Begeleiding en uitvoering van aanbestedingstrajecten op het gebied van bouw

Beschrijving opdracht

De gemeente Maastricht is voornemens om in 2026 meerdere aanbestedingstrajecten op het gebied van bouw op te starten. De gemeente is op zoek naar een partij die de volledige begeleiding en uitvoering van vijf (5) Nationaal of Europese aanbestedingen op zich kan nemen. Het betreft in dezen géén inhuur van tijdelijke arbeidskracht(en), maar een opdracht aan een partij die de aanbestedingen zelfstandig zal uitvoeren.

2.1. Omvang van de opdracht

De opdracht omvat de begeleiding van vijf (5) nationale of Europese aanbestedingsprocedures op het gebied van bouw. De exacte startdata van de trajecten is nog niet bekend, maar de verwachting is dat deze in 2026 zullen aanvangen.

2.2. Gevraagde dienstverlening

De gemeente verstaat onder begeleiding van een aanbestedingstraject de uitvoering van minimaal de volgende werkzaamheden:

• a) Het organiseren van een kick-off overleg en vervolg overleggen met de projectgroep;
• b) Het opstellen van een inkoopstrategie in samenwerking met de projectgroep, welke ter akkoord dient te worden getekend door de opdrachtgever van de betreffende aanbesteding;
• c) Adviseren over de meest passende aanbestedingsprocedure en contractvorm;
• d) Opstellen van de aanbestedingsdocumenten in samenwerking met de projectgroep (o.a. leidraad, overeenkomst, etc.);
• e) Documenten worden vóór publicatie/verzending beoordeeld en goedgekeurd door de interne projectleider/opdrachtgever/budgethouder vanuit de gemeente;
• f) Publicatie van de aanbesteding op TenderNed;
• g) (Mede) beantwoorden van de nota('s) van inlichtingen;
• h) Opstellen proces-verbaal van opening;
• i) Ontvangen aanmeldingen/inschrijvingen controleren of deze voldoen aan de gestelde vereisten;
• j) Begeleiden van de beoordeling van aanmeldingen/ inschrijvingen en het voorzitten van de consensus overleggen;
• k) Opstellen van het gunningsadvies en de resultaatbrieven, ter goedkeuring voorleggen aan het beoordelingsteam, ter akkoord laten tekenen door de opdrachtgever en verzenden naar inschrijvers;
• l) Begeleiden eventuele bezwaren tijdens bezwaarperiode;
• m) Opstellen van de gunningsbrieven en overeenkomst(en), ter akkoord laten tekenen door de opdrachtgever en verzenden naar de gegunde partij(en);
• n) Verzorgen van de gunningspublicatie op TenderNed;
• o) Overdracht van het volledige aanbestedingsdossier aan de categoriemanager, conform de eisen zoals opgenomen in bijlage 1.

Eisen aan de opdrachtnemer

• De opdrachtnemer is een bedrijf met aantoonbare ervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingen;
• De opdrachtnemer werkt zelfstandig, de opdracht kan uitgevoerd worden door verschillende medewerkers van opdrachtnemer. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een correcte borging van kwaliteit;

Knock-out criteria

• Ervaring I: Inschrijver dient aan te tonen dat hij in de afgelopen drie (3) jaar voorafgaand aan de uiterste datum van inschrijving aantoonbare ervaring heeft opgedaan met het volledig begeleiden van minimaal vijf (5) Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedures op het gebied van Werken* en sprake is geweest van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitsverhouding. Onder 'volledig begeleiden' wordt verstaan: het opstellen en publiceren van aanbestedingsdocumenten, het beantwoorden van nota van inlichtingen, het begeleiden van de beoordeling en consensusoverleggen, het opstellen van resultaat- en gunningsbrieven, het opstellen van overeenkomsten en het verzorgen van de gunningspublicatie op TenderNed.

Wensen

Indien inschrijver kan aantonen ervaring te hebben met het volledig begeleiden van Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedures op het gebied van bouw, zijnde werkzaamheden die betrekking hebben op nieuwbouw, verbouw of renovatie van bouwwerken worden hier punten aan toegekend waarbij maximaal 20 punten zijn te behalen. Hierbij geldt dat de trajecten zijn uitgevoerd in de afgelopen drie (3) jaar (te rekenen vanaf de sluitingstermijn voor inschrijven op onderhavige uitvraag) en dat sprake moet zijn van het gunningscriterium beste-prijs kwaliteitsverhouding.

Deze 20 punten zijn als volgt te behalen:

• Bij één (1) Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedure worden 5 punten toegekend;
• Bij twee (2) Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedures worden 10 punten toegekend;
• Bij drie (3) Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedures worden 15 punten toegekend;
• Bij vier (4) of meer Europese en/of Nationale aanbestedingsprocedures worden 20 punten toegekend;

Competenties

De interviewcriteria zijn als volgt:

• Toetsing of inschrijver de opdracht kan uitvoeren conform de voorwaarden zoals opgesteld in onderhavige uitvraag;
• Toetsing hoe inschrijver beschikbaarheid in capaciteit borgt;
• Toetsing hoe inschrijver kwaliteit borgt.

1. Algemeen

Voor u ligt de uitvraag vanuit het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) van de gemeente Maastricht met betrekking tot inkoopadviesdiensten met aanbestedingsnummer TI-2023-0161. De Toelatingsleidraad DAS Inkoop & Contractmanagement incl. bijlagen 1 t/m 8 maken onlosmakelijk deel uit van onderhavige uitvraag.

7. Inkoopteam

Voor deze uitvraag is een inkoopteam en beoordelingsteam geformeerd welke bestaan uit een vertegenwoordiging van materiedeskundigen.

8. Planning

De vet weergegeven data zijn definitief en derhalve fatale data behoudens een andersluidend schriftelijk bericht van de gemeente Maastricht. De andere data zijn indicatief en niet bindend.

Indien u 4 december 2025 geen uitnodiging heeft gehad voor het interview, kunt u ervan uitgaan dat u niet tot de eindselectie bent toegelaten. Uiteraard ontvangen ook de inschrijvers die niet zijn toegelaten tot de interviewfase na de interviewronde nog een terugkoppeling.

2.4. Randvoorwaarden

• De opdracht betreft géén inhuur van personeel;
• De opdrachtnemer dient te werken volgens de geldende wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Gids Proportionaliteit, ARW, etc.) en conform het inkoopbeleid van de gemeente Maastricht;
• Op alle opdrachten worden de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Maastricht van toepassing verklaard, deze algemene inkoopvoorwaarden zijn conform de voorwaarden van de VNG, met uitzondering van Werken waar de UAV 2012 van kracht zijn;
• Daar waar van toepassing wordt gebruik gemaakt van standaarden vanuit de gemeente, denk hierbij onder andere aan: standaardverwerkersovereenkomst, procedure klachtenafhandeling en ICT-security eisen;
• De opdrachtnemer dient vertrouwelijk om te gaan met alle informatie en documenten die in het kader van de opdracht worden verstrekt;
• De gemeente kan vooraf een indicatie van mogelijke trajecten afgeven, aan deze indicatie kunnen echter geen rechten ontleend worden. Het kan zijn dat trajecten komen te vervallen, worden verplaatst of nieuwe trajecten worden aangemeld. De opdracht omhelst het begeleiden van vijf (5) Nationale/Europese aanbestedingsprocedures. Daar waar een aanbesteding zoals vermeld in tabel 1 wordt uitgesteld of komt te vervallen kan Opdrachtgever de aanbesteding vervangen voor een andere Nationale/Europese aanbestedingsprocedure.
• Na aanmelding door de gemeente Maastricht bij opdrachtnemer dient de betreffende aanbesteding binnen maximaal één (1) week te worden opgestart (middels een kick-off) door opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient zich te conformeren aan de planning van de interne klant;
• De aanbestedingen zoals opgenomen in tabel 1 kennen verschillende interne projectleiders, wel is er samenhang tussen de verschillende aanbestedingen. Opdrachtnemer zal samen met de interne projectleiders deze samenhang moeten borgen;
• De in deze uitvraag beschreven werkzaamheden geven een indicatie van de aard en omvang van de opdracht. Deze opsomming is nadrukkelijk niet limitatief. Afhankelijk van de aard en complexiteit van de afzonderlijke aanbestedingstrajecten en/of beleidsontwikkelingen binnen de gemeente Maastricht, kunnen aanvullende werkzaamheden worden gevraagd die vooraf niet volledig te specificeren zijn. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij/zij zich hierin flexibel en proactief meebeweegt, binnen redelijke grenzen in overleg met de Teammanager van team inkoop;
• Indien zich een juridische procedure voordoet in het kader van een aanbestedingsprocedure, en deze procedure aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare fout, nalatigheid of onzorgvuldigheid van de opdrachtnemer, behoudt opdrachtgever zich het recht voor om alle hieruit voortvloeiende juridische kosten, waaronder maar niet beperkt tot advocaatkosten, proceskosten en eventuele boetes of schadevergoedingen op opdrachtnemer te verhalen. Bij een juridische procedure zal de stadsadvocaat van de gemeente Maastricht ingeschakeld worden. Opdrachtnemer dient voorafgaand en tijdens de procedure beschikbaar te zijn inzake de dossierkennis en het beantwoorden van vragen/nadere toelichting en zal zich hiervoor schikken naar de planning van opdrachtgever;
• Het leveren van input voor en/of op eventuele interne en/of externe memo's in het kader van de in opdracht gegeven aanbestedingen maakt onderdeel uit van de scope van de werkzaamheden en kan niet worden gezien als meerwerk;
• De lijst met aanbestedingen conform tabel 1 is door de gemeente Maastricht zorgvuldig samengesteld. Desondanks behoudt de gemeente zich het recht voor één of meerdere aanbestedingstrajecten alsnog zelf uit te voeren.