Managementassistente TVL

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Het ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid is bij jou in goede handen. Daarnaast steek jij ook graag je handen uit de mouwen in het ondersteunen van het team bij projecten.

Afdeling  Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid (TVL)
Veiligheid is een belangrijk voorwaarde om prettig te kunnen wonen, werken en leven. Als gemeente willen we dat het veilig is in Nieuwegein en daar zet de afdeling zich voor in. Bij de afdeling TVL vindt overleg, toezicht en handhaving plaats. Het doel is hiermee de leefbaarheid, sociale samenhang en veiligheid in wijken en op bedrijventerreinen in Nieuwegein te verbeteren. De afdeling bestaat uit 5 teams die intensief samenwerken. Met collega’s in de organisatie, maar ook met externe partners. Denk aan de politie, GGD, Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht, Veiligheidsregio Utrecht etc.

Voor deze afdeling, TVL,  zijn wij op zoek naar een managementassistent(e) die naast de secretariële werkzaamheden het ook leuk vindt om ondersteuning te geven bij verschillende activiteiten en projecten. Hierdoor is geen dag hetzelfde. Als managementassistent(e) op één van de meest dynamische afdelingen bij de gemeente gebeurt er altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Agendabeheer, ondersteunen bij administratie, het regelen en verzorgen van zakelijke bijeenkomsten, workshops en teamuitjes, het behoort tot jouw dagelijkse werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid;

• Ondersteunen bij de uitvoering van een aantal personele taken voor de afdeling. Denk daarbij aan voorbereiden werving- en selectie van nieuwe medewerkers tot maken inwerkprogramma samen met andere teamgenoten, maar ook zorgen dat alle middelen (computer, telefoon, identiteitsbewijs, ondermandaat, aanmeldingen softwarepakketten) klaar liggen voor de komst van een nieuwe collega. Een ander voorbeeld is het optekenen van afspraken gemaakt in personele gesprekken.

• Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties;

• Voorbereiden en organiseren van presentaties, bijeenkomsten, workshops en vergaderingen. 

• Zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken;

• Ontvangen van bezoekers en gasten als gastheer/gastvrouw;

• Notuleren van vergaderingen, zoals afdelingsoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg TVL.

Wat breng jij mee?
Wij zoeken een managementassistent(e) die altijd één stap vooruitdenkt. Je bent een open en toegankelijk persoon die zelfstandig kan werken maar ook in teamverband. Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen en die van het afdelingshoofd te bewaken. Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet. Daarnaast kun je goed schakelen en communiceren op alle niveaus. Dat je digitaal vaardig moet zijn, spreekt tegenwoordig vanzelf. Je moet kunnen inschatten wat openbare en wat vertrouwelijke gegevens zijn. Integriteit staat hoog in je vaandel.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar;
3. Uitstekende kennis van de Nederlandse taal;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent / secretaresse in de afgelopen 5 jaar (50 punten);
5. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (30 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Officepakketten benoem dit duidelijk in het CV) (20 punten).

Competenties

• Pro actief

• Behulpzaam

• Assertief

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 27 maart 2023 tussen 14.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 24 maart 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er

• De aanbestedende dienst kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

  • Indien u beschikt over een G-rekening, zal 25% op deze rekening worden gestort. Indien u geen SNA certificaat kunt overleggen zal er 55% op de G-rekening worden gestort.

  • Indien u niet beschikt over een G-rekening, moet een verklaring van betalingsgedrag van de Belastingdienst worden overlegt.

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Britt Emmen via 06 39 84 53 67 of per mail via britt.emmen@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.