Secretaresse

Type inzet
In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP’er.

Omschrijving van de opdracht
De gemeente Roosendaal is tijdelijk op zoek naar een

Secretaresse 32 uur per week
“Een klantgerichte secretaresse met het vermogen om op het juiste moment onzichtbaar te zijn!”

Jouw tijdelijke baan
Als secretaresse ben je samen met je collega's verantwoordelijk voor het secretariaat van de burgemeester, wethouders en directieleden van de gemeente Roosendaal. Je werkzaamheden bestaand grofweg uit twee taakvelden t.w.

• Het ondersteunen van burgemeester, wethouder of directielid. Je beheert en bewaakt agenda's en bent verantwoordelijk voor het coördineren van inkomende en uitgaande post. Ook plan je vergaderingen en bereidt deze administratief voor wanneer het nodig is. Daarnaast pak je inkomende telefoongesprekken op en handelt deze vakkundig af. Jij zorgt er voor dat de mensen waarvoor je werkt in hun kracht staan en weet perfect in te spelen op wat ze nodig hebben.

• Het ondersteunen van portefeuillehouder overleggen van burgemeester of wethouders. Je draagt zorg voor de ondersteuning van het wekelijkse portefeuillehoudersoverleg van de bestuurder. Tijdens dit overleg bespreekt de bestuurder onderwerpen uit zijn / haar portefeuille met de vakambtenaren. Jij ondersteunt bij het opstellen van de agenda voor dit overleg en bereidt het overleg voor. Tijdens het overleg zelf maak jij de notulen. Tot slot bewaak je de afspraken die in het overleg zijn gemaakt.

Vanzelfsprekend zorg je er samen met je collega’s voor dat de achtervang continue geregeld is op alle taakvelden.

Jouw kracht
Je bent een taakvolwassen secretaresse. Klant- en servicegericht werken is je tweede natuur. Daarbij wacht je niet af totdat de vraag gesteld wordt, maar ben je de vraag vaak al voor. Ook al ken je de inhoud niet altijd, je doorziet processen en procedures supersnel. Je werkt zeer nauwkeurig in het vastleggen van gegevens. Je werkt graag samen met anderen en anderen werken graag samen met jou. Je bent flexibel en bereid om collega’s te vervangen wanneer dit nodig is. Jou maken ze niet gek, want je bent een kei in het stellen van prioriteiten en het plannen van je werk. Problemen zie je als een uitdaging en je houdt ervan om deze op te lossen. Het digitale werken kent voor jou weinig geheimen, want je kunt met verschillende systemen en officeprogramma’s probleemloos uit de voeten. Je hebt een echte hands-on mentaliteit. Communicatief ben je sterk, notuleren vind je leuk en anderen zeggen dat je er goed in bent. Je bent in staat om integer met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Je beschikt over een afgeronde Mbo-opleiding, bijvoorbeeld een secretariële opleiding. Wanneer je al ervaring hebt als bestuurs- of directiesecretaresse in een politiek georiënteerde organisatie, gaat dat je zeker helpen in deze functie