Programmamanager Middenzaal/Theater aan het Vrijthof

Omschrijving van de opdracht
De opdracht betreft de realisatie van de Middenzaal voor het Theater aan het Vrijthof te Maastricht. De huidige stand van zaken is dat het pand aan de Statenstraat 9 en 11 door de gemeente is aangekocht en de architect, constructeur en diverse specifieke adviseurs zijn aanbesteed en grotendeels gegund. Hiermee is het ontwerpteam compleet. We bevinden ons thans in de afsluiting van het Schetsontwerp en gaan de fase in van het Voorlopig Ontwerp.

De Programmamanager Middenzaal/Theater aan het Vrijthof heeft de volgende taken:

• Functioneel leidinggeven aan een multidisciplinair team, dat bestaat uit een vertegenwoordiging van het Theater, Bouwkundig Projectleider, Beleidsmedewerker Cultuur, vertegenwoordiging van Afdeling Vastgoed en projectondersteuning; - Adviseert gebruikers over mogelijkheden, te allen tijde passend binnen de scope van het project;

• Legt hiertoe verantwoording af aan de nog in te richten stuurgroep;

• Actualiseren van de Projectopdracht Nieuwbouw Middenzaal Theater aan het Vrijthof en opstellen van (deel) projectopdrachten;

• Opstellen van een projectplan, inclusief tijdplanning, begroting en organisatie. Uit het projectplan blijkt tevens de integraliteit met alle betrokken vakdisciplines als ook externe partijen als aannemer, adviseur(s), leverancier(s) en installateur(s);

• De Programmamanager Middenzaal/Theater aan het Vrijthof heeft te allen tijde (financieel) overzicht en is verantwoordelijk voor rapportages aan opdrachtgevers en bestuur over voortgang, waaronder tijdplanning en begroting, inclusief het opstellen van collegememo’s en –voorstellen en raadsvoorstellen;

• Bewaking van de beschikbare budgetten, ondersteund door de financieel adviseur/planeconoom;

• Deelname aan de gemeentelijke Planning & Control-cyclus en het hiertoe opstellen van risicoanalyses, inclusief de MPGV-cyclus ten behoeve van het onderdeel majeure projecten;

• Zorgdragen voor afstemming met en bewaking van de diverse belangen van gebruikers, opdrachtgever, overige stakeholders en andere betrokken disciplines;

• Afstemmen en organiseren van de (werkgroep) communicatie en begeleiden van het participatietraject;

• In kaart brengen van de omgeving in verband met de overlast voor de bedrijven in de omgeving en hier afspraken mee maken;

• Communiceren met de wethouder (minimaal eens per kwartaal) en de Raad middels Raadsinformatiebrieven (in cruciale fases);

• Verantwoordelijk voor het uitzetten van de inkoop en aanbestedingstrajecten. Daarbij benadert hij/zij proactief gemeentelijke collega’s die een rol spelen bij bijvoorbeeld de aanbesteding van de uitvraag voor een bouwaannemer;

• Mogelijk uitzetten van trajecten van College- en Raadsbesluiten mits dat nodig is voor het proces.

Er wordt uitgegaan van een inzet van 24 uur per week op werkdagen van maandag t/m vrijdag (nader af te stemmen met opdrachtgevers). Het betreft 20 uur inzet per week als Programmamanager en 4 uur inzet per week met betrekking tot advisering gebruikers Theater. De inzet van 24 uur per week is een indicatie (gemiddelde) die naargelang de behoefte per week kan fluctueren. Facturatie zal geschieden op basis van nacalculatie, van de daadwerkelijk gemaakte uren eenmaal per maand (urenstaten overleggen ter akkoord aan de gemeente Maastricht en aan het Theater alvorens te facturen). De uren dienen bijgehouden te worden in het urenregistratiesysteem “IPM” van de gemeente. Per week dient een PDF gemaakt te worden vanuit IPM die ter goedkeuring voorgelegd dient te worden aan de Teammanager Stedelijke Ontwikkeling. De geparafeerde weekstaten uit IPM dienen vervolgens als bijlage toegevoegd te worden aan de maandelijkse factuur. Facturering dient voorts gesplitst plaats te vinden: het Programmamanagement komt ten laste van de gemeente en de advisering t.b.v. de gebruikers komt ten laste van het Theater aan het Vrijthof. Het is niet toegestaan om, zonder voorafgaand akkoord vanuit opdrachtgevers, meer uren per week te declareren dan 20 resp. 4 uur. Overuren worden niet vergoed en maken deel uit van het geoffreerde tarief.

Van de kandidaat wordt een frequente fysieke aanwezigheid op kantoor van de gemeente Maastricht verwacht. Overleggen vinden veelal fysiek plaats op het gemeentekantoor van de gemeente Maastricht. Ook dient de kandidaat rekening te houden met mogelijke locatiewisselingen tussen Mosae Forum (Mosae Forum 10 te Maastricht) en het Theater aan het Vrijthof (Vrijthof 47 te Maastricht). Kilometer- en parkeerkosten ten aanzien van locatiewisselingen dienen verdisconteerd te zijn in de inschrijfprijs en worden niet separaat vergoed. Er kan, indien beschikbaar, gebruik worden gemaakt van leenfietsen.

Functieprofiel kandidaat
Er mag één kandidaat worden aangeboden en er mogen ook meerdere kandidaten worden aangeboden. Iedere kandidaat wordt apart beoordeeld op de knock-out en gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan één kandidaat. Het is niet mogelijk deze opdracht met meerdere kandidaten in te vullen.

Functieprofiel Programmamanager Middenzaal/Theater aan het Vrijthof

• Opleiding: De kandidaat heeft minimaal een opleiding afgerond op hbo-niveau (bijvoorbeeld htsbouwkunde) of vergelijkbaar middels het behalen van een diploma.

• Kennis: De kandidaat heeft aantoonbare kennis van nieuwbouw- en/of verbouwtrajecten van theaters, bij voorkeur in akoestiek en toneeltechniek, artiesten- en publieksvoorzieningen (inclusief theaterlogistiek) maar ook in omgevingsmanagement vanuit zijn ervaring als overall- programmamanager. Tevens heeft de kandidaat kennis van gemeentelijke besluitvormingsprocessen.

• Ervaring:

  • De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met nieuwbouw en/of verbouw van theaters, bij voorkeur in akoestiek en toneeltechniek, artiesten- en publieksvoorzieningen (inclusief theaterlogistiek) maar ook in omgevingsmanagement vanuit zijn ervaring als overall- programmamanager;

  • Gelet op het belang van de opdracht is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren.

  • Tevens heeft de kandidaat ervaring met het doorlopen van gemeentelijke besluitvorming en ervaring met het opstellen van de benodigde documenten diengaande (bijvoorbeeld college- c.q. raadsvoorstellen).

  • Ervaring met het opzetten van processen omtrent de omgevingsvergunning en participatietrajecten.

• Competenties: De kandidaat is zelfstandig, (politiek-bestuurlijk) sensitief, omgevingsbewust, communicatief vaardig zowel verbaal als schriftelijk, gedisciplineerd waar het moet en pragmatisch waar het kan, initiatiefrijk, proactief en bevat een goed ontwikkeld gevoel voor integriteit en morele oordeelsvorming.

Bovenstaande wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 5 in knock-out criteria en gunningcriteria De gemeente is van mening dat de gestelde eisen zowel proportioneel zijn naar aard als naar omvang van de opdracht, dit overeenkomstig de Gids Proportionaliteit

Duur van de overeenkomst
De overeenkomst vanuit deze uitvraag zal worden aangegaan met één (1) opdrachtnemer. De beoogde ingangsdatum is gesteld op 1 november 2024 of zo spoedig mogelijk (in nadere afstemming met opdrachtgever). De overeenkomst heeft een initiële contractperiode tot de daadwerkelijke datum van oplevering van de Middenzaal en kan vanaf de datum van oplevering nog twee keer optioneel verlengd worden met een periode van zes (6) maanden. Vooralsnog wordt de opleverdatum voorzien voor eind 2027. In onderhavige uitvraag wordt dan ook uitgegaan van een initiële contractperiode tot 31 december 2027. Indien de opleverdatum door onvoorziene omstandigheden wordt uitgesteld, zal de initiële contractperiode hierop aangepast worden.

Opdrachtgever behoudt zicht het recht voor om de overeenkomst tussentijds te beëindigen met een eenzijdige opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen. Ook behoudt opdrachtgever zich het recht voor het aantal uren per week te verminderen. Vermindering van het aantal uren per week zal ingaan na dertig (30) kalenderdagen nadat opdrachtgever de opdrachtnemer hiervan schriftelijk in kennis heeft gesteld. De termijn van dertig (30) kalenderdagen vangt aan op de eerste dag na de datum van schriftelijke opzegging c.q. berichtgeving over vermindering van het aantal uren. Het eventueel vermeerderen van uren per week zal in onderling overleg plaatsvinden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Indien opdrachtgever géén gebruik wenst te maken van de verlengingsoptie laat zij dit uiterlijk dertig (30) kalenderdagen vóór het einde van de actuele looptijd aan de opdrachtnemer weten. Na afloop van de laatste verlengingsoptie eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat opzegging is vereist.

Knock-out criteria

• Maximaal uurtarief: Het maximum uurtarief is € 145,- per uur exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Wanneer wordt ingeschreven met een uurtarief hoger dan € 145,- dan zal de inschrijving ter zijde worden gelegd en zal er geen verdere beoordeling plaatsvinden.

• Verklaring Omtrent Gedrag: De opdrachtnemer moet een geldige verklaring omtrent gedrag van de kandidaat kunnen aantonen. De opdrachtnemer dient bij aanvang van de werkzaamheden of indien dit redelijkheid niet mogelijk is, binnen uiterlijk vier (4) weken na aanvang van de bij de opdrachtgever te verrichten werkzaamheden, een toepasselijke verklaring omtrent gedrag van de kandidaat aan te tonen.

• Afgeronde opleiding: De kandidaat die wordt voorgesteld en ook daadwerkelijk de opdracht zal uitvoeren dient minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijvoorbeeld hts-bouwkunde) of vergelijkbaar niveau te hebben afgerond en met succes zijn of haar diploma te hebben behaald. Het Cv van uw kandidaat dient bijgevoegd te zijn bij uw inschrijving waaruit blijkt dat de kandidaat minimaal dit opleidingsniveau heeft afgerond. Indien uw inschrijving niet is voorzien van het Cv van uw kandidaat en/of dat hieruit niet blijkt dat kandidaat over het vereiste opleidingsniveau beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de aanbestedende dienst vrij om nadere bewijsmiddelen te vragen zoals het daadwerkelijk overleggen van de diploma’s.

• Ervaring I: De kandidaat moet in de afgelopen tien (10) jaar minimaal één (1) ervaringsproject kunnen aantonen voor één of meerdere gemeentelijke organisatie(s) als programmamanager of projectmanager, waarbij tevens het omgevingsmanagement (gebruikers en omwonenden en andere belanghebbenden) tot zijn taak behoorde en waarbij kandidaat ervaring heeft opgedaan met bestuurlijke verantwoording en voorbereiding van bestuurlijke besluitvorming, zoals het opstellen van college- en raadsvoorstellen, collegememo’s en raadsinformatiebrieven. Uitgaande van de terugkijkperiode van tien (10) jaar dient de ervaring te zijn opgedaan ná 11 oktober 2014.

• Ervaring II: De kandidaat moet in de afgelopen tien (10) jaar minimaal één (1) ervaringsproject kunnen aantonen met de nieuwbouw en/of verbouwing van een theater als programmamanager of projectmanager gedurende de voorbereidingsfase en de realisatiefase tot en met goedgekeurde oplevering. Hierbij zijn minimaal de volgende aspecten onderdeel van de scope geweest: akoestiek, toneeltechniek, artiesten- en publieksvoorzieningen, advieswerkzaamheden ten behoeve van de opdrachtgever (theaterdirectie). Uitgaande van de terugkijkperiode van tien (10) jaar dient de ervaring te zijn opgedaan ná 11 oktober 2014.

• Let op: De geëiste ervaring mag niet aangetoond worden door de ervaring van meer dan één kandidaat. Bewijsmiddelen voor de bovenstaande ervaring: Voor het aantonen van Ervaring I en Ervaring II dient (per kandidaat) bijlage 2 ingevuld ingediend te worden bij uw inschrijving. Indien uw inschrijving niet is voorzien van de bijlage of uit de ingevulde bijlage blijkt niet of onvoldoende dat de kandidaat over de vereiste ervaring beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de opdrachtgever vrij om een nadere verificatie uit te vragen. Hiertoe is opdrachtgever echter niet verplicht.

Gunningscriteria

• Subgunningscriteria P1: Uurtarief maximaal 40 punten: Op bijlage 1 ‘Prijzenblad’ dient u het uurtarief exclusief btw aan te geven. Eventuele overige kosten (reis-, verblijfen administratieve kosten, administratiekosten, brandstoftoeslag, bureaukosten, studiemateriaal overheadkosten (o.a. huisvesting en salariskosten van niet declarabel personeel), kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur (o.a.: pc’s, faxen, (mobiele) telefoons etc.), parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst, en alle andere mogelijke bijkomende kosten) dienen geheel en volledig te zijn inbegrepen (verdisconteerd) in de op te geven prijs. Let hierbij op de gestelde knock-out van maximaal € 145,- per uur!

• Ervaring K1.1: Minimaal één ervaringstraject met het voorbereiden en begeleiden van aanbestedingen ten aanzien van technische adviseurs, bouwbedrijven in de voorbereidings- ontwerp-, en uitvoeringsfasen. De maximale terugkijkperiode is tien (10) jaar. Het ervaringstraject moet zijn opgestart na 11 oktober 2014. Wanneer de kandidaat hieraan voldoet worden 10 punten toegekend.

• Ervaring K 1.2: Minimaal één ervaringstraject waarbij kandidaat ervaring heeft opgedaan met het afstemmen, organiseren en begeleiden van een participatietraject/omgevingsmanagement waarbij de realisatie minimaal een waarde heeft gehad van vijf miljoen euro. De maximale terugkijkperiode is tien (10) jaar. Het ervaringstraject moet zijn opgestart na 11 oktober 2014. Wanneer de kandidaat hieraan voldoet worden 10 punten toegekend.

• Sub gunningcriterium K2: Interview 40 punten: Er worden maximaal twee (2) kandidaten voor een interview uitgenodigd. De selectie van deze twee (2) kandidaten komt als volgt tot stand: de scores van P1 en K1 worden bij elkaar opgeteld. De twee (2) kandidaten met de hoogste scores worden uitgenodigd voor het interview. De voorgestelde kandidaten die daadwerkelijk de werkzaamheden bij gemeente Maastricht mogelijk gaan uitvoeren zullen gedurende het interview getoetst worden op ervaring, kennis, competenties en de aangeleverde stukken. Bij gelijke scores worden alle partijen met de gelijke scores uitgenodigd voor het interview.

  De interviews zullen op locatie ten kantore van de gemeente Maastricht plaatsvinden1 op de datum zoals opgenomen in de planning (hoofdstuk 9). Partijen worden uitdrukkelijk verzocht rekening te houden met deze planning. De interviewcriteria zijn als volgt:

  • Toetsing van de kennis van de kandidaat zoals opgenomen onder hoofdstuk 3;

  • Toetsing van de gevraagde competenties zoals opgenomen onder hoofdstuk 3;

  • Toetsing van de ervaring van de kandidaat zoals opgenomen onder hoofdstuk 5.