Administratief medewerker crediteuren & debiteuren

Organisatie
Bussum, Naarden en Muiden vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Als je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht
Jij zorgt in team verband voor het up 2 date zijn van de financiële administratie. In het begin zal de nadruk liggen op het optimaliseren van de crediteurenadministratie. Telefonisch en per e-mail sta je in contact met klanten. Geeft de leverancier aan nog niet betaald te zijn? Heeft de factuur wel een inkooporder? Dit zijn voorbeelden maar er is meer…Kortom verschillende vragen van de klant die serieus moeten worden opgepakt en worden afgehandeld. Vriendelijkheid en service is essentieel. Daarnaast verwerk je de ingekomen facturen op de juiste inkooporder. Ook moet je facturen zonder inkooporder coderen voor de juiste afdeling en adresseren aan de juiste budgethouder c.q. afdeling. Verder moeten nieuwe leveranciers worden aangemaakt. Volledigheid en accuratesse is hier essentieel. Intern is het van belang dat je volgt of inkooporders administratief goed verwerkt worden en rappel lijsten voor uitputting van inkooporder. Dit is vooral interne communicatie De administratie wordt vast gelegd in UNIT4 ERPx en daarnaast zul je veelvuldig werken met Excel. Waar mogelijk geef je procesverbetering aan en kom je met andere verbetervoorstellen. Mochten deze taken een fluitje van een cent zijn voor je dan zal een uitbreiding van de taken een logische volgende stap zijn, hierbij moet je denken aan rapportage en dashboards

Kortom, een allround functie waarbij kennis van boekhoudsystemen en samenwerken essentieel zijn te ontwikkelen.

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring / kennis van/ met UNIT4 ERPx;
2. Beschikbaar om minimaal 24 uur op kantoor te werken (na inwerkperiode) gedurende de opdracht inclusief eventuele verleningen;
3. Beschikbaar per maandag 25 maart 2024; 
4. Een maximum uurtarief van €62,50 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten;
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met crediteuren administratie binnen een gemeente;

Gunningscriteria (weging totaal 100 punten)
6. Aantoonbare kennis van de 'Record2Report en Purchase2pay', blijkend uit een afgeronde cursus of opleiding (50 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen een financieel (administratieve) omgeving (30 punten).
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met crediteuren administratie binnen een gemeente (20 punten).

Competenties

• Accuraat;

• Analytisch;

• Communicatief sterk;

• Digitaal vaardig;

• Vaardig met boekhoudsystemen;

• Vaardig met MS office applicatie zoals Outlook, MS team, Word, Excel;

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functie is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffende thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Als afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live/ op kantoor plaats vinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland van op woensdag 20 maart 2024 tussen 15:00 uur en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 19 maart 2024 in de middag bericht. De gesprekken vinden bij voorkeur digitaal plaats. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

1. Opdrachtnemer moet na gunning een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. Voor start van de opdracht voldoet een bewijs van aanvraag van de VOG. De kosten voor de aanvraag van een VOG zijn voor Opdrachtnemer.

2. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

3. We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Gooise Meren komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkwverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is. 

4. Er mogen bezoekerskosten in rekening worden gebracht: 75 uur euro per bezochte dag.

5. Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculptatie als gesteld in de wijziging leidraag invordering nr. BLKB2023/1062M.ind

6. 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. Ipad. 

7. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (Conform Waadi). 

8. U dient te beschikken over een G-rekening en NEN Certificering, 25% wordt er gestort op deze rekening. Bij geen NEN-certificering wordt er 55% gestort op deze rekening.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.