Specialist Begraafplaatsadministratie (0-meting & doorlichting)

Opdracht

• Advies in een duurzame/toekomstbestendige situatie

  Naast de tijdelijke uitvoerende ondersteuning heeft deze inhuuropdracht als doel het uitvoeren van een onafhankelijke 0-meting en doorlichting van de huidige begraafplaatsadministratie van de gemeente Zwolle.

  De opdracht moet inzicht geven in de kwaliteit, volledigheid en rechtmatigheid van de administratie en leiden tot concrete verbetervoorstellen voor optimalisatie en borging.

Scope van de opdracht

1. Inventarisatie en analyse

• Beoordeling van huidige processen, systemen en werkwijzen
• Controle op volledigheid en juistheid van gegevens, waaronder:
• Graven
• Rechthebbenden
• Termijnen
• Betalingen 

• Toetsing aan relevante wet- en regelgeving:
• Wet op de lijkbezorging
• Gemeentelijke verordeningen 

2. Risicoanalyse

• Signaleren van juridische, financiële en operationele risico’s
• Beoordeling van bestaande interne beheersmaatregelen 

3. Rapportage

Opleveren van een helder eindrapport met:

• Beschrijving van de huidige situatie (0-meting)
• Overzicht van knelpunten en risico’s
• Concrete en uitvoerbare verbetervoorstellen op het gebied van:

• Proces
• Organisatie
• Systemen
• Borging en continuïteit

Vereisten / knock-outcriteria

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met gemeentelijke begraafplaatsadministratie;
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van een 0-meting, audit, doorlichting of kwaliteitsanalyse binnen een overheidsorganisatie;

Wensen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van een 0-meting, audit, doorlichting of kwaliteitsanalyse binnen een overheidsorganisatie (25 punten);
• Aantoonbare werervaring met toepassing van gemeentelijke verordeningen rondom begraafplaatsen (20 punten);
• Aantoonbare werkervaing met de Wet op de lijkbezorging (15 punten);
• Aantoonbare ervaring met het opleveren van schriftelijke rapportages met bevindingen, risico's en concrete uitvoerbare verbetervoorstellen (20 punten);
• Beschikbaar voor 20 uur per week (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met verordening Gedenkstenen (10 punten);

Competenties

• Klantgericht en communicatief vaardig
• Zorgvuldig, stressbestendig en betrouwbaar
• Proactieve werkhouding en eigenaarschap
• Digitaal vaardig
• Teamspeler met oog voor procesverbetering

Organisatie

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.

In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.

Inwonerszaken

De afdeling Inwonerszaken bestaat uit ruim 90 collega’s die samen zorgen voor een klantgerichte en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. We zijn een betrokken en hechte club: we staan klaar voor elkaar én voor onze inwoners. Met plezier en professionaliteit helpen we dagelijks bij uiteenlopende vragen, aanvragen en meldingen. Ook voor informatie, advies of het oplossen van klachten kunnen inwoners bij ons terecht. We zoeken altijd naar de best mogelijke oplossing en denken mee met de inwoner.

De afdeling bestaat uit de secties Burgerzaken en Klantcontactcentrum, en de teams Digitale regie en Advies.

Binnen Burgerzaken onderscheiden we een frontoffice en een backoffice. De frontoffice is hét eerste aanspreekpunt voor onze inwoners terwijl onze backoffice meer op de achtergrond werkt waar het een cruciale rol heeft. Hier borgen we de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP), verwerken we complexe aanvragen en mutaties, beoordelen we documenten en verzoeken op juistheid en volledigheid, beheren we de begraafplaatsadministratie en leveren we specialistisch advies zowel richting inwoners als collega’s van de frontoffice. Zo zorgen we er samen voor dat inwoners op belangrijke momenten in hun leven kunnen rekenen op betrouwbare en correcte dienstverlening.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
“administratieve partner beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 14 januari 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 12 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 4x 6 maanden

Hybride: Is hybride werken mogelijk: Nee
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Dinsdag, woensdag en donderdag

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• De opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen de administratieve partner van de Talentenregio. Voor meer informatie zie website administratieve partner.
• Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100.