Digitaal archivaris/specialist e-Depot

Opdracht

De provincie Overijssel werkt aan inrichting en implementatie van een e-Depot: een digitale archiefbewaarplaats met waarborgen voor het langdurig bewaren van digitale overheidsinformatie in overeenstemming met wettelijke eisen. Dit e-Depot is gebaseerd op Preservica. De implementatie moet werkend en in beheer worden opgeleverd vanwege de verplichte overbrenging van digitaal archief vanaf 2006 in 2027. De realisatie van e-Depot zorgt ervoor dat Provincie Overijssel in principe voldoet aan de Archiefwet (1995)2026.

Werkzaamheden:

• Het opbouwen van een kleine en doelmatige beheerorganisatie die voor de provincie het e-Depot gaat beheren, met bijbehorende dienstverlening aan medewerkers van de provincie en burgers.

• Het samen met medewerkers van de eenheid Bedrijfsvoering (met name team BV-I&D) identificeren en inrichten van korte en lange termijn opgaven voor de beheersorganisatie e-Depot, in het bijzonder rond personele, technische, juridische en contractuele vraagstukken.

• Mede adviseren over de inrichting van de functionele werking van het e-Depot (bijv. import/export van (vak)applicaties, metadatering, zoekfuncties, benodigde APIs).

• Het opleiden van de beoogde digitaal archivaris en andere collegas zodanig dat zij in staat zijn de beheerstaak in te kunnen vullen op het moment dat de beheersorganisatie is ingericht.

• Bijdragen aan de (technische) inrichting van het zoek- en publieksportaal en koppelingen die gelegd moeten worden met systemen van de toeleverende partners, zoals BV-I&D en SSC-ONS.

• Signaleren van verbetermogelijkheden en coordineren van wijzigingen in het systeem (change management).

• Bewaken van de informatiekwaliteit, metadatering en compliance met archiefwet- en regelgeving.

Resultaten:

Resultaat van de opdracht is het samen met de provinciearchivaris - inrichten van de noodzakelijke beheerorganisatie voor het e-Depot. Als digitaal archivaris/specialist e-Depot ben je verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren en door- ontwikkelen van het e-Depot-systeem voor duurzame digitale archivering. Je zorgt ervoor dat de beheerorganisatie die voor een goede werking van het e-Depot nodig is tot stand komt en ingericht wordt. Hierdoor kunnen gebruikers vanaf 2027 effectief werken met het systeem van Preservica en voldoet de provincie aan de (wettelijke) eisen voor digitale informatieopslag, toegankelijkheid en duurzaamheid (DUTO).

• Een maximum uurtarief van 120,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Mininmaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstelling;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van digitale archivering bij een overheidsinstelling;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met een E-depot.

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als applicatiebeheerder voor een E-depot;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder DMS;
• Aantoonbare werkervaring met integraties van bestaande applicaties;
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer en AVG;
• Aantoonbaar afgeronde cursus Preservica.

Competenties:

• Analytisch sterk;
• Omgevingsbewust;
• Projectervaring;
• Beheer ervaring;
• Stress bestendig;
• Werken in een organisatie die in herinrichting is.

Werken bij Overijssel

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bestuurs-en Concerntaken

Je gaat aan de slag bij de afdeling Publieke Dienstverlening (PD), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega’s draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie,  Kabinet, Strategie.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 2 december 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 1 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Opties verlenging
1 x 3 maand(en)

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag en/of donderdag
Standplaats: Zwolle

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan 400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).