Projectleider en procesbegeleider inrichting Youforce

Opdracht

Voor de herinrichting van Youforce zoeken wij een projectleider en een procesbegeleider. Binnen Nieuwegein wordt al gewerkt met Youforce. De huidige inrichting bevat veel maatwerkprocessen en niet alle standaardmogelijkheden van het pakket worden benut. We willen toe naar een optimaal gebruik van digitale workflows, waarbij we de best practice en standaardinrichting als uitgangspunt nemen. In dit project wordt daarvoor de basis gelegd. Daarbij willen we gebruikmaken van de scrum-methodiek, waarbij we in werkgroepen per proces tijdens fysieke bijeenkomsten aan de slag gaan. Dit zal op de maandagen plaatsvinden. Ook zal er een basis gelegd worden zodat onze medewerkers de verdere continue doorontwikkeling grotendeels zelf kunnen oppakken.

Resultaten

Ons doel is om per 1 januari 2028 deze basis te hebben gelegd.

Werkzaamheden Projectleider

We zoeken een expert die dit project begeleidt. Je pakt onder meer de volgende taken op: Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financien, ICT); Opstellen van een plan van aan aanpak; Afstemmen plan van aanpak met de leverancier; Monitoren van de (voortgang van de) uitwerking en implementatie van de processen, testen en opleiden van gebruikers; Begeleiden van ingebruikname van de nieuwe processen, en nazorg. Zorgen dat de medewerkers van Nieuwegein goed worden meegenomen in het project, en zich kunnen ontwikkelen in het procesmatig denken Je bent op de maandagen fysiek aanwezig in het gemeentehuis van Nieuwegein In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coordineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.

Werkzaamheden Procesbegeleider

We zoeken een procesbegeleider die de werkgroepen begeleidt. Tijdens de werkgroepen, die op de maandagen plaatsvinden, zal volgens de scrum-methodiek de procesverbetering uitgewerkt worden. Jouw rol is om te ondersteunen in de voorbereiding, door samen met een medewerker van Nieuwegein de huidige processen in beeld te brengen, en de bijeenkomsten te begeleiden. Ook zorg je voor de coordinatie van acties die voortkomen uit de bijeenkomsten. Je zult hiervoor op de maandagen op het gemeentehuis van Nieuwegein aanwezig zijn. Ook zal je, afhankelijk van de behoefte, betrokken zijn bij het realiseren van acties die uit de bijeenkomsten voortvloeien. Het is belangrijk dat je de kennis die je hebt deelt met de eigen medewerkers van Nieuwegein. Ook ben je betrokken bij de instructies voor de overige medewerkers van de gemeente wanneer zij op de nieuwe manier gaan werken.

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficient openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad. Als team Personeel & Organisatie willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare personeels- en salarisadministratie, processen die medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie optimaal digitaal ondersteunen, actuele rapportages. Wij willen onze HR-applicatie Youforce zo herinrichten dat de applicatie ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.

Procedure

Wij verwachten gecombineerde inschrijvingen van zowel een projectleider als een procesbegeleider. Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 sets van 2 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven: Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider en procesbegeleider; De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider en procesbegeleider; Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten; De wijze waarin is voorzien in vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen
De opdrachtgever beoordeelt de CVs op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie tien (10) CVs die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door de opdrachtgever. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

In overleg.

Planning

De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 16 oktober tussen 9.00 uur en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 14 oktober 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M. Indien u beschikt over een G-rekening, zal 25% op deze rekening worden gestort. Indien u geen SNA certificaat kunt overleggen zal er 55% op de G-rekening worden gestort. Indien u niet beschikt over een G-rekening, moet er per kwartaal een verklaring van betalingsgedrag van de Belastingdienst worden overlegd.

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 8 oktober , 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 9 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij een externe administratieve broker, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Een externe administratieve broker is bereikbaar. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 13 oktober, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.