Griffiemedewerker

Opdracht

Doel van de functie:

Een correct en efficient verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en activiteiten.

Functie-inhoud:

Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:

• Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagendas van raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.
• Is verantwoordelijk voor de besluitenlijsten van de vergadering van het presidium en de raad
• Draagt in logistieke zin zorg voor de officiele afhandeling van de stukken na de raadsvergadering.
• Ondersteunt in het opstellen van raadsvoorstellen en besluiten door de griffie
• Draagt zorg voor de geluidsopnames ten behoeve van de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.
• Draagt zorg voor het redigeren en controleren van vergaderstukken, moties, amendementen
• Draagt zorg voor het proces rondom digitaal vergaderen
• Is verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering
• Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies.
• Verzorgen van de (digitale) post, beheren van de griffiemailbox, bijhouden van dossiers en zorgdragen voor archivering.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) rekenkamer voor facilitaire zaken
• Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen.
• ICT ondersteuning van raad en griffieteam
• PAV-er, bewaakt de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen
• Levert secretariele ondersteuning aan de griffie
• Verzorgen van publicaties van de raad in bijvoorbeeld het huis-aan-huisblad het Kontakt
• Verzorgt de informatievoorziening aan de gemeenteraad:
• Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.
• Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.
• Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen.
• Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.
• Verschaf informatie over producten/diensten van de griffie aan derden.
• Organiseert (mede) en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen
• Beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.
• Beantwoord diverse vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toets en beoordeelt vragen en verzoeken aan de hand van procedures.

Vereisten / knock-outcriteria

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

• Aantoonbare werkervaring bij een griffie in de afgelopen 5 jaar;

• Aantoonbaar werkervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

Gunningscriteria

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een griffie van een gemeente (35 punten);

• Aantoonbare werkervaring met secretariele, administratieve, organisatorische werkzaamheden (25 punten);

• Aantoonbare werkervaring met uitvoerende communicatiewerkzaamheden (20 punten);

• Een aantoonbare afgeronde opleiding griffiemedewerker, aantoonbaar middels een certificaat (20 punten).

Competenties:

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

• Accuraat

• Kwaliteitsgericht

• Inzet op samenwerking.

• Cognitieve flexibiliteit

• Plannen en organiseren

Organisatie onderdeel

De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland op 27 oktober 2025 tussen 16.00 en 20.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 27 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Uitvoeringsvoorwaarde

Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Vijfheerenlanden mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Vijfheerenlanden. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA).

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma Di Wo Do Vr. Werktijden zullen ook in de avond zijn. Invulling van het rooster gaat in overleg.

Overige informatie

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Gemeente Vijfheerenlanden faciliteert geen laptop.