk betekent dat je (onder andere) de volgende taken uit zult voeren:

• Complexe afspraken inplannen voor de Coördinator; (fysiek of digitaal);

• Wekelijks programmateamoverleg: opstellen en bijhouden van de actielijst en eventueel facilitaire zaken regelen;

• Voorbereiden en helpen organiseren van brede AVP/ULG bijeenkomsten;

• Maandelijks Stafoverleg over AVP brede zaken: opstellen en bewaken actielijst;

• Dagelijks monitoren mailbox van Coördinator;

• Wekelijks overleg met Coördinator: bespreken van de agenda voor de komende week, en de agenda voor het programmateamoverleg voorbereiden;

• Ondersteunen bij onboarding nieuwe medewerkers binnen AVP (welkomstmail en kennismaking + toesturen van documenten) en beheren van medewerkerslijst;

• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden;

• Ondersteunen bij evaluatie(sessie) nieuwe medewerkers;

• MS-teams aanspreekpunt binnen AVP. Waar nodig opschonen van het AVP algemene teamskanaal.

Wie zoeken wij?
Als onze nieuwe collega ben je klantvriendelijk, betrouwbaar, bestuurlijk sensitief en representatief. Je hebt een proactieve en professionele houding en je staat stevig in je schoenen. Je denkt mee met het werkproces en de praktische toepassing hiervan. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft en je kunt snel schakelen. Je bent stressbestendig en kunt omgaan met wisselende werkdruk. Jij deelt je werk efficiënt in en hebt een groot probleemoplossend vermogen: als je iets signaleert dan neem je het initiatief om samen tot een oplossing te komen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Beschikbaar voor minimaal 16 uur per week;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met secretariële/ ondersteunende werkzaamheden bij projecten en of programma’s;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretariële, PMO en/of ondersteunde medewerker (15 punten);
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële werkzaamheden / ondersteunende werkzaamheden bij projecten programma’s (45 punten);
6. Beschikbaar om op maandag te werken (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstelling (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jij / de door jou aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Een groot zelfstartend vermogen, je bent initiatiefrijk en handelt proactief;

• Een hulpvaardige instelling, en een gezonde dosis assertiviteit;

• Accuratesse: je hebt de zaken steeds op orde, levert op correcte wijze de gevraagde producten en realiseert deze met volledigheid en precisie.

• Flexibiliteit: je wisselt met plezier van werkzaamheden.

• Stressbestendigheid: je blijft onder tijdsdruk goed presteren, kan incasseren en grenzen aangeven en houdt het hoofd koel in drukke tijden;

• Betrokkenheid: je toont affiniteit met het werk rondom de natuuropgave en komt met suggesties voor verbetering voor de ondersteunende werkzaamheden.

• Verder ben je sociaal vaardig en kun je makkelijk contact maken en onderhouden. Je kunt zelfstandig werken en bent omgevingsgericht.

• Daarnaast beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria” beoordeeld in Stap 2. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma en in overleg
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland nog niet gepland. Waarschijnlijk einde week van 8 april. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 4 april 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 5 april 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 8 april 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kun je reageren.