Bestuurssecretaresse

Opdrachtomschrijving

De afgelopen tien jaar bleek keer op keer dat het bestuurssecretariaat bij een gemeente een pittige werkplek kan zijn. Collega's vielen uit of bleken onvoldoende in staat om de taken en verantwoordelijkheden naar wens op te pakken. Het komende half jaar komt er, door de gemeenteraadsverkiezingen en de verwachte wisseling van wethouders, weer extra veel op ons bestuurssecretariaat af. Daar is praktische ondersteuning in nodig en daar ligt ook de focus van deze opdracht. We zoeken echter wel iemand die naast de dagelijkse ondersteuning ook een extra opdracht kan uitvoeren, namelijk om boven het secretariaat te gaan hangen, een analyse te doen op de huidige inrichting en te adviseren over wat het bestuurssecretariaat in de toekomst nodig heeft.

Doelstellingen

Met als doel om een fijne werkplek te bieden aan onze medewerkers en voor een stabiele ondersteuning van ons college te zorgen.

Werkzaamheden/Verantwoordelijkheden

De dagelijkse werkzaamheden bestaan o.a. uit het ondersteunen bij:

• Coördineren en uitvoering geven aan het proces voor het toekennen van koninklijke onderscheidingen, erepredicaten en gemeentelijke onderscheidingen, inclusief locatiebeheer en logistiek.
• Verzorgen van de administratieve afhandeling van het toekenningsproces, waaronder dossierbeheer, rapportage en naleving van protocollen.
• Beheren en prioriteren van inkomende mails voor bestuursleden, waarbij urgente correspondentie wordt geïdentificeerd en tijdig wordt doorgegeven.
• Het voorbereiden van conceptreacties op veelvoorkomende vragen of verzoeken en het afhandelen van eenvoudige verzoeken namens de bestuursleden.
• Organiseren en coördineren van officiële bezoeken waaronder ontvangsten en recepties voor het onderhouden van bestuurlijke netwerken en politieke contacten op lokaal, regionaal en nationaal niveau.
• Bewaken en verbeteren van de administratieve organisatie binnen het secretariaat.
• Verzorgen van relatiegeschenken.
• Gastheerschap.
• Agendabeheer van het bestuur; bewaken van de voortgang van de planning.
• Voorbereiden en faciliteren van vergaderingen.

• Inzicht in de structuur van en kennis over de werking de gemeentelijke organisatie, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.
• Kennis van het lokale netwerk van samenwerkingspartners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.

De afgelopen tien jaar bleek keer op keer dat het bestuurssecretariaat bij een gemeente een pittige werkplek kan zijn. Collega's vielen uit of bleken onvoldoende in staat om de taken en verantwoordelijkheden naar wens op te pakken.