Adviseur III

Vacature: Projectleider, Viering 15 Jaar Gemeente Stichtse Vecht / Open Dag

Functieomschrijving

De projectleider is verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en uitvoeren van de viering van het 15-jarig bestaan van de gemeente Stichtse Vecht. Dit omvat het coördineren van de betrokkenheid van zowel interne als externe belanghebbenden, het beheren van het projectbudget, het coördineren van de communicatie en het organiseren van verschillende activiteiten om het jubileum op een feestelijke manier te markeren. De projectleider leidt drie werkgroepen en zorgt ervoor dat de viering een succes wordt.

Doel van de functie

De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en uitvoering van de viering van het 15-jarig bestaan van de gemeente. De functie richt zich op het integraal managen van meerdere werkgroepen, het bewaken van planning en budget, het afstemmen met interne opdrachtgevers en het aansturen van communicatieactiviteiten, met als doel een goed georganiseerde en representatieve viering.

Werkzaamheden

1. Projectplanning en -organisatie

• Opstellen, bewaken en actualiseren van de integrale projectplanning voor de viering.

• Inrichten, begeleiden en coördineren van drie werkgroepen:

  • Werkgroep Activiteiten Intern

  • Werkgroep Activiteiten Extern

  • Werkgroep Open Dag

• Organiseren en leiden van project- en werkgroepoverleggen; vastleggen van acties, besluiten en voortgang.

2. Coördinatie van activiteiten

• Aansturen van Werkgroep 1 en 2 bij het opzetten en realiseren van interne en externe activiteiten.

• Zorgen dat activiteiten voldoen aan beleidskaders, randvoorwaarden en kwaliteitseisen.

• Toezien op inzet van middelen, vergunningen, veiligheid en logistiek.

3. Organisatie van de Open Dag

• Coördineren van het concept, de voorbereiding en de uitvoering van de gemeentelijke Open Dag.

• Afstemmen met gebouwbeheer, beveiliging, facilitair team en interne afdelingen.

• Zorgdragen voor routing, bezoekerscapaciteit, toegankelijkheid en personele inzet.

4. Afstemming met interne opdrachtgevers

• Periodiek afstemmen met de (bestuurlijke/ambtelijke) opdrachtgever over voortgang, risico’s en beslismomenten.

• Vertalen van bestuurlijke kaders naar projectopdrachten en uitvoeringsrichtlijnen.

• Tijdig escaleren bij knelpunten of afwijkingen in planning of budget.

5. Budgetbeheer

• Opstellen van de projectbegroting en bewaken van de financiële voortgang.

• Zorgdragen voor naleving van gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels.

• Rapporteren over financiële status, risico’s en correctieve maatregelen.

6. Communicatie en stakeholdermanagement

• Uitzetten en coördineren van de communicatie bij het opstellen en uitvoeren van een communicatie- en promotieplan.

• Afstemmen met interne stakeholders, inwoners en externe partners.

Competenties

• Projectmatig werken – Plannen, prioriteren, bewaken van voortgang, methodisch werken.

• Organiseren – Structuur aanbrengen, coördineren van diverse activiteiten en stakeholders.

• Samenwerken – Stimuleren van samenwerking binnen werkgroepen en tussen afdelingen.

• Communiceren – Duidelijk overbrengen van verwachtingen, voortgang en besluiten.

• Omgevingsbewustzijn – Inschatten van bestuurlijke gevoeligheden en publieke belangen.

• Resultaatgerichtheid – Werken naar concrete doelen binnen tijd en budget.

• Flexibiliteit – Omgaan met wijzigingen, onverwachte omstandigheden en piekbelasting.

Functie-eisen

• Hbo-/wo-werk- en denkniveau.

• Aantoonbare ervaring met projecten/evenementen binnen (of voor) een overheidsorganisatie.

• Ervaring met het organiseren van evenementen of publieksactiviteiten is een pré.

• Vaardigheid in budgetbeheer, planningstools en verslaglegging.

• Kennis van gemeentelijke processen en bestuurlijke verhoudingen.